Benutzerrollen und Berechtigungen verwalten

Mit Benutzerrollen können Sie die Zugriffsrechte Ihrer Mitarbeiter in bessa Kassa flexibel und sicher steuern. Rollen kapseln Berechtigungen und ermöglichen eine effiziente Verwaltung von Zugriffsrechten für unterschiedliche Tätigkeitsbereiche.

Was sind Benutzerrollen?

Benutzerrollen fassen mehrere Berechtigungen zu logischen Einheiten zusammen. Anstatt jedem Benutzer einzelne Berechtigungen zuzuweisen, ordnen Sie ihm eine oder mehrere Rollen zu. Dies vereinfacht die Verwaltung erheblich und sorgt für Übersichtlichkeit bei größeren Teams.

Wichtige Eigenschaften:

• Unbegrenzte Anzahl an Rollen erstellbar

• Jede Rolle kann beliebig viele Berechtigungen enthalten

• Benutzer können mehrere Rollen gleichzeitig zugewiesen bekommen

• Rollen können jederzeit erstellt, bearbeitet und gelöscht werden

Mehrere Rollen pro Benutzer

Ein Benutzer kann gleichzeitig mehrere Rollen haben. Dabei gilt eine wichtige Regel: Sperren haben Vorrang vor Erlaubnissen. Wenn eine Rolle eine Berechtigung gewährt, aber eine andere Rolle dieselbe Berechtigung sperrt, ist die Funktion für den Benutzer gesperrt.

Beispiel: Ein Benutzer hat die Rollen "Servicekraft" (mit Berechtigung zum Stornieren) und "Aushilfe" (ohne Berechtigung zum Stornieren). Da die Rolle "Aushilfe" das Stornieren sperrt, kann dieser Benutzer keine Stornierungen durchführen.

Berechtigungen im Überblick

Berechtigungen steuern den Zugriff auf spezifische Funktionen in bessa Kassa. Sie werden in Rollen zusammengefasst und definieren präzise, welche Aktionen ein Benutzer ausführen darf.

Bonieren und Verkauf

Diese Berechtigungen regeln die grundlegenden Verkaufsfunktionen an der Kasse.

Bonieren (Tresen) Erlaubt oder unterbindet das direkte Bonieren ohne Tische am Tresen.

Offene Bestellungen Erlaubt oder unterbindet das Erstellen und Bearbeiten von offenen Bestellungen sowie in Kombination mit "Kunden verwalten" das Buchen einer Bestellung auf ein Kundenkonto. Kann mit den Berechtigungen "Bonieren", "Storno" und "Zahlen" detaillierter definiert werden.

Storno Erlaubt oder unterbindet das Stornieren einer offenen Bestellung.

Zahlen Erlaubt oder unterbindet das Zahlen einer offenen Bestellung.

Mehrere Bons erstellen Erlaubt oder unterbindet das Erstellen und Parken mehrerer offener Bons.

Rabatt setzen Erlaubt oder unterbindet das Vergeben eines Rabatts auf Artikel oder Bestellungen.

Tischverwaltung und Tischbuchung

Berechtigungen für Betriebe mit Tischbedienung und Räumen.

Tische Aktiviert oder deaktiviert Räume und Tische sowie das Buchen und Zahlen auf Tischen. Kann mit den Berechtigungen "Tisch bonieren", "Tisch umbuchen", "Tisch stornieren" und "Tisch abrechnen" detaillierter definiert werden.

Tisch bonieren Erlaubt oder unterbindet das Buchen auf Tische.

Tisch umbuchen Erlaubt oder unterbindet das Umbuchen von Tischen auf andere Tische.

Tisch stornieren Erlaubt oder unterbindet das Stornieren auf Tischen.

Tisch abrechnen Erlaubt oder unterbindet das Zahlen auf Tischen.

Tisch-Benutzer-Bindung verwalten Erlaubt oder unterbindet die Verwaltung bzw. das Überschreiben einer Tischbindung an einen Benutzer.

Zahlungsarten

Steuern Sie, welche Zahlungsmethoden Ihre Mitarbeiter verwenden dürfen.

Zahlen mit Bar Erlaubt oder unterbindet das Zahlen mit Bargeld.

Zahlen mit Karte Erlaubt oder unterbindet das Zahlen mit Karte.

Zahlen mit Überweisung Erlaubt oder unterbindet das Zahlen mit Überweisung.

Interne Zahlung (Eigenverbrauch, ...) Erlaubt oder unterbindet das Buchen auf interne Zahlungen wie Eigenverbrauch, Einladung, Bruch oder andere nicht zahlungspflichtige Vorgänge.

Rechnungsverwaltung

Umfassende Kontrolle über abgeschlossene Rechnungen und deren Nachbearbeitung.

Rechnungen verwalten Erlaubt oder unterbindet die Anzeige der Rechnungsliste inklusive Bearbeitung. Kann mit den Berechtigungen "Rechnungskopie drucken", "Rechnung stornieren", "Rechnung wiederherstellen", "Gutschrift für Rechnung erstellen" und "Zahlungsart ändern" detaillierter definiert werden.

Rechnungskopie drucken Erlaubt oder unterbindet das Drucken von Rechnungskopien. Erfordert die Berechtigung "Rechnungen verwalten".

Rechnung stornieren Erlaubt oder unterbindet das Stornieren von Rechnungen. Erfordert die Berechtigung "Rechnungen verwalten".

Rechnung wiederherstellen Erlaubt oder unterbindet das Stornieren einer Rechnung und gleichzeitige Wiederherstellung der Bestellung. Erfordert die Berechtigung "Rechnungen verwalten".

Gutschrift für Rechnung erstellen Erlaubt oder unterbindet das Erstellen von Gutschriften für Rechnungen. Erfordert die Berechtigung "Rechnungen verwalten".

Zahlungsart ändern Erlaubt oder unterbindet das Ändern der Zahlungsart von Rechnungen. Erfordert die Berechtigung "Rechnungen verwalten".

Berichte und Auswertungen

Kontrollieren Sie den Zugriff auf Umsatzberichte und Kassenabschlüsse.

Berichte Erlaubt oder unterbindet das Öffnen von Berichten. Kann mit den Berechtigungen "Nur eigene Berichte", "Kassenabschluss sehen" und "Nur Tagesbericht" detaillierter definiert werden.

Kassenabschluss verwalten Erlaubt oder unterbindet das Starten und Beenden von Kassenabschlüssen. Kann durch die Berechtigung "Kassenabschluss sehen" detaillierter definiert werden.

Kassenabschluss sehen Erlaubt oder unterbindet das Anzeigen und Drucken des Kassenabschlusses.

Nur eigene Berichte Wenn aktiviert, dürfen nur eigene Umsätze in den Berichten ausgewertet werden. Andere Mitarbeiter-Umsätze bleiben verborgen.

Nur Tagesbericht Wenn aktiviert, dürfen nur Berichte des aktuellen Tages angezeigt und gedruckt werden.

Erweiterte Berichte Erlaubt oder unterbindet die Anzeige erweiterter Berichte im Manager.

System und Einstellungen

Berechtigungen für administrative Funktionen und Systemzugriff in der Kassen App.

Einstellungen Erlaubt oder unterbindet das Öffnen der Einstellungen in der Kassen App. Kann mit den Berechtigungen "Fiskalisierung verwalten", "Drucker verwalten" und "Abmelden" detaillierter definiert werden.

Abmelden Erlaubt oder unterbindet die Abmeldung aus der Kassen App. Erfordert die Berechtigung "Einstellungen".

Fiskalisierung verwalten Erlaubt oder unterbindet das Initialisieren und Wiederherstellen der Signatureinrichtung. Erfordert die Berechtigung "Einstellungen".

Drucker verwalten Erlaubt oder unterbindet das Verwalten von Druckern. Erfordert die Berechtigung "Einstellungen".

Kundenverwaltung

Kunden verwalten Erlaubt oder unterbindet das Erstellen, Bearbeiten und Löschen von Kunden sowie in Kombination mit "Offene Bestellungen" das Buchen von Bestellungen auf ein Kundenkonto.

Gutscheinverwaltung

Gutscheine verwalten Erlaubt oder unterbindet die Liste aller Gutscheine und das Löschen von Gutscheinen.

Lagerverwaltung

Lagerverwaltung Erlaubt oder unterbindet das Öffnen der Lageransicht sowie die Bearbeitung des Lagerstandes.

Kassenbuch

Kassenbuch Erlaubt oder unterbindet das Öffnen und Bearbeiten des Kassenbuchs.

Online-Bestellungen und Lieferdienste

Online-Bestellungen Erlaubt oder unterbindet das Anzeigen und Annehmen von Bestellungen über Bestellplattformen und Lieferdienste.

Kiosk und Selbstbedienung

Kiosk Modus Aktiviert oder deaktiviert das Starten des Kiosk/Selbstbedienungs-Modus beim Wechsel auf den zugewiesenen Benutzer. Im Kiosk-Modus wird die Kasse in einen gesperrten Selbstbedienungsmodus versetzt.

Manager-Berechtigungen

Diese Berechtigungen steuern ausschließlich den Zugriff auf Funktionen im bessa Manager (Web-Oberfläche) und kommen in der bessa Kassa App nicht zur Anwendung.

Manager Zugriff Erlaubt oder unterbindet den Manager-Zugriff über die Kassen App.

Dashboard Erlaubt oder unterbindet die Anzeige des Dashboards im Manager.

Auftragsverwaltung Erlaubt oder unterbindet den Zugriff auf die Auftragsverwaltung im Manager. Dies kann mit den Berechtigungen "Angebote verwalten", "Offene Bestellungen" und "Rechnungen verwalten" detaillierter definiert werden.

Angebote verwalten Erlaubt oder unterbindet das Erstellen und Bearbeiten von Angeboten in der Auftragsverwaltung. Erfordert die Berechtigung "Auftragsverwaltung".

Artikel verwalten Erlaubt oder unterbindet die Anzeige und Verwaltung von Artikeln im Manager.

Standorte verwalten Erlaubt oder unterbindet die Anzeige und Verwaltung von Standorten im Manager.

Stammdaten verwalten Erlaubt oder unterbindet die Anzeige und Verwaltung von Stammdaten im Manager.

Beispiel-Rollen für unterschiedliche Einsatzbereiche

Manager / Geschäftsführer

Zweck: Vollständiger Zugriff auf alle Funktionen Berechtigungen: Alle Berechtigungen aktiviert (inkl. aller Manager-Berechtigungen)

Diese Rolle eignet sich für Geschäftsführer, Filialleiter oder Manager, die uneingeschränkten Zugriff auf alle Kassenfunktionen, Berichte, Einstellungen und den bessa Manager benötigen.

Servicekraft / Kellner

Zweck: Bedienung von Tischen ohne administrative Funktionen Typische Berechtigungen:

• Tische (alle Tisch-Berechtigungen)

• Tisch bonieren

• Tisch abrechnen

• Zahlen mit Bar

• Zahlen mit Karte

• Zahlen mit Überweisung

• Berichte (nur eigene Berichte)

Gesperrt:

• Storno (Tisch stornieren)

• Kassenabschluss verwalten

• Fiskalisierung verwalten

• Manager Zugriff

• Interne Zahlung

• Einstellungen

Diese Rolle ermöglicht das Bedienen von Gästen an Tischen und das Abrechnen, verhindert aber Stornierungen und administrative Eingriffe.

Selbstbedienungskiosk

Zweck: Automatischer Kiosk-Modus für Selbstbedienung Berechtigungen: Nur "Kiosk Modus" aktiviert

Beim Wechsel zu einem Benutzer mit dieser Rolle wird die Kassa automatisch in den gesperrten Kiosk-Modus versetzt. Dies eignet sich für Selbstbedienungsterminals ohne Personalbedienung.

Lagerverwalter

Zweck: Ausschließlich Lagerverwaltung ohne Kassenfunktionen Berechtigungen: Nur "Lagerverwaltung" aktiviert

Diese Rolle ermöglicht Mitarbeitern die Verwaltung des Warenbestands, ohne Zugriff auf Verkaufs- oder Kassenfunktionen zu haben.

Best Practices für Benutzerrollen

Prinzip der minimalen Berechtigung Erteilen Sie nur die Berechtigungen, die für die jeweilige Tätigkeit wirklich erforderlich sind. Dies erhöht die Sicherheit und reduziert Fehlerquellen.

Klare Rollenbenennung Verwenden Sie aussagekräftige Namen für Ihre Rollen wie "Servicekraft", "Barkeeper" oder "Aushilfe Wochenende". Dies erleichtert die Zuordnung zu Benutzern.

Regelmäßige Überprüfung Prüfen Sie in regelmäßigen Abständen, ob die Berechtigungen noch den tatsächlichen Anforderungen entsprechen, besonders bei Änderungen in den Arbeitsabläufen.

Dokumentation Halten Sie fest, welche Rolle für welchen Einsatzbereich gedacht ist. Dies hilft bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter und bei der Fehlersuche.

Testzuweisungen Testen Sie neue Rollen zunächst mit einem Testbenutzer, bevor Sie sie produktiv einsetzen.

Häufige Fragen

Kann ein Benutzer ohne Rolle arbeiten? Nein, jeder Benutzer benötigt mindestens eine Rolle mit den entsprechenden Berechtigungen, um in bessa Kassa arbeiten zu können.

Was passiert, wenn ein Benutzer widersprüchliche Rollen hat? Sperren haben immer Vorrang. Wenn eine Rolle eine Funktion erlaubt und eine andere sie sperrt, ist die Funktion gesperrt.

Können Rollen nachträglich geändert werden? Ja, Berechtigungen in Rollen können jederzeit angepasst werden. Die Änderungen wirken sich sofort auf alle Benutzer mit dieser Rolle aus.

Wie viele Berechtigungen sollte eine Rolle haben? Das hängt vom Einsatzzweck ab. Fassen Sie Berechtigungen so zusammen, dass sie eine logische Arbeitseinheit bilden. Vermeiden Sie zu viele oder zu wenige Berechtigungen pro Rolle.

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