bessa-Zugang strukturieren — Unternehmen, Standorte und Kassen organisieren

bessa unterstützt vom Einzelplatz bis zum Multi-Firma-Setup. Diese Übersicht hilft Ihnen, vor der Einrichtung die passende Konstellation für Ihren Betrieb zu wählen.

Manche Konstellationen erfordern bei der Bestellung explizite Hinweise oder eine manuelle Einrichtung durch bessa. Wer mehrere Gewerbe, Standorte oder Firmen unter einem Dach betreibt, sollte die Struktur deshalb vor der Bestellung der Kassa(n) festlegen — ein nachträglicher Wechsel zwischen den Konstellationen ist möglich, aber mit Migrationsaufwand verbunden.

Welche Konstellation passt zu Ihrem Betrieb?

Konstellation 1 — Einzelplatz, eine Kassa

Der Standardfall: ein Verkaufsort, eine Kassa, eine UID. Sie bestellen eine Kassa und folgen unserem Onboarding-Guide. Kein Sonder-Setup notwendig.

Konstellation 2 — Mehrere Gewerbe unter einer Steuernummer

Wer? Dienstleister, die mehrere Gewerbe unter einer einzigen UID anbieten — typische Beispiele: ein mobiler Physiotherapeut, der zusätzlich Massagen und Yoga-Kurse abrechnet, oder ein Personal Trainer mit Einzelunternehmen für mehrere Sport-Disziplinen.

Setup: Eine Kassa reicht aus. Die Trennung der Gewerbe erfolgt über Artikelgruppen — z. B. „Physiotherapie", „Massage" und „Yoga-Kurse" als eigene Gruppen. Im Berichtswesen lassen sich die Umsätze dann nach Artikelgruppe filtern, sodass die wirtschaftliche Trennung für Ihren Steuerberater sichtbar bleibt — ohne dass Sie zwei Kassen brauchen.

Konstellation 3 — Ein Unternehmer, mehrere Standorte (auch Branchenmix)

Wer? Ein Inhaber betreibt mehrere Geschäfte oder Tätigkeiten an unterschiedlichen Orten unter einer UID. Das kann ein klassischer Filialist sein (zwei Restaurants, drei Cafés), aber auch ein Branchenmix — etwa Gastronomie und Handel kombiniert (Café-Restaurant mit angeschlossenem Hofladen, Bäckerei mit eigenem Bistro auf separater Fläche).

Setup: Mehrere Standorte mit je einer oder mehreren Kassen, alle in einem Manager. Stammdaten und Funktionen werden zentral gepflegt, die Standorte teilen sich vieles:

• Gemeinsam: Artikel, Benutzer und Mitarbeiter, Gutscheine (filialübergreifend einlösbar), Lager, Kunden.

• Pro Standort getrennt: Berichte, Tagesabschlüsse, ggf. unterschiedliche Preise und Kassen-Konfiguration (Gastronomie braucht andere Bonieroberflächen als Handel).

• Fiskalisierung erfolgt grundsätzlich pro Hauptkassa. Auch innerhalb einer UID hat jede Hauptkassa ihre eigene RKSV-Registrierung — das ist gesetzlich so vorgegeben.

→ Details zur Verwaltung mehrerer Standorte: Standortverwaltung

Konstellation 4 — Mehrere Firmen (UIDs) unter einem Manager

Wer? Franchise-Nehmer, Multi-Brand-Unternehmer oder mehrere parallele Firmen unter gemeinsamer Führung. Jede Firma hat eine eigene UID, eigene Steuernummer und eigene Buchhaltung.

Setup: Grundsätzlich sind mehrere UIDs in einem Manager möglich. Die zweite (und jede weitere) Firma wird dabei manuell durch bessa im selben Manager angelegt.

• Gemeinsam: Artikel-Stammdaten, Benutzer, Gutscheine (firmenübergreifend einlösbar).

• Pro Firma getrennt: UID, Steuernummer, Firmendaten, Buchhaltung. Fiskalisierung erfolgt unabhängig davon pro Hauptkassa — die RKSV-Registrierung ist immer Kassen-bezogen, nicht firmenbezogen.

So bestellen Sie richtig: Bestellen Sie alle Kassen unter einer Firma und erwähnen Sie die zweite (oder weitere) Firma plus das gewünschte Setup im Kommentarfeld der Bestellung. bessa richtet die zweite Firma dann zusammen mit Ihrer Hauptkassa ein.

Variante 4b — Getrennt bestellte Kassen (zwei Manager)

Wenn die Kassen für die unterschiedlichen Firmen unabhängig voneinander bestellt wurden, entstehen zwei separate Manager-Zugänge. bessa kann auf Wunsch einen gemeinsamen Manager-Zugang über beide schalten — das ist aber nur ein Login-Komfort. Inhaltlich bleiben die Firmen, Kassen und Stammdaten komplett getrennt.

In dieser Variante können filialübergreifende Gutscheine nur über das Modul Online-Gutscheinverwaltung genutzt werden. Es funktioniert firmenübergreifend und sogar über unterschiedliche Kassensysteme hinweg — sinnvoll, wenn Geschäftspartner mit verschiedenen Systemen Gutscheine teilen möchten. Sprechen Sie uns oder Ihren Kassenhändler an, wenn Sie das brauchen.

Was wird gemeinsam genutzt? — Vergleich

Welche Konstellation passt zu mir?

• Nur ein Verkaufsort? → Konstellation 1

• Mehrere Gewerbe, aber eine UID? → Konstellation 2

• Mehrere Standorte unter einer UID (auch Branchenmix Gastro + Handel)? → Konstellation 3

• Mehrere UIDs (z. B. Franchise oder Multi-Brand)? → Konstellation 4 (oder 4b, wenn getrennt bestellt)

Häufig gestellte Fragen

Kann ich später von einer Konstellation zur anderen wechseln? Grundsätzlich ja, aber mit Aufwand verbunden — Stammdaten müssen migriert werden, ggf. ergeben sich neue Page-Strukturen. Daher lohnt es sich, die Entscheidung vor der Erst-Einrichtung zu treffen.

Mein Geschäftspartner und ich nutzen unterschiedliche Kassensysteme. Können wir trotzdem Gutscheine teilen? Ja, mit dem Modul Online-Gutscheinverwaltung. Es ist firmen- und systemübergreifend und löst genau dieses Szenario.

Wer richtet die zweite Firma in meinem Manager ein? bessa übernimmt das. Erwähnen Sie es bei der Bestellung im Kommentarfeld oder beim Beratungsgespräch mit Ihrem Kassenhändler.

Brauche ich für jede Filiale eine eigene Kassa? Nein. Sie können auch nur einen Standort mit einer Kassa starten und bei Bedarf erweitern. Mehrere Kassen pro Standort (Hauptkassa + Nebenterminals) sind ebenfalls jederzeit möglich.

Reicht eine Kassa für ein Café-Restaurant mit angeschlossenem Hofladen? Wenn beide Bereiche dieselbe UID haben und räumlich nah beieinander sind, kann eine Kassa mit unterschiedlichen Bonieroberflächen reichen. Bei klarer räumlicher Trennung oder unterschiedlichem Personalbetrieb empfehlen wir zwei Kassen unter zwei Standorten (Konstellation 3).

Verwandte Themen

• bessa Kassa einrichten — Schritt für Schritt

• Standortverwaltung, Standorte

• Gutscheine, Artikelgruppen

• Manager, Berichtswesen