Mit Benutzerrollen können Sie die Zugriffsrechte Ihrer Mitarbeiter in bessa Kassa flexibel und sicher steuern. Rollen kapseln Berechtigungen und ermöglichen eine effiziente Verwaltung von Zugriffsrechten für unterschiedliche Tätigkeitsbereiche.
Was sind Benutzerrollen?
Benutzerrollen fassen mehrere Berechtigungen zu logischen Einheiten zusammen. Anstatt jedem Benutzer einzelne Berechtigungen zuzuweisen, ordnen Sie ihm eine oder mehrere Rollen zu. Dies vereinfacht die Verwaltung erheblich und sorgt für Übersichtlichkeit bei größeren Teams.
Wichtige Eigenschaften:
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Unbegrenzte Anzahl an Rollen erstellbar
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Jede Rolle kann beliebig viele Berechtigungen enthalten
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Benutzer können mehrere Rollen gleichzeitig zugewiesen bekommen
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Rollen können jederzeit erstellt, bearbeitet und gelöscht werden
Mehrere Rollen pro Benutzer
Ein Benutzer kann gleichzeitig mehrere Rollen haben. Dabei gilt eine wichtige Regel: Sperren haben Vorrang vor Erlaubnissen. Wenn eine Rolle eine Berechtigung gewährt, aber eine andere Rolle dieselbe Berechtigung sperrt, ist die Funktion für den Benutzer gesperrt.
Beispiel: Ein Benutzer hat die Rollen "Servicekraft" (mit Berechtigung zum Stornieren) und "Aushilfe" (ohne Berechtigung zum Stornieren). Da die Rolle "Aushilfe" das Stornieren sperrt, kann dieser Benutzer keine Stornierungen durchführen.
Berechtigungen im Überblick
Berechtigungen steuern den Zugriff auf spezifische Funktionen in bessa Kassa. Sie werden in Rollen zusammengefasst und definieren präzise, welche Aktionen ein Benutzer ausführen darf.
Bonieren und Verkauf
Diese Berechtigungen regeln die grundlegenden Verkaufsfunktionen an der Kasse.
Bonieren (Tresen)
Erlaubt oder unterbindet das direkte Bonieren ohne Tische am Tresen.
Offene Bestellungen
Erlaubt oder unterbindet das Erstellen und Bearbeiten von offenen Bestellungen sowie in Kombination mit "Kunden verwalten" das Buchen einer Bestellung auf ein Kundenkonto. Kann mit den Berechtigungen "Bonieren", "Storno" und "Zahlen" detaillierter definiert werden.
Storno
Erlaubt oder unterbindet das Stornieren einer offenen Bestellung.
Zahlen
Erlaubt oder unterbindet das Zahlen einer offenen Bestellung.
Mehrere Bons erstellen
Erlaubt oder unterbindet das Erstellen und Parken mehrerer offener Bons.
Rabatt setzen
Erlaubt oder unterbindet das Vergeben eines Rabatts auf Artikel oder Bestellungen.
Tischverwaltung und Tischbuchung
Berechtigungen für Betriebe mit Tischbedienung und Räumen.
Tische
Aktiviert oder deaktiviert Räume und Tische sowie das Buchen und Zahlen auf Tischen. Kann mit den Berechtigungen "Tisch bonieren", "Tisch umbuchen", "Tisch stornieren" und "Tisch abrechnen" detaillierter definiert werden.
Tisch bonieren
Erlaubt oder unterbindet das Buchen auf Tische.
Tisch umbuchen
Erlaubt oder unterbindet das Umbuchen von Tischen auf andere Tische.
Tisch stornieren
Erlaubt oder unterbindet das Stornieren auf Tischen.
Tisch abrechnen
Erlaubt oder unterbindet das Zahlen auf Tischen.
Tisch-Benutzer-Bindung verwalten
Erlaubt oder unterbindet die Verwaltung bzw. das Überschreiben einer Tischbindung an einen Benutzer.
Zahlungsarten
Steuern Sie, welche Zahlungsmethoden Ihre Mitarbeiter verwenden dürfen.
Zahlen mit Bar
Erlaubt oder unterbindet das Zahlen mit Bargeld.
Zahlen mit Karte
Erlaubt oder unterbindet das Zahlen mit Karte.
Zahlen mit Überweisung
Erlaubt oder unterbindet das Zahlen mit Überweisung.
Interne Zahlung (Eigenverbrauch, ...)
