Daten exportieren | Dokumentation

Im Bereich Daten exportieren des bessa Managers können Sie Ihre Kassendaten in verschiedenen Formaten exportieren – für Finanzprüfungen, Steuerberater oder zur Übergabe an Ihr Buchhaltungsprogramm. Die Exportdateien werden per E-Mail an die hinterlegte Adresse des angemeldeten Benutzers versendet.

Hinweis: Der Datenexport ist immer kassenspezifisch. Im Gegensatz zu den Auswertungen gibt es keine Option „Alle Kassen" – Sie müssen vor dem Export eine bestimmte Kasse auswählen.

Voraussetzungen

Bevor Sie Daten exportieren können, stellen Sie sicher, dass folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

Sie sind im bessa Manager angemeldet.
Ihre Kasse ist fiskalisiert und es liegen Buchungsdaten für den gewünschten Zeitraum vor.
Für Buchhaltungsexporte (RZL, BMD, DATEV): Bei den Artikelgruppen, Zahlarten und Steuerarten müssen die jeweiligen Kontonummern des Buchhaltungsprogramms hinterlegt sein. Ohne korrekte Kontonummern kann die Exportdatei nicht ordnungsgemäß in die Buchhaltungssoftware importiert werden.

Export konfigurieren

Der Exportbereich besteht aus einer Sidebar auf der linken Seite mit zwei Filter-Optionen und dem Export-Karten-Bereich auf der rechten Seite.

Zeitraum auswählen

Über das Dropdown Zeitraum in der Sidebar legen Sie fest, für welchen Zeitraum die Daten exportiert werden sollen. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

Zeitraum	Beschreibung
Tag	Export für einen einzelnen Tag. Mit den Pfeiltasten < > können Sie tageweise vor- und zurückblättern.
Woche	Export für eine Kalenderwoche (KW). Navigation mit < > Pfeiltasten.
Monat (Standard)	Export für einen Kalendermonat, z. B. „Februar 2026". Navigation mit < > Pfeiltasten.
Quartal	Export für ein Quartal. Navigation mit < > Pfeiltasten.
Jahr	Export für ein ganzes Geschäftsjahr. Navigation mit < > Pfeiltasten.
Benutzerdefiniert	Freie Auswahl eines Start- und Enddatums über einen Datepicker (z. B. „01.02.2026 – 28.02.2026").

Tipp: Für die regelmäßige Übergabe an Ihren Steuerberater empfiehlt sich der monatliche Export. Für Jahresabschlüsse wählen Sie den Zeitraum „Jahr".

Kasse auswählen

Über das Dropdown Kassen wählen Sie die Kasse aus, deren Daten exportiert werden sollen. Es muss immer genau eine Kasse ausgewählt werden – ein kassenübergreifender Export ist nicht möglich.

Verfügbare Exportformate

Im Export-Karten-Bereich werden alle verfügbaren Exportformate als Karten angezeigt. Jede Karte enthält einen Titel, eine Beschreibung und einen Exportieren-Button.

DEP – Datenerfassungsprotokoll

Das Datenerfassungsprotokoll (DEP) enthält die gesamten belegpflichtigen Vorgänge der ausgewählten Kasse gemäß § 131 BAO und § 7 RKSV. Dieses Protokoll wird im Rahmen einer Betriebsprüfung oder Registrierkassennachschau durch das Finanzamt benötigt.

Das DEP enthält alle signierten Barumsätze einschließlich Trainings- und Stornobuchungen sowie Monats-, Jahres- und Schlussbelege. Es wird im JSON-Format (DEP-7) erstellt und muss gemäß RKSV jederzeit auf einen externen Datenträger exportierbar sein.

Wichtig: Unternehmen sind verpflichtet, das DEP mindestens vierteljährlich auf einem externen Medium zu sichern und sieben Jahre aufzubewahren.

E131 – Allgemeines Exportformat

Das Format E131 enthält die Buchungsinformationen in einem allgemeinen, erweiterten Format gemäß § 131 Abs. 1 Z 6 BAO. Im Vergleich zum DEP-7 umfasst das E131-Protokoll zusätzliche Angaben wie die handelsübliche Bezeichnung und Menge der gelieferten Gegenstände bzw. Leistungen.

Der Export erfolgt als CSV-Datei inklusive Datensatzbeschreibung und eignet sich für Steuerprüfer, die detailliertere Informationen als das DEP-7 benötigen.

RZL – Export für RZL Buchhaltungssoftware

Exportiert die Bewegungsdaten im Format der RZL Buchhaltungssoftware. Die Exportdatei kann vom Steuerberater direkt in die RZL FIBU oder RZL EA importiert werden.

BMD – Export für BMD Buchhaltungssoftware

Exportiert die Bewegungsdaten im Format der BMD Buchhaltungssoftware. Die Datei kann direkt in BMD importiert werden.

