Ohne Fiskalisierung starten und später aktivieren

Wer ein neues Unternehmen gründet, hat in den ersten Tagen oft noch keine Steuernummer oder UID — ohne diese Daten lässt sich keine RKSV-Fiskalisierung einrichten. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie trotzdem sofort mit der Kassa arbeiten und die Fiskalisierung später mit sauberem Schnitt aktivieren, sodass nicht-fiskalisierte und fiskalisierte Umsatzdaten klar getrennt bleiben.

Wann dieser Pfad gilt

Verwenden Sie diesen Pfad, wenn beim Start der Kassa noch keine Finanzdaten vorliegen:

Steuernummer oder UID sind noch nicht vergeben
FinanzOnline-Zugang ist noch nicht eingerichtet
Sie wollen aber bereits regulär arbeiten (Belege ausstellen, Tische bonieren, Berichte ziehen)

Liegen die Finanzdaten bereits vor: folgen Sie direkt dem Standard-Onboarding Kassa einrichten Schritt für Schritt — Phase 1 und der Cutover-Tag entfallen, Sie steigen direkt bei der Fiskalisierungs-Initialisierung ein.

Phase 1 — Start ohne Fiskalisierung

Die bessa Kassa und der bessa Manager lassen sich ohne Finanzdaten vollständig konfigurieren und betreiben:

Stammdaten (Artikel, Artikelgruppen, Zahlarten, Benutzer) anlegen — wie im Standard-Onboarding
Bonieroberfläche gestalten
Belege drucken, Tische bonieren, Tagesabschlüsse fahren

Was in dieser Phase nicht passiert:

Es wird kein Startbeleg erzeugt
Belege tragen keine fiskalische Signatur
Der RKSV-Umsatzzähler läuft nicht

Belege aus dieser Phase sind nicht RKSV-konform. Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, wie diese Belege buchhalterisch behandelt werden und ob die Übergangsphase mit dem Finanzamt abgestimmt werden muss.

Arbeiten Sie in dieser Phase normal weiter, bis Ihre Finanzdaten vollständig vorliegen.

Phase 2 — Fiskaldaten eintragen

Sobald Steuernummer, UID und der FinanzOnline-Zugang vorliegen, bereiten Sie die Aktivierung im bessa Manager vor. Aktivieren Sie die Fiskalisierung an der Kassa noch nicht — das passiert erst beim Cutover-Tag (Phase 3).

Webservice-Benutzer in FinanzOnline anlegen — siehe FinanzOnline Anbindung – Webservice-Benutzer erstellen.
Stammdaten im Manager ergänzen — Steuernummer, UID und die Webservice-Zugangsdaten unter Stammdaten → Unternehmen eintragen.
Daten speichern — der Manager hält die Änderungen vor; auf die Kassa werden sie erst beim Synchronisieren in Phase 3 übertragen.

Phase 3 — Cutover-Tag (sauberer Schnitt)

Der Cutover passiert zwischen zwei Geschäftstagen — nie mitten in einem laufenden Tag. Halten Sie diese Reihenfolge ein:

An der Kassa: Kassenabschluss durchführen — damit wird die nicht-fiskalisierte Umsatzperiode sauber abgeschlossen.
Im Manager: Fiskaldaten finalisieren — falls in Phase 2 etwas offen geblieben ist (Steuernummer, UID, FinanzOnline-Zugangsdaten) jetzt vervollständigen.
An der Kassa: Daten synchronisieren — die geänderten Stammdaten aus dem Manager auf die Kassa ziehen.
An der Kassa: Fiskalisierung initialisieren — die Kassa erzeugt den Startbeleg und meldet sich bei FinanzOnline an. Details zum Vorgang: Startbeleg erstellen und Kassenregistrierung.
An der Kassa: Tag starten — der neue Geschäftstag beginnt fiskalisiert.

Ab Schritt 4 läuft der RKSV-Umsatzzähler. Alle weiteren Belege werden fiskalisch signiert. Der Schnitt zwischen den beiden Perioden ist eindeutig: der letzte Kassenabschluss aus Phase 1 schließt nicht-fiskalisierte Umsätze ab, der erste Beleg nach dem Startbeleg ist der erste fiskalisierte Umsatz.

Aktivieren Sie die Fiskalisierung niemals während eines laufenden Tages. Ein Kassenabschluss würde sonst gemischte Umsatzdaten enthalten (teils ohne, teils mit Signatur), was die Periodenabgrenzung gegenüber dem Finanzamt verkompliziert.

Häufig gestellte Fragen

Was passiert mit den nicht-fiskalisierten Belegen aus Phase 1? Sie bleiben in der Kassa und im Manager erhalten und tauchen in Berichten weiterhin auf — nur eben ohne fiskalische Signatur und ohne Eintrag im RKSV-Umsatzzähler. Die buchhalterische Behandlung klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Muss ich die Phase-1-Belege im Nachhinein signieren oder stornieren? Nein. Eine nachträgliche Signierung ist technisch nicht möglich und auch nicht vorgesehen. Der saubere Schnitt zwischen den Perioden ersetzt eine Nachsignierung.

Was, wenn ich zwischendurch Stammdaten ändere? Stammdatenpflege ist in Phase 1 uneingeschränkt möglich. Die Daten werden beim Cutover-Synchronisieren in Phase 3 auf die Kassa übertragen.

Wie lange darf Phase 1 dauern? Die Übergangsphase ