Rechnungen

Unter Auswertungen > Rechnungen finden Sie die zentrale Rechnungsübersicht des bessa Managers. Hier können Sie sämtliche Rechnungen aller Kassen und Standorte einsehen, filtern, herunterladen und im Detail prüfen. Die Rechnungsübersicht ist ein unverzichtbares Werkzeug für die tägliche Kontrolle, Buchhaltung und Nachvollziehbarkeit Ihrer Umsätze.

CSV-Export per E-Mail

Wenn Sie auf Herunterladen klicken, erscheint ein Dialog mit dem Titel „Download" und der Nachricht „Der Download wurde an ihre Email Adresse gesendet". Bestätigen Sie mit Ok, um den Dialog zu schließen. Die CSV-Datei wird an die in Ihrem Konto hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet.

Der CSV-Export enthält alle Rechnungen, die den aktuell gesetzten Filtern entsprechen. Stellen Sie sicher, dass Sie den gewünschten Zeitraum und ggf. weitere Filter gesetzt haben, bevor Sie den Export auslösen.

Filter

Das Filterpanel befindet sich auf der linken Seite und ermöglicht Ihnen eine gezielte Eingrenzung der angezeigten Rechnungen. Es enthält folgende Filterelemente:

Zeitraum

Wählen Sie den gewünschten Zeitraum über das Dropdown-Menü aus. Folgende Optionen stehen zur Verfügung: Tag, Woche, Monat (Standard), Quartal, Jahr und Benutzerdefiniert.

Mit den Pfeiltasten (links/rechts) können Sie im gewählten Zeitraum vor- und zurücknavigieren. Bei der Option „Benutzerdefiniert" können Sie das Start- und Enddatum manuell eingeben.

Unternehmen

Filtern Sie nach einem bestimmten Unternehmen oder wählen Sie Alle Unternehmen, um die Rechnungen unternehmensübergreifend anzuzeigen. Standardmäßig ist Ihr aktuelles Unternehmen vorausgewählt.

Standorte

Grenzen Sie die Ergebnisse auf einen bestimmten Standort ein oder wählen Sie Alle Standorte für eine standortübergreifende Ansicht.

Kassen

Filtern Sie nach einer spezifischen Kasse (z. B. „Die Kassa AG", „Web Kassa") oder wählen Sie Alle Kassen, um Rechnungen aller Kassen anzuzeigen.

Benutzer

Zeigen Sie nur Rechnungen an, die von einem bestimmten Benutzer erstellt wurden. Das Dropdown listet alle Benutzer auf, die im gewählten Zeitraum Rechnungen ausgestellt haben.

Artikel wählen

Ein Suchfeld mit Autovervollständigung. Geben Sie den Namen eines Artikels ein, um nur Rechnungen anzuzeigen, die diesen Artikel enthalten.

Kunde wählen

Ein Suchfeld mit Autovervollständigung. Filtern Sie nach einem bestimmten Kunden, dem Rechnungen zugewiesen wurden.

Bezahlt auf

Ein Suchfeld mit Autovervollständigung. Filtern Sie nach dem Zahlungsort, z. B. „Schalter", „Außen 1", „Außen 2" oder „Tisch 100". Dies ist besonders in der Gastronomie nützlich, um Rechnungen nach Servicebereichen nachzuverfolgen.

Zahlungsart wählen

Filtern Sie nach einer bestimmten Zahlungsmethode. Zur Auswahl stehen unter anderem: Bar, Karte, Gutschein und Überweisung. Wählen Sie Keine Auswahl, um den Filter zurückzusetzen.

Zahlungsstatus wählen

Der Zahlungsstatus bezieht sich auf den Status der Kartenzahlung am Terminal. Verfügbare Optionen: Kein Status, Akzeptiert, Unbekannt und Abgelehnt. Wählen Sie Keine Auswahl, um den Filter zurückzusetzen.

Status

Filtern Sie nach dem Abrechnungsstatus der Rechnung. Verfügbare Optionen: Abgerechnet und Offen. Offene Rechnungen sind z. B. Überweisungsrechnungen, die noch nicht als bezahlt markiert wurden.

Textsuche

Ein Freitextfeld zur Suche über alle Rechnungen. Geben Sie z. B. eine Rechnungsnummer ein.

Zurücksetzen

Klicken Sie auf Zurücksetzen, um alle Filter auf die Standardwerte zurückzusetzen.

Die Rechnungstabelle zeigt alle Rechnungen an, die den aktuell gesetzten Filtern entsprechen. Jede Zeile repräsentiert eine einzelne Rechnung.

Spaltenübersicht

Spalte	Beschreibung
Kasse	Name der Kasse, an der die Rechnung erstellt wurde (z. B. „Kassa 01", „Kassa 01 – Terminal 1")
#	Fortlaufende Rechnungsnummer
Zeitpunkt	Datum und Uhrzeit der Rechnungserstellung im Format TT.MM.JJJJ, HH:MM:SS
Bezahlt auf	Zahlungsort bzw. Servicebereich (z. B. Schalter, Außen 1, Tisch 100)
Zahlart	Verwendete Zahlungsmethode (z. B. Bar, Karte, Gutschein)
Status	Zahlungsstatus als farbiges Badge: grün = „Akzeptiert", grau = „Kein Status", rot = „Abgelehnt"
Betrag	Rechnungsbetrag in Euro. Negative Beträge kennzeichnen Stornos oder Rückzahlungen
Bezahlt	Button zum manuellen Markieren einer Rechnung als bezahlt (siehe unten)
Info	Öffnet den Rechnungsdetail-Dialog mit allen Bestellungen und Artikelpositionen
Download	Lädt die Einzelrechnung in verschiedenen Formaten herunter (siehe unten)

Rechnung als bezahlt markieren

Die Spalte Bezahlt enthält zwei mögliche Darstellungen:

✓: Die Rechnung wurde bereits als bezahlt markiert.
✓ : Klicken Sie darauf, um die Rechnung manuell als bezahlt zu markieren. Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie das Zahlungsdatum eingeben können.

Diese Funktion ist besonders nützlich bei Überweisungsrechnungen, bei denen der Zahlungseingang manuell bestätigt werden muss.

Bei Rechnungen mit dem Status „Abgelehnt" ist der Bezahlt-Button nicht verfügbar.

Einzelrechnung herunterladen

Über den Download-Button in jeder Zeile können Sie die Rechnung in verschiedenen Formaten herunterladen. Nach dem Klick erscheint ein Dropdown-Menü mit folgenden Optionen:

Format	Beschreibung
Digitaler Bon	Der Rechnungsbon der Kasse als PDF-Datei
Händlerbeleg	Digitalisierter Händlerbeleg des Kartenterminals (nur bei Kartenzahlungen verfügbar)
Kundenbeleg	Digitalisierter Kundenbeleg des Kartenterminals (nur bei Kartenzahlungen verfügbar)
A4 (Bestellungen gruppiert)	A4-PDF, in dem die Artikel aller zugehörigen Bestellungen zusammengefasst dargestellt werden
A4 (Bestellungen einzeln)	A4-PDF, in dem jede Bestellung mit ihren Artikeln einzeln aufgelistet wird

Die Optionen „Händlerbeleg" und „Kundenbeleg" sind nur bei Rechnungen verfügbar, die über ein Kartenterminal abgewickelt wurden.

Rechnungsdetails (Übersicht)

Klicken Sie auf den Info-Button (ⓘ) einer Rechnung, um den Rechnungsdetail-Dialog zu öffnen. Dieser Dialog zeigt Ihnen alle Bestellungen, die zu dieser Rechnung gehören, inklusive der einzelnen Artikelpositionen. Dies dient der Nachvollziehbarkeit und ermöglicht eine manuelle Prüfung.

Aufbau des Dialogs

Der Dialog „Übersicht" enthält folgende Informationen:

Element	Beschreibung
Bon-Nummer	Die zugehörige Bon-Nummer, z. B. „Bon #1987"
Datum/Uhrzeit	Zeitpunkt der Bestellung, z. B. „26.02.2026 11:21:45"
Benutzer	Name des Mitarbeiters, der die Bestellung aufgenommen hat
Gesamtbetrag	Gesamtbetrag der Rechnung, z. B. „5,60 €"
Artikelpositionen	Liste der einzelnen Positionen mit Menge, Artikelname und Einzelpreis, z. B. „1x Brot 0.5kg — 5,60 €"

Enthält eine Rechnung mehrere Bestellungen, werden alle Bestellungen untereinander mit ihren jeweiligen Artikelpositionen aufgelistet.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was ist der Unterschied zwischen „Zahlungsstatus" und „Status"?

Der Zahlungsstatus bezieht sich auf den Status einer Kartenzahlung am Terminal (z. B. Akzeptiert, Abgelehnt, Unbekannt). Er ist relevant für Rechnungen, die über ein Kartenterminal abgewickelt wurden. Der Status hingegen gibt an, ob eine Rechnung als Abgerechnet oder Offen gilt. Offene Rechnungen entstehen z. B. bei Überweisungen, die noch nicht als bezahlt bestätigt wurden.

Wie markiere ich eine Überweisungsrechnung als bezahlt?

Klicken Sie in der Rechnungstabelle auf den unterstrichenen Häkchen-Button (✓) in der Spalte „Bezahlt". Im daraufhin erscheinenden Dialog können Sie das Zahlungsdatum eingeben und die Rechnung als bezahlt markieren.

Warum kann ich bei manchen Rechnungen den Bezahlt-Button nicht anklicken?

Bei Rechnungen mit dem Zahlungsstatus „Abgelehnt" steht der Bezahlt-Button nicht zur Verfügung, da die Zahlung am Terminal nicht erfolgreich war.

In welchem Format wird der CSV-Export versendet?

Der CSV-Export wird an die in Ihrem Konto hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet und enthält alle Rechnungen, die zum Zeitpunkt des Exports den aktuellen Filterkriterien entsprechen.

Wofür sind die verschiedenen Download-Formate gedacht?

Der Digitale Bon eignet sich als schnelle Rechnungskopie. Die A4-Formate sind ideal für die Buchhaltung und Ablage. Händler- und Kundenbelege dienen der Nachvollziehbarkeit von Kartenzahlungen und werden z. B. vom Steuerberater benötigt.

Kann ich Rechnungen aus der Übersicht heraus stornieren?

Die Rechnungsübersicht im bessa Manager dient primär der Einsicht und Prüfung. Stornierungen von Rechnungen erfolgen direkt in der bessa Kassa App.