Bestellungen auf ein Zimmer der Hotelsoftware buchen

Ist Ihr Betrieb an die Hotelsoftware Casablanca angebunden, können Sie offene Bestellungen direkt auf ein dort verwaltetes Zimmer buchen. Die laufenden Check-ins des Hotelsystems erscheinen an der Kassa neben Ihren eigenen Zimmerbuchungen, der Umsatz geht an Casablanca und wird beim Check-out über die Zimmerrechnung abgerechnet.

Diese Seite beschreibt die Buchung auf ein Zimmer der Hotelsoftware. Die Buchung auf ein in bessa angelegtes Zimmer funktioniert unabhängig davon und ist unter Bestellung abschließen und bezahlen beschrieben.

Voraussetzungen

Das Paket zur Anbindung der Hotelsoftware ist gebucht. Die Anbindung wird von bessa je Kassa freigeschaltet und eingerichtet; sie ist keine Einstellung, die Sie selbst vornehmen.
Die Zeiten des Kassenabschlusses stimmen mit denen in Casablanca überein. Läuft der Kassentag in beiden Systemen unterschiedlich, fallen Umsätze in verschiedene Abrechnungstage und die Zahlen gehen auseinander.
Die Stammdaten sind abgeglichen. Kassen, Benutzer, Tische, Warengruppen und Zahlarten werden zwischen beiden Systemen synchronisiert, damit eine Buchung in Casablanca zugeordnet werden kann.

Nebenterminals erben die Verbindung von ihrer Hauptkassa. Eingerichtet wird sie also an der Hauptkassa. Ein Nebenterminal kann lediglich festlegen, ob die Anbindung an ihm aktiv ist. Eigene Verbindungsdaten trägt es entweder vollständig oder gar nicht — halb eigene Angaben werden nicht mit denen der Hauptkassa gemischt, sondern abgelehnt.

Die Anbindung im Manager einsehen

Für eine angebundene Kassa gibt es im bessa Manager unter Standorte → Kassen → ‹Kassa› → Casablanca einen eigenen Reiter. Er zeigt die Konfiguration der Verbindung:

Feld	Bedeutung
Aktiv	Ob die Anbindung an dieser Kassa verwendet wird.
Hybrid-Basis-URL	Der Zugang zum Casablanca-Dienst.
Mandanten-ID und Schnittstellen-ID	Die Kennungen Ihres Betriebs in Casablanca. Sie behalten bewusst ihre Casablanca-Bezeichnungen, damit sich der Support darin wiederfindet.
Lokaler Host	Optional, für den Zugriff im lokalen Netz.
Rechnungssynchronisation	Ob Rechnungen zusätzlich abgeglichen werden.

Die Felder werden schreibgeschützt angezeigt. Geändert wird die Konfiguration von bessa – so wie die Anbindung insgesamt je Kassa freigeschaltet und eingerichtet wird.

Zwei Schaltflächen stehen für den Betrieb zur Verfügung:

Stammdaten synchronisieren – gleicht Kassen, Benutzer, Tische, Warengruppen und Zahlarten erneut ab. Verfügbar, solange die Anbindung aktiv ist. Der übliche erste Schritt, wenn eine Buchung in Casablanca nicht zugeordnet werden kann.
Rechnungen synchronisieren – verfügbar, wenn die Rechnungssynchronisation aktiviert ist. Wählen Sie zuerst ein Startdatum; erst danach lässt sich die Synchronisation starten.

Der Ablauf an der Kassa

Öffnen Sie die Bestellung und wählen Sie als Zahlart Zimmer.
Tippen Sie auf Zahlen. Die Auswahl Auf Zimmer buchen öffnet sich.
Finden Sie das Zimmer auf einem der beiden Wege:
- Suchen über das Feld Zimmernummer oder Gastname.
- Chip scannen — halten Sie die Zimmerkarte des Gastes an das Gerät. Sind einem Check-in mehrere Chips zugeordnet, trifft jeder davon.
Bestätigen Sie die Auswahl. Die Artikel werden auf das Zimmer gebucht.

Hotel-Check-in oder eigene Zimmerbuchung?