DATEV – Export für DATEV Buchhaltungssoftware

Exportiert die Bewegungsdaten im Format der DATEV Buchhaltungssoftware. Der DATEV-Export ist vor allem für Betriebe relevant, deren Steuerberater mit DATEV arbeitet. Die Exportdatei kann direkt in die DATEV-Software importiert werden.

DSFinV-K – Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme

Exportiert die Kassendaten im standardisierten DSFinV-K Format gemäß deutscher Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). Dieses Exportformat ist für Betriebe in Deutschland relevant, die elektronische Kassensysteme nutzen und verpflichtet sind, ihre Kassendaten im DSFinV-K Format für Finanzprüfungen (Kassennachschau, Außenprüfung) bereitzustellen.

Die DSFinV-K stellt sicher, dass alle Kassendaten vollständig, nachvollziehbar und in einem einheitlichen Format vorliegen, das von der Prüfungssoftware IDEA der Finanzverwaltung verarbeitet werden kann.

Hinweis: Dieser Export betrifft ausschließlich die deutschen gesetzlichen Anforderungen. Für österreichische Finanzprüfungen verwenden Sie den DEP- bzw. E131-Export.

Daten exportieren – Schritt für Schritt

Navigieren Sie im bessa Manager zu Berichtswesen > Daten exportieren.
Wählen Sie in der Sidebar den gewünschten Zeitraum aus.
Wählen Sie die gewünschte Kasse aus.
Klicken Sie bei dem gewünschten Exportformat auf Exportieren.
Es erscheint ein Bestätigungsdialog, der bestätigt, dass der Export an die E-Mail-Adresse des angemeldeten Benutzers gesendet wird.
Prüfen Sie Ihren Posteingang – die Exportdatei wird Ihnen per E-Mail zugestellt.

Tipp: Überprüfen Sie ggf. auch Ihren Spam-Ordner, falls die E-Mail nicht im Posteingang erscheint.

Kontonummern für Buchhaltungsexporte einrichten

Damit die Exporte für RZL, BMD und DATEV korrekt funktionieren, müssen in bessa die Kontonummern Ihres Buchhaltungsprogramms hinterlegt werden. Dies betrifft drei Bereiche:

Artikelgruppen: Ordnen Sie jeder Artikelgruppe das entsprechende Erlöskonto Ihrer Buchhaltung zu.
Zahlarten: Hinterlegen Sie für jede Zahlart (Bar, Karte etc.) das zugehörige Buchhaltungskonto.
Steuerarten: Weisen Sie den Steuerarten die korrekten Steuerkonten zu.

Stimmen Sie die Kontonummern mit Ihrem Steuerberater ab, um sicherzustellen, dass die Zuordnung zum verwendeten Kontenplan passt.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Kann ich Daten für mehrere Kassen gleichzeitig exportieren? Nein, der Export ist immer kassenspezifisch. Wenn Sie Daten mehrerer Kassen benötigen, führen Sie den Export für jede Kasse einzeln durch.

In welchem Format wird die Exportdatei versendet? Das hängt vom gewählten Exportformat ab. Das DEP wird als JSON-Datei exportiert, das E131 als CSV-Datei. Die Buchhaltungsexporte (RZL, BMD, DATEV) werden im jeweiligen programmspezifischen Format erstellt. Alle Exporte werden als Dateianhang per E-Mail versendet.

Welches Exportformat benötigt mein Steuerberater? Fragen Sie Ihren Steuerberater, welches Buchhaltungsprogramm er verwendet. Für RZL, BMD und DATEV stehen jeweils eigene Exportformate zur Verfügung. Für eine allgemeine Finanzprüfung (Österreich) benötigen Sie in der Regel das DEP oder E131.

Was ist der Unterschied zwischen DEP und E131? Das DEP (Datenerfassungsprotokoll gemäß § 7 RKSV) enthält die signierten Kassendaten im JSON-Format. Das E131 (gemäß § 131 BAO) bietet zusätzliche Detailinformationen wie Artikelbezeichnungen und Mengen in einer CSV-Datei. Bei einer Betriebsprüfung wird häufig sowohl das DEP als auch das E131 angefordert.

Wann brauche ich den DSFinV-K Export? Der DSFinV-K Export ist ausschließlich für Betriebe in Deutschland relevant. Er wird bei Kassennachschauen und Außenprüfungen durch die deutschen Finanzbehörden benötigt. Österreichische Betriebe verwenden stattdessen die Formate DEP und E131.

Ich habe die E-Mail mit dem Export nicht erhalten – was kann ich tun? Prüfen Sie zunächst Ihren Spam-Ordner. Stellen Sie sicher, dass in Ihrem Benutzerkonto eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Sollte das Problem weiterhin bestehen, wenden Sie sich an den bessa Support.

Warum kann ich RZL/BMD/DATEV nicht exportieren? Stellen Sie sicher, dass bei allen Artikelgruppen, Zahlarten und Steuerarten die jeweiligen Kontonummern des Buchhaltungsprogramms hinterlegt sind. Ohne diese Zuordnung kann kein gültiger Buchhaltungsexport erstellt werden.