Zahlungsstatus „Unbekannt"

Wenn eine Kartenzahlung am Terminal abgerechnet wird, erwartet die Kassa eine Rückmeldung des Zahlungsdienstleisters, ob die Zahlung erfolgreich war. Bleibt diese Bestätigung aus, erhält die Zahlung den Status „Unbekannt". In diesem Fall ist nicht gesichert, ob der Betrag tatsächlich vom Kunden eingezogen wurde. Diese Seite erklärt, woran Sie eine „Unbekannt"-Zahlung erkennen und wie Sie sie beim Anbieter prüfen und gegebenenfalls stornieren.

Was „Unbekannt" bedeutet

Der Zahlungsstatus „Unbekannt" ist weder Akzeptiert noch Abgelehnt. Er entsteht, wenn die Kassa nach der Abrechnung am Terminal keine eindeutige Antwort des Zahlungsdienstleisters erhält – zum Beispiel bei einer unterbrochenen Verbindung, einem Abbruch während der Verarbeitung oder einem Zeitüberschreitungsfehler. Die Karte des Kunden kann belastet worden sein, muss es aber nicht. Genau deshalb ist eine manuelle Prüfung beim Anbieter notwendig.

So erkennen Sie es

Eine „Unbekannt"-Zahlung macht sich an mehreren Stellen bemerkbar.

Kein Beleg und kein Dialog

Wird nach der Abrechnung am Terminal weder ein Beleg gedruckt noch der Dialog für den digitalen Bon angeboten, ist dies ein deutlicher Hinweis auf einen „Unbekannt"-Status.

Beleg-Fußzeile

Sofern ein Beleg gedruckt wird, weist die Fußzeile den Zustand der Zahlung aus:

Beleg-Fußzeile	Zahlungsstatus
Betrag dankend erhalten!	Akzeptiert – Zahlung bestätigt
Warte auf Zahlungsbestätigung!	Unbekannt – noch keine Bestätigung
Die Zahlung wurde abgelehnt!	Abgelehnt – Zahlung nicht erfolgt

Berichte und Tagesabschluss

In der Rechnungsübersicht erscheint die Zahlung mit dem Status „Unbekannt". Zusätzlich werden „Unbekannt"-Zahlungen explizit am Tagesabschluss (Kassenabschluss) und in allen Berichten ausgewiesen – als eigene Zeile mit dem Namen der Zahlart und dem Postfix „(Unbekannt)", zum Beispiel Karte (Unbekannt). So bleiben offene Fälle bei der Abrechnung sichtbar und werden nicht übersehen.

Was Sie tun sollten

Kassieren Sie eine „Unbekannt"-Zahlung nicht ungeprüft erneut. Wurde die Karte bereits belastet, führt ein zweiter Versuch zu einer Doppelbelastung des Kunden.

Gehen Sie bei einer „Unbekannt"-Zahlung wie folgt vor:

Beim Anbieter prüfen. Öffnen Sie das Händlerportal bzw. die App Ihres Zahlungsdienstleisters und prüfen Sie, ob die Transaktion dort als durchgeführt verbucht ist.
Nicht belastet. Wurde keine Belastung vorgenommen, kassieren Sie den Betrag erneut über die Kassa.
Belastet, aber ohne Beleg. Wurde der Betrag belastet, ist in der Kassa aber kein gültiger Beleg entstanden, stornieren Sie die Transaktion beim Anbieter und kassieren anschließend sauber neu, damit Beleg und Zahlung übereinstimmen.
Unklar. Lässt sich der Zustand nicht eindeutig klären, kontaktieren Sie den Support Ihres Zahlungsdienstleisters, bevor Sie erneut kassieren.

Sobald Sie das Ergebnis kennen, beheben Sie den „Unbekannt"-Status der bereits erfassten Rechnung manuell – siehe nächster Abschnitt.

Den „Unbekannt"-Status beheben

Eine „Unbekannt"-Zahlung bleibt zunächst als offener Fall in den Berichten sichtbar. Sobald Sie beim Anbieter geklärt haben, ob der Betrag tatsächlich eingezogen wurde, lösen Sie den Status manuell auf. Welcher Weg richtig ist, hängt vom Ergebnis der Prüfung ab.

Zahlung wurde akzeptiert

Wurde der Betrag tatsächlich eingezogen, markieren Sie die Rechnung im bessa Manager als bezahlt:

Öffnen Sie Auswertungen > Rechnungen und suchen Sie die betroffene Rechnung.
Klicken Sie in der Spalte Bezahlt auf das Häkchen (✓) und bestätigen Sie das Zahlungsdatum.

Die Zahlung gilt damit als abgeschlossen. Siehe Rechnungen.

Zahlung wurde nicht akzeptiert

Wurde der Betrag nicht eingezogen, stornieren Sie die Rechnung. Der Storno muss zwingend an der Kassa erfolgen – nicht im Manager: Er erzeugt einen eigenen, fiskalisch signierten Storno-Beleg und bleibt so Teil der lückenlosen Belegkette.

Öffnen Sie an der Kassa Menü → Rechnungen.
Tippen Sie die betroffene Rechnung an und stornieren Sie sie.

Siehe Rechnung stornieren.

Sobald die Zahlung als bezahlt markiert oder storniert wurde, wird sie in den Berichten nicht mehr als „Unbekannt" ausgewiesen. Sichtbar bleibt der Vorgang dann nur noch am Einzelbeleg in der Rechnungsübersicht sowie an einem bereits erstellten, nicht mehr veränderbaren Kassenabschluss.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wird der Kunde bei „Unbekannt" doppelt belastet?

Nicht automatisch. „Unbekannt" bedeutet nur, dass die Kassa keine Bestätigung erhalten hat. Eine Doppelbelastung entsteht erst, wenn Sie ungeprüft erneut kassieren, obwohl die erste Zahlung bereits belastet wurde. Prüfen Sie daher immer zuerst beim Anbieter.

Muss ich in der Kassa etwas stornieren?

Das hängt vom Ergebnis der Prüfung ab. Die Stornierung der reinen Kartenbelastung erfolgt beim Zahlungsdienstleister, nicht in der Kassa. Die in der Kassa erfasste Rechnung stornieren Sie hingegen direkt an der Kassa (in der bessa Kassa App) – das ist zwingend, weil der Storno fiskalisch signiert werden muss. Wurde die Zahlung dagegen akzeptiert, ist kein Storno nötig; markieren Sie die Rechnung im Manager als bezahlt. Details dazu im Abschnitt „Den „Unbekannt"-Status beheben".