Benutzer strukturieren — Anmeldung, Rollen und Zugriffe für Ihr Team

Bevor Sie einzelne Benutzer in bessa anlegen, lohnt es sich, drei Fragen vorab zu klären: Wer arbeitet nur an der Kassa? Wer braucht zusätzlich Zugriff auf den Manager? Und wer braucht gar keinen Benutzer, sondern einen separaten Partnerzugang? Die Antwort entscheidet, wie sich diese Person später anmeldet, was sie tun darf und an welchen Geräten sie überhaupt erscheint.

Dieser Leitfaden ergänzt die bessa-Zugang strukturieren-Konstellationen um die Personen-Ebene: Sie haben Ihre Firmen, Standorte und Kassen festgelegt — jetzt geht es darum, wer dort wie hineinkommt.

Drei Zugangstypen im Überblick

Zugang 1 — Kassa-Benutzer mit echter E-Mail-Adresse

Mit einer echten E-Mail-Adresse kann sich der Benutzer mit Benutzername (E-Mail) und Passwort anmelden — sowohl an der Kassa als auch im bessa Manager (Letzteres, sofern die Berechtigung „Manager Zugriff" gesetzt ist; siehe Was darf der Benutzer tun?). PIN und digitaler Schlüssel funktionieren weiterhin parallel für den schnellen Wechsel an der Kassa.

Wann sinnvoll? Für alle Personen, die im Manager arbeiten müssen — Inhaber, Geschäftsführung, Filialleitung, Marketing, Buchhaltungs-Vorbereitung. Auch für Personen, die ihr Passwort selbst zurücksetzen können sollen.

Empfehlung: geteilte E-Mail-Adresse statt persönlicher E-Mail

E-Mail-Adresse später ändern

→ Operative Anlage und Bearbeitung: Benutzer verwalten

Zugang 2 — Kassa-Benutzer mit Platzhalter-E-Mail (lokaler Zugang)

Nicht jede Servicekraft hat eine eigene Dienst-E-Mail-Adresse. In diesem Fall vergibt bessa eine Platzhalter-E-Mail in der Form <zufalls-uuid>@<domain>.<tld>. Diese Adresse ist technisch eindeutig, aber nicht erreichbar — und genau das ist der Zweck:

• Kein Passwort kann gesetzt werden (es gibt kein Postfach für Reset-Mails).

• Keine Anmeldung mit Benutzername+Passwort — weder an der Kassa noch im Manager.

• Aber: Lokale Anmeldung an der Kassa funktioniert weiterhin, über PIN-Code (4-stellig) oder digitalen Schlüssel (Magnetschloss).

Wann sinnvoll? Für alle Personen, die ausschließlich an der Kassa bonieren und keinen Manager-Zugriff brauchen — Service, Theke, Aushilfe, Selbstbedienungs-Kiosk.

→ PIN- und Schlüssel-Felder pflegen: Benutzer verwalten

Zugang 3 — Steuerberater-/Partnerzugang

Der Steuerberater bzw. Buchhalter bekommt keinen Kassa-Benutzer und keine Benutzerrolle, sondern einen separaten Partnerzugang. Das ist eine bewusste Architektur-Entscheidung: Mandantentrennung, ausschließlich lesender Zugriff, eigene rechtliche Vereinbarung.

Was der Partnerzugang kann:

• Berichte einsehen

• Daten exportieren (DSFinV-K-Export, Datenpakete für die Buchhaltung)

• Buchhaltungskonten den Artikelgruppen und Steuersätzen zuordnen

• Support kontaktieren

Was er nicht kann: bonieren, Stammdaten ändern, Kassen einrichten, Benutzer anlegen — generell keine schreibenden Eingriffe in den Betrieb.

Wo darf der Benutzer arbeiten? — Kassen- und Terminal-Zuordnung

Jeder Kassa-Benutzer muss explizit den Kassen (Hauptkassen) und Nebenterminals zugeordnet werden, an denen er sich anmelden darf. Ohne diese Zuordnung erscheint der Benutzer im Login-Screen der Kassa schlicht nicht.

Das ist eine Strukturentscheidung pro Person, nicht ein nachgelagerter Detail-Schritt: bei Mehr-Standort-Setups (siehe Konstellation 3 / 4 in bessa-Zugang strukturieren) entscheiden Sie pro Mitarbeiter, an welchen Standorten er sichtbar wird. Eine Aushilfe in Filiale A bekommt also nur die Kassen der Filiale A zugewiesen, nicht die der Filiale B.

→ Details: Kassenbenutzer verwalten

Was darf der Benutzer tun? — Rollen und Berechtigungen {#rollen}

Berechtigungen pflegen Sie nicht direkt am Benutzer, sondern über Benutzerrollen: ein Benutzer kann mehrere Rollen gleichzeitig haben, die Berechtigungen werden zusammengeführt. Wichtige Regel: Sperren haben Vorrang vor Erlaubnissen — wenn eine Rolle eine Funktion erlaubt und eine andere sie sperrt, ist die Funktion gesperrt.

Manager Zugriff — die unsichtbare Voraussetzung. Die Berechtigung „Manager Zugriff" entscheidet, ob ein Benutzer sich überhaupt im bessa Manager anmelden darf — zusätzlich zur echten E-Mail. Eine Servicekraft mit echter E-Mail, aber ohne diese Berechtigung kann sich nicht im Manager anmelden, sondern nur an der Kassa.

Vier typische Rollen-Profile

Diese Profile haben sich in der Praxis als gute Ausgangspunkte etabliert. Pro Profil zeigen wir auch, welcher Zugangstyp typischerweise dazu passt.

Manager / Geschäftsführer

Zweck: Vollständiger Zugriff auf alle Funktionen. Berechtigungen: Alle Berechtigungen aktiviert, inkl. aller Manager-Berechtigungen. Typischer Zugangstyp: Echte (möglichst geteilte) E-Mail, z. B. office@kundendomain.at.

Eignet sich für Geschäftsführung, Filialleitung oder Manager, die uneingeschränkten Zugriff auf alle Kassenfunktionen, Berichte, Einstellungen und den bessa Manager benötigen.

Servicekraft / Kellner

Zweck: Bedienung von Tischen ohne administrative Funktionen. Typische Berechtigungen:

• Tische (alle Tisch-Berechtigungen)

• Tisch bonieren

• Tisch abrechnen

• Zahlen mit Bar

• Zahlen mit Karte

• Zahlen mit Überweisung

• Berichte (nur eigene Berichte)

Gesperrt:

• Storno (Tisch stornieren)

• Kassenabschluss verwalten

• Fiskalisierung verwalten

• Manager Zugriff

• Interne Zahlung

• Einstellungen

Typischer Zugangstyp: Platzhalter-E-Mail; Anmeldung per PIN oder Schlüssel.

Ermöglicht das Bedienen von Gästen an Tischen und das Abrechnen, verhindert aber Stornierungen und administrative Eingriffe.

Selbstbedienungskiosk

Zweck: Automatischer Kiosk-Modus für Selbstbedienung. Berechtigungen: Nur „Kiosk Modus" aktiviert. Typischer Zugangstyp: Platzhalter-E-Mail; fester Login an einem dedizierten Terminal.

Beim Wechsel zu einem Benutzer mit dieser Rolle wird die Kassa automatisch in den gesperrten Kiosk-Modus versetzt — passend für Selbstbedienungsterminals ohne Personalbedienung.

Lagerverwalter

Zweck: Ausschließlich Lagerverwaltung ohne Kassenfunktionen. Berechtigungen: Nur „Lagerverwaltung" aktiviert. Typischer Zugangstyp: Je nach Bedarf — echte E-Mail, wenn die Person im Manager arbeiten soll; sonst Platzhalter-E-Mail mit PIN.

Mitarbeiter können den Warenbestand pflegen, ohne Zugriff auf Verkaufs- oder Kassenfunktionen zu haben.

→ Vollständige Berechtigungsliste und operative Rollen-Anlage: Benutzerrollen und Berechtigungen verwalten

Welcher Zugangstyp für wen? — Entscheidungshilfe

• Diese Person nutzt den Manager? → Echte E-Mail + Berechtigung „Manager Zugriff". Adresse möglichst geteilt (office@…, kassa@…), damit das Passwort im Notfall erreichbar bleibt.

• Diese Person arbeitet nur an der Kassa? → Platzhalter-E-Mail; Anmeldung per PIN-Code oder digitalem Schlüssel.

• Diese Person ist mein Steuerberater oder Buchhalter? → Partnerzugang über bessa Support oder Kassenhändler beantragen — nicht als Benutzer anlegen.

• Diese Person arbeitet nur an einer bestimmten Kassa oder einem bestimmten Standort? → Kassen- und Terminal-Zuordnung im Tab „Kassen" entsprechend einschränken.

Häufig gestellte Fragen

Was ist diese kryptische E-Mail-Adresse <uuid>@…, die bessa für meine Servicekräfte vorschlägt? Eine Platzhalter-Adresse, wenn keine echte E-Mail vorhanden ist. Damit bleibt der Benutzer im System eindeutig, kann sich aber nur lokal an der Kassa anmelden (PIN, Schlüssel) — kein Passwort, kein Manager.

Kann ich die E-Mail eines bestehenden Benutzers später ändern? Nur über den bessa Support, weil die E-Mail an den Anmeldetoken gebunden ist. Eine Änderung meldet den Benutzer an allen Kassen ab. Vor diesem Hintergrund lohnt es sich, die E-Mail-Wahl beim ersten Anlegen bewusst zu treffen.

Soll ich für meine Inhaber-Anmeldung meine persönliche E-Mail verwenden? Empfehlung: nein. Verwenden Sie eine allgemeine Adresse wie kassa@kundendomain.at oder office@kundendomain.at, damit das Personal vor Ort im Notfall an Passwort-Resets kommt.

Reicht eine echte E-Mail, damit sich jemand im Manager anmelden kann? Nein — zusätzlich muss in mindestens einer der zugewiesenen Rollen die Berechtigung „Manager Zugriff" aktiviert sein.

Mein Steuerberater hat keinen Zugriff — wo lege ich ihn an? Nicht unter „Stammdaten → Benutzer". Steuerberater und Buchhalter erhalten einen eigenen Partnerzugang über den bessa Support oder Ihren Kassenhändler.

Kann ich Benutzer selbst anlegen oder löschen? Nein — das Anlegen und Löschen erledigt der bessa Support für Sie. Sobald der Benutzer existiert, pflegen Sie PIN, Schlüssel, Rollen und Kassenzuordnungen selbst.

Verwandte Themen

• bessa-Zugang strukturieren

• bessa Kassa einrichten — Schritt für Schritt

• Benutzer verwalten

• Benutzerrollen und Berechtigungen verwalten

• Kassenbenutzer verwalten

• Vereinbarung für den Datenzugriff für Steuerberater und Buchhalter