Erlaubt oder unterbindet das Buchen auf interne Zahlungen wie Eigenverbrauch, Einladung, Bruch oder andere nicht zahlungspflichtige Vorgänge.
Rechnungsverwaltung
Umfassende Kontrolle über abgeschlossene Rechnungen und deren Nachbearbeitung.
Rechnungen verwalten
Erlaubt oder unterbindet die Anzeige der Rechnungsliste inklusive Bearbeitung. Kann mit den Berechtigungen "Rechnungskopie drucken", "Rechnung stornieren", "Rechnung wiederherstellen", "Gutschrift für Rechnung erstellen" und "Zahlungsart ändern" detaillierter definiert werden.
Rechnungskopie drucken
Erlaubt oder unterbindet das Drucken von Rechnungskopien. Erfordert die Berechtigung "Rechnungen verwalten".
Rechnung stornieren
Erlaubt oder unterbindet das Stornieren von Rechnungen. Erfordert die Berechtigung "Rechnungen verwalten".
Rechnung wiederherstellen
Erlaubt oder unterbindet das Stornieren einer Rechnung und gleichzeitige Wiederherstellung der Bestellung. Erfordert die Berechtigung "Rechnungen verwalten".
Gutschrift für Rechnung erstellen
Erlaubt oder unterbindet das Erstellen von Gutschriften für Rechnungen. Erfordert die Berechtigung "Rechnungen verwalten".
Zahlungsart ändern
Erlaubt oder unterbindet das Ändern der Zahlungsart von Rechnungen. Erfordert die Berechtigung "Rechnungen verwalten".
Berichte und Auswertungen
Kontrollieren Sie den Zugriff auf Umsatzberichte und Kassenabschlüsse.
Berichte
Erlaubt oder unterbindet das Öffnen von Berichten. Kann mit den Berechtigungen "Nur eigene Berichte", "Kassenabschluss sehen" und "Nur Tagesbericht" detaillierter definiert werden.
Kassenabschluss verwalten
Erlaubt oder unterbindet das Starten und Beenden von Kassenabschlüssen. Kann durch die Berechtigung "Kassenabschluss sehen" detaillierter definiert werden.
Kassenabschluss sehen
Erlaubt oder unterbindet das Anzeigen und Drucken des Kassenabschlusses.
Nur eigene Berichte
Wenn aktiviert, dürfen nur eigene Umsätze in den Berichten ausgewertet werden. Andere Mitarbeiter-Umsätze bleiben verborgen.
Nur Tagesbericht
Wenn aktiviert, dürfen nur Berichte des aktuellen Tages angezeigt und gedruckt werden.
Erweiterte Berichte
Erlaubt oder unterbindet die Anzeige erweiterter Berichte im Manager.
System und Einstellungen
Berechtigungen für administrative Funktionen und Systemzugriff.
Einstellungen
Erlaubt oder unterbindet das Öffnen der Einstellungen in der Kassen App. Kann mit den Berechtigungen "Fiskalisierung verwalten", "Drucker verwalten" und "Abmelden" detaillierter definiert werden.
Abmelden
Erlaubt oder unterbindet die Abmeldung aus der Kassen App. Erfordert die Berechtigung "Einstellungen".
Fiskalisierung verwalten
Erlaubt oder unterbindet das Initialisieren und Wiederherstellen der Signatureinrichtung. Erfordert die Berechtigung "Einstellungen".
Drucker verwalten
Erlaubt oder unterbindet das Verwalten von Druckern. Erfordert die Berechtigung "Einstellungen".
Manager Zugriff
Erlaubt oder unterbindet den Manager-Zugriff über die Kassen App.
Kundenverwaltung
Kunden verwalten
Erlaubt oder unterbindet das Erstellen, Bearbeiten und Löschen von Kunden sowie in Kombination mit "Offene Bestellungen" das Buchen von Bestellungen auf ein Kundenkonto.
Gutscheinverwaltung
Gutscheine verwalten
Erlaubt oder unterbindet die Liste aller Gutscheine und das Löschen von Gutscheinen.
Lagerverwaltung
Lagerverwaltung
Erlaubt oder unterbindet das Öffnen der Lageransicht sowie die Bearbeitung des Lagerstandes.
Kassenbuch
Kassenbuch
Erlaubt oder unterbindet das Öffnen und Bearbeiten des Kassenbuchs.
