Bereiche & Bestellgruppen

Mit der Verwaltung von Bereichen und Bestellgruppen strukturieren Sie Ihren Betrieb digital – sowohl in der Gastronomie (Räume und Tische) als auch in der Beherbergung (Stockwerke und Zimmer). Über den grafischen Plan behalten Sie jederzeit den Überblick und ordnen Ihre Bestellgruppen flexibel an.

Typen: Bereiche und Bestellgruppen

Bereiche und Bestellgruppen haben jeweils einen Typ. So lässt sich dieselbe Struktur sowohl für die Gastronomie als auch für die Beherbergung nutzen:

• Ein Bereich bündelt Bestellgruppen logisch und hat den Typ Raum oder Stockwerk.

• Eine Bestellgruppe ist die Einheit, der Bestellungen zugeordnet werden, und hat den Typ Tisch oder Zimmer.

Sichtbarkeit nach Berechtigung

Welche Typen Sie sehen und anlegen können, richtet sich nach den vergebenen Berechtigungen:

• Mit der Berechtigung Tische arbeiten Sie mit den Typen Raum und Tisch.

• Mit der Berechtigung Zimmer arbeiten Sie mit den Typen Stockwerk und Zimmer.

Liegt nur eine der beiden Berechtigungen vor, entfällt die Typ-Auswahl und der passende Typ wird automatisch verwendet. Liegen beide vor, wählen Sie den Typ über den Filter bzw. im Formular. Beim Anlegen ist immer der Typ vorausgewählt, der in der Liste gerade gefiltert ist – so vermeiden Sie versehentlich falsch angelegte Typen.

Bereiche

Bereiche repräsentieren die verschiedenen Zonen Ihres Betriebs, in denen Bestellgruppen platziert werden – in der Gastronomie als Raum (z.B. Gastraum, Terrasse), in der Beherbergung als Stockwerk. Jeder Bereich ist an einen bestimmten Standort gebunden.

Bereichsübersicht

Unter Standorte > Bereiche finden Sie eine Liste aller angelegten Bereiche. Verwenden Sie die Filterleiste, um nach Unternehmen und Standort zu filtern.

Über den optionalen Filter Typ zeigen Sie wahlweise nur Räume, nur Stockwerke oder „Alle" an. Jede Zeile trägt zusätzlich eine Typ-Kennzeichnung.

Typische Bereiche:

• Gastronomie (Typ Raum): Gastraum / Hauptraum, Terrasse / Außenbereich, Bar, Separee / VIP-Bereich, Wintergarten

• Beherbergung (Typ Stockwerk): Erdgeschoss, 1. Stock, 2. Stock

Bereich anlegen

1. Navigieren Sie zu Standorte > Bereiche

2. Wählen Sie über die Filterleiste das gewünschte Unternehmen und den Standort

3. Klicken Sie auf Hinzufügen oder das +-Symbol

4. Geben Sie die Bereichsdaten ein:Name: Bezeichnung des Bereichs (z.B. „Terrasse", „1. Stock")Typ: Raum oder Stockwerk (sofern beide Berechtigungen vorliegen)Lager (optional): Spezifisches Lager für diesen Bereich

5. Klicken Sie auf Speichern

Bereich bearbeiten

1. Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol (✏️) in der Zeile des Bereichs oder direkt auf die Zeile

2. Passen Sie die gewünschten Einstellungen an

3. Klicken Sie auf Speichern

Bereich löschen

1. Klicken Sie auf das Löschen-Symbol (🗑️) in der Zeile des Bereichs

2. Bestätigen Sie die Löschung

Lager für Bereiche

Jedem Bereich kann optional ein spezifisches Lager zugewiesen werden. Dieses überschreibt das eingestellte Lager des Standorts und der Kassa für alle Bestellungen, die in diesem Bereich getätigt werden.

Lager-Hierarchie (Priorität von hoch nach niedrig):

1. Bereichs-Lager – hat höchste Priorität

2. Kassa-Lager – wird verwendet, wenn kein Bereichs-Lager definiert ist

3. Standort-Lager – Fallback, wenn weder Bereich noch Kassa ein Lager haben

Anwendungsbeispiele für Bereichs-Lager:

• Bar-Bereich: Eigenes Lager für Getränke und Bar-Artikel

• Terrasse/Außenbereich: Separates Lager für saisonale Produkte

• Stockwerke: Unterschiedliche Lager für verschiedene Etagen

• Themen-Bereiche: Spezialisierte Lager für unterschiedliche Konzepte (z.B. Sushi-Bar, Grillstation)

Bestellgruppen

Bestellgruppen sind die Einheiten, an denen Gäste bestellen und bezahlen – in der Gastronomie als Tisch, in der Beherbergung als Zimmer. Jede Bestellgruppe gehört zu einem Unternehmen und Standort und kann in mehreren Bereichen angeordnet werden.

Bestellgruppen-Übersicht

Unter Standorte > Bestellgruppen finden Sie eine Liste aller angelegten Bestellgruppen. Verwenden Sie die Filterleiste, um nach Unternehmen und Standort zu filtern.

Über den optionalen Filter Typ zeigen Sie wahlweise nur Tische, nur Zimmer oder „Alle" an. Jede Zeile trägt zusätzlich eine Typ-Kennzeichnung.

Bestellgruppe anlegen

1. Navigieren Sie zu Standorte > Bestellgruppen

2. Wählen Sie über die Filterleiste das gewünschte Unternehmen und den Standort

3. Klicken Sie auf Hinzufügen oder das +-Symbol

4. Geben Sie die Daten ein:Bezeichnung: Optionaler Name der BestellgruppeTyp: Tisch oder Zimmer (sofern beide Berechtigungen vorliegen)Nummer: Eindeutige Nummer (numerisch, Pflichtfeld)Externe Nummer: Optionale alphanumerische KennungBenutzer: Optionale feste Benutzerzuordnung

5. Klicken Sie auf Speichern

Bestellgruppe bearbeiten

1. Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol (✏️) in der Zeile der Bestellgruppe oder direkt auf die Zeile

2. Passen Sie die gewünschten Einstellungen an

3. Klicken Sie auf Speichern

Bestellgruppe löschen

1. Klicken Sie auf das Löschen-Symbol (🗑️) in der Zeile der Bestellgruppe

2. Bestätigen Sie die Löschung

Nummer vs. Externe Nummer

Anwendungsbeispiele für externe Nummern:

• QR-Codes an Tisch oder Zimmer: Gäste scannen den Code zur Selbstbestellung

• NFC-Tags: Kontaktlose Erkennung durch Mitarbeiter

• Schnellsuche: Schnelles Finden über alphanumerische Kürzel (z.B. „T-A1", „BAR-02")

• Integration mit Drittsystemen: Reservierungs- und Buchungssysteme, Kellner-Rufsysteme

Feste Benutzer-Bindung

Sie können einer Bestellgruppe einen festen Benutzer zuweisen. Diese Bindung bewirkt, dass nur dieser Benutzer Bestellungen an dieser Bestellgruppe aufnehmen und abrechnen kann.

Typische Anwendungsfälle:

• Servicebereiche mit fester Mitarbeiterzuordnung

• Umsatzzuordnung pro Mitarbeiter

• Abrechnungsvereinfachung bei Trinkgeld

Weitere Informationen zur Benutzerverwaltung finden Sie im Artikel Benutzer.

Bestellgruppen anordnen

Mit der Funktion „Bestellgruppen anordnen" erstellen Sie einen grafischen Plan für jeden Bereich. Die schematische Darstellung ermöglicht eine schnelle visuelle Orientierung für Ihr Personal.

Plan öffnen

1. Navigieren Sie zu Standorte > Bestellgruppen anordnen

2. Wählen Sie zunächst über den Filter den Typ (Raum oder Stockwerk)

3. Wählen Sie anschließend Unternehmen, Standort und Bereich

Plan-Raster

Der Plan basiert auf einem dynamischen Raster:

• Automatische Größenanpassung: Das Raster wächst automatisch, wenn Sie Bestellgruppen an den Rändern platzieren

• Automatisches Schrumpfen: Das Raster verkleinert sich, wenn äußere Bestellgruppen entfernt werden

• Flexible Anordnung: Bestellgruppen können frei im Raster positioniert werden

Bestellgruppen im Bereich platzieren

1. Ziehen Sie eine Bestellgruppe aus der Liste per Drag & Drop auf das Raster

2. Positionieren Sie sie an der gewünschten Stelle

3. Die Änderung wird automatisch gespeichert

Bestellgruppen verschieben

1. Klicken und halten Sie eine bereits platzierte Bestellgruppe

2. Ziehen Sie sie per Drag & Drop an die neue Position

3. Lassen Sie los, um die Position zu speichern

Bestellgruppe aus Bereich entfernen

Klicken Sie auf Zurücksetzen bei der jeweiligen Bestellgruppe, um sie aus dem aktuellen Bereich zu entfernen. Die Bestellgruppe selbst bleibt erhalten und kann weiterhin in anderen Bereichen verwendet werden.

Farbliche Gestaltung

Für jede Bestellgruppe können individuelle Farben festgelegt werden:

• Hintergrundfarbe: Hauptfarbe der Darstellung

• Textfarbe: Farbe der Nummer und Beschriftung

Vorteile der farblichen Gestaltung:

• Schnelle visuelle Unterscheidung

• Kennzeichnung von Servicebereichen

• Hervorhebung von VIP-Tischen oder Reservierungen

Darstellung in der Kassa

Der erstellte Plan wird in der bessa Kassa angezeigt und ermöglicht:

• Schnelle Auswahl durch Antippen

• Visuelle Übersicht über belegte und freie Bestellgruppen

• Einfache Navigation zwischen Bereichen

Wichtige Hinweise

Hinweis für bestehende Kunden

Berechtigungen

Für die Verwaltung von Bereichen und Bestellgruppen wird mindestens eine der folgenden Berechtigungen benötigt:

• Tische – für die Typen Raum und Tisch (Gastronomie)

• Zimmer – für die Typen Stockwerk und Zimmer (Beherbergung)

Beide Berechtigungen lassen sich mit Detailrechten (z.B. „Tisch bonieren", „Zimmer abrechnen") weiter verfeinern. Diese Detailrechte können nur vergeben werden, wenn die jeweilige Hauptberechtigung bereits in einer Rolle vorhanden ist; die Freischaltung erfolgt initial durch bessa bzw. Ihren Kassenhändler. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Berechtigungen.

Häufige Fragen

Kann ich eine Bestellgruppe mehreren Bereichen zuordnen?

Ja, eine Bestellgruppe kann in mehreren Bereichen angeordnet werden. Dies ist praktisch für Grenzfälle oder unterschiedliche Ansichten.

Was passiert mit offenen Bestellungen, wenn ich eine Bestellgruppe lösche?

Offene Bestellungen bleiben erhalten, aber die Bestellgruppe steht nicht mehr zur Auswahl. Es wird empfohlen, alle Bestellungen vor dem Löschen abzuschließen.

Wie viele Bereiche und Bestellgruppen kann ich anlegen?

Es gibt keine Begrenzung. Sie können unbegrenzt viele Bereiche und Bestellgruppen pro Standort anlegen.

Warum sehe ich keine Typ-Auswahl?

Die Typ-Auswahl erscheint nur, wenn Sie sowohl die Berechtigung Tische als auch Zimmer besitzen. Liegt nur eine vor, wird der passende Typ automatisch verwendet.

Warum sehe ich Buchungen nicht auf meiner zweiten Hauptkassa?

Hauptkassen kommunizieren nicht miteinander. Verwenden Sie stattdessen Nebenterminals, die mit einer zentralen Hauptkassa verbunden sind.

Verwandte Themen

• Standorte – Standorte erstellen und verwalten

• Kassen – Kassentypen und Nebenterminals

• Lagerverwaltung – Lager anlegen und zuweisen

• Berechtigungen – Benutzerrechte konfigurieren