Die Liste führt beides gemeinsam, sortiert erscheinen die Check-ins des Hotelsystems hinter Ihren eigenen Zimmerbuchungen. Unterscheiden lassen sie sich so:

	Eigene Zimmerbuchung in bessa	Check-in aus der Hotelsoftware
Herkunft	Ein Zimmer, das Sie in bessa angelegt und eingebucht haben	Ein laufender Check-in in Casablanca
Anzeige	Zimmernummer und Bezeichnung der Bestellgruppe	Zimmernummer und Name des Gastes
Was beim Buchen entsteht	Eine reine Umbuchung — keine Zahlung, keine Rechnung	Eine echte Zahlung mit eigener Belegnummer
Verfügbarkeit	immer	nur, solange die Verbindung zum Hotelsystem steht

Die zwei Belege

Eine Buchung auf ein Zimmer der Hotelsoftware erzeugt zwei verschiedene Dokumente. Das ist Absicht und keine doppelte Ausgabe:

Der Umbuchungsbeleg mit Unterschriftszeile wird gedruckt und vom Gast unterschrieben. Er bleibt bei Ihnen bzw. an der Rezeption und belegt, dass der Gast die Buchung bestätigt hat.
Die Gastrechnung wird nur bei Bedarf gedruckt — etwa, wenn der Gast sie gleich mitnehmen möchte.

Beide tragen dieselbe Nummer, nämlich die der erzeugten Zahlung. Die Rezeption kann damit den unterschriebenen Beleg, die Buchung in Casablanca und die Rechnung eindeutig zusammenführen.

Trinkgeld

Auf ein Zimmer lässt sich kein Trinkgeld buchen. Versuchen Sie es, meldet die Kassa: Bei einer Zimmerbuchung kann kein Trinkgeld gebucht werden. Bitte das Trinkgeld entfernen. Ebenso wenig lässt sich eine Zimmerbuchung mit anderen Zahlarten kombinieren oder aufteilen — es geht immer der ganze Bon.

Trotzdem braucht die Anbindung eine eigene Warengruppe „Trinkgeld": Casablanca ordnet Trinkgelder Warengruppen zu, und für den Abgleich der Umsatzdaten muss es eine geben, in die sie fallen. bessa legt sie beim Abgleich der Artikel automatisch an, mit Steuersatz 0. Sie brauchen dafür nichts zu tun — wundern Sie sich nur nicht, wenn die Warengruppe in Casablanca auftaucht, ohne dass jemand sie angelegt hat.

Trinkgeld, das auf anderem Weg kassiert wird, läuft über diese Warengruppe nach Casablanca. Wie Trinkgeld an der Kassa erfasst wird, steht unter Trinkgeld.

Wenn die Hotelsoftware nicht erreichbar ist

Die Kassa arbeitet weiter — sie blockiert nicht, wenn das Hotelsystem gerade nicht antwortet. Das äußert sich je nach Zeitpunkt unterschiedlich:

Beim Öffnen der Auswahl fehlen die Check-ins des Hotels, und die Liste zeigt nur Ihre eigenen Zimmerbuchungen. Eine Fehlermeldung erscheint dabei nicht. Vermissen Sie einen Gast, von dem Sie wissen, dass er eingecheckt ist, ist das der erste Verdacht.

Beim Buchen meldet die Kassa: Die Buchung konnte nicht an das Hotelsystem übertragen werden. Bitte erneut versuchen. Die bereits angelegte Zahlung wird dabei automatisch storniert und die Bestellung wieder geöffnet — es bleibt also kein halb gebuchter Zustand zurück. Sie können es erneut versuchen oder auf eine andere Zahlart ausweichen.

Zwei weitere Meldungen gehören dazu:

Zimmer X wurde zwischenzeitlich ausgecheckt. Bitte ein anderes Zimmer wählen. — der Gast ist abgereist, während die Bestellung offen war.
Eingecheckte Zimmer konnten nicht geladen werden. — auch die eigenen Zimmerbuchungen ließen sich nicht laden; hier liegt das Problem an der Kassa selbst, siehe Servicebereich an der Kassa.

Häufige Fragen

Der Gast will nur einen Teil auf das Zimmer buchen. Das geht nicht über die Zahlart. Wählen Sie stattdessen die gewünschten Artikel wie beim teilweisen Bezahlen eines Tisches aus und buchen Sie nur diese auf das Zimmer.

Warum steht auf dem Beleg keine Zahlart des Gastes? Weil beim Buchen auf ein Zimmer nichts kassiert wird. Bezahlt wird gesammelt beim Check-out über die Zimmerrechnung.

Muss jede Kassa einzeln eingerichtet werden? Nein. Die Verbindung wird an der Hauptkassa eingerichtet, die Nebenterminals erben sie.