Online-Bestellungen und Lieferdienste
Online-Bestellungen
Erlaubt oder unterbindet das Anzeigen und Annehmen von Bestellungen über Bestellplattformen und Lieferdienste.
Kiosk und Selbstbedienung
Kiosk Modus
Aktiviert oder deaktiviert das Starten des Kiosk/Selbstbedienungs-Modus beim Wechsel auf den zugewiesenen Benutzer. Im Kiosk-Modus wird die Kasse in einen gesperrten Selbstbedienungsmodus versetzt.
Beispiel-Rollen für unterschiedliche Einsatzbereiche
Manager / Geschäftsführer
Zweck: Vollständiger Zugriff auf alle Funktionen
Berechtigungen: Alle Berechtigungen aktiviert
Diese Rolle eignet sich für Geschäftsführer, Filialleiter oder Manager, die uneingeschränkten Zugriff auf alle Kassenfunktionen, Berichte und Einstellungen benötigen.
Servicekraft / Kellner
Zweck: Bedienung von Tischen ohne administrative Funktionen
Typische Berechtigungen:
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Tische (alle Tisch-Berechtigungen)
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Tisch bonieren
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Tisch abrechnen
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Zahlen mit Bar
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Zahlen mit Karte
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Zahlen mit Überweisung
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Berichte (nur eigene Berichte)
Gesperrt:
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Storno (Tisch stornieren)
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Kassenabschluss verwalten
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Fiskalisierung verwalten
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Manager Zugriff
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Interne Zahlung
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Einstellungen
Diese Rolle ermöglicht das Bedienen von Gästen an Tischen und das Abrechnen, verhindert aber Stornierungen und administrative Eingriffe.
Selbstbedienungskiosk
Zweck: Automatischer Kiosk-Modus für Selbstbedienung
Berechtigungen: Nur "Kiosk Modus" aktiviert
Beim Wechsel zu einem Benutzer mit dieser Rolle wird die Kassa automatisch in den gesperrten Kiosk-Modus versetzt. Dies eignet sich für Selbstbedienungsterminals ohne Personalbedienung.
Lagerverwalter
Zweck: Ausschließlich Lagerverwaltung ohne Kassenfunktionen
Berechtigungen: Nur "Lagerverwaltung" aktiviert
Diese Rolle ermöglicht Mitarbeitern die Verwaltung des Warenbestands, ohne Zugriff auf Verkaufs- oder Kassenfunktionen zu haben.
Best Practices für Benutzerrollen
Prinzip der minimalen Berechtigung
Erteilen Sie nur die Berechtigungen, die für die jeweilige Tätigkeit wirklich erforderlich sind. Dies erhöht die Sicherheit und reduziert Fehlerquellen.
Klare Rollenbenennung
Verwenden Sie aussagekräftige Namen für Ihre Rollen wie "Servicekraft", "Barkeeper" oder "Aushilfe Wochenende". Dies erleichtert die Zuordnung zu Benutzern.
Regelmäßige Überprüfung
Prüfen Sie in regelmäßigen Abständen, ob die Berechtigungen noch den tatsächlichen Anforderungen entsprechen, besonders bei Änderungen in den Arbeitsabläufen.
Dokumentation
Halten Sie fest, welche Rolle für welchen Einsatzbereich gedacht ist. Dies hilft bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter und bei der Fehlersuche.
Testzuweisungen
Testen Sie neue Rollen zunächst mit einem Testbenutzer, bevor Sie sie produktiv einsetzen.
Häufige Fragen
Kann ein Benutzer ohne Rolle arbeiten?
Nein, jeder Benutzer benötigt mindestens eine Rolle mit den entsprechenden Berechtigungen, um in bessa Kassa arbeiten zu können.
Was passiert, wenn ein Benutzer widersprüchliche Rollen hat?
Sperren haben immer Vorrang. Wenn eine Rolle eine Funktion erlaubt und eine andere sie sperrt, ist die Funktion gesperrt.
Können Rollen nachträglich geändert werden?
Ja, Berechtigungen in Rollen können jederzeit angepasst werden. Die Änderungen wirken sich sofort auf alle Benutzer mit dieser Rolle aus.
Wie viele Berechtigungen sollte eine Rolle haben?
Das hängt vom Einsatzzweck ab. Fassen Sie Berechtigungen so zusammen, dass sie eine logische Arbeitseinheit bilden. Vermeiden Sie zu viele oder zu wenige Berechtigungen pro Rolle.