Zimmerbuchungen

In Beherbergungsbetrieben verwaltet die Kassa Zimmer ähnlich wie Tische: Sie legen für den Aufenthalt eines Gastes eine Buchung an, sammeln darauf Übernachtung und Konsumationen aus Restaurant und Bar und rechnen beim Check-out alles gemeinsam ab. Diese Seite beschreibt Zimmerbuchungen in bessa. Für Zimmer, die eine angebundene Hotelsoftware verwaltet, siehe Bestellungen auf ein Zimmer der Hotelsoftware buchen.

Zimmer-Ansicht öffnen

Im Hauptmenü tippen Sie auf Zimmer. Die Zimmer werden je Stockwerk angezeigt. Über die Titelleiste wechseln Sie das Stockwerk oder wählen Alle Zimmer; Zimmer ohne Stockwerk stehen unter Ohne Etage. Offene Zimmer listet alle Zimmer mit offenen Bestellungen, und über die Lupe finden Sie ein Zimmer per Nummer.

Buchung anlegen (Check-in)

1. Wählen Sie das Zimmer.

2. Hat das Zimmer noch keine Buchung, tippen Sie in der Zimmerübersicht auf die Zeile Neue Buchung. Für eine weitere Buchung desselben Zimmers wählen Sie Neue Buchung in der Auswahl der Buchungen in der Titelleiste.

3. Füllen Sie den Dialog Buchungszeitraum aus:

   • Beginn — Datum und Uhrzeit des Check-ins.

   • Ende (optional) — Datum und Uhrzeit des geplanten Check-outs. Ohne Ende gilt die Buchung als Unbefristet.

   • Kunde — über Kunde verknüpfen den Gast oder die Firma, die bezahlt.

   • Externe ID — z. B. die Nummer der Zimmerkarte. Scannen Sie die Zimmerkarte, trägt die Kassa die Nummer ein und bestätigt mit Zimmerkarte gescannt.

4. Tippen Sie auf Bestätigen.

Überschneidet sich der Zeitraum mit einer bestehenden Buchung desselben Zimmers, warnt die Kassa mit Achtung: Überschneidung mit bestehender Buchung. Mit Trotzdem erstellen legen Sie die Buchung dennoch an.

Ein Zimmer gilt als eingecheckt, solange der Beginn erreicht und das Ende noch nicht überschritten oder leer ist. Beim Buchen auf ein Zimmer stehen nur eingecheckte Zimmer zur Auswahl. Pflegt Ihr Betrieb keine Check-ins, lassen sich zusätzlich Zimmer ohne Buchung freischalten, siehe Zimmer ohne Check-in.

Buchung bearbeiten oder löschen

• Bearbeiten: Tippen Sie in der Zimmerübersicht auf die Zeile mit dem Buchungszeitraum. Der Dialog Buchung bearbeiten öffnet sich, z. B. um den Check-out zu verlängern oder den Kunden zu ändern.

• Löschen: Im Optionsmenü wählen Sie Buchung löschen. Der Eintrag ist erst aktiv, wenn alle Artikel der Buchung storniert sind, damit keine Konsumation verloren geht.

Auf ein Zimmer buchen

Es gibt zwei Wege, Artikel auf ein Zimmer zu bringen:

• Direkt im Zimmer: In der Zimmerübersicht tippen Sie auf Bestellen und bonieren wie auf einem Tisch, z. B. die Übernachtung oder die Minibar.

• Aus Restaurant oder Bar: Am Tisch oder an der Theke wählen Sie beim Bezahlen die Zahlart Zimmer und dann das Zimmer, per Suche nach Zimmernummer oder Gastname oder per Zimmerkarte. Die Artikel werden auf das Zimmer umgebucht; es entsteht noch keine Rechnung. Details unter Auf ein Zimmer buchen.

Zieht ein Gast um, bringen Sie offene Artikel mit Umbuchen auf das neue Zimmer.

Abrechnen beim Check-out

Tippen Sie in der Zimmerübersicht auf Zahlen, wählen Sie die Artikel und die Zahlart und bestätigen Sie. Wie am Tisch können Sie auch nur einen Teil bezahlen oder die Rechnung teilen, siehe Tische. Reicht der Aufenthalt über den Rechnungstag hinaus, weist die Rechnung den Leistungszeitraum aus, z. B. vom Check-in bis zum Check-out.

Häufige Fragen

Warum finde ich ein Zimmer beim Buchen aus dem Restaurant nicht? Es ist nicht eingecheckt: Entweder liegt der Beginn der Buchung in der Zukunft, oder das Ende ist bereits überschritten. Prüfen Sie die Buchung in der Zimmerübersicht. Soll ohne Check-in umgebucht werden können, aktivieren Sie im bessa Manager Umbuchen auf Zimmer ohne Check-in.

Kann ich Trinkgeld auf ein Zimmer buchen? Nein. Beim Buchen auf ein Zimmer ist kein Trinkgeld möglich; erfassen Sie es beim Abrechnen des Zimmers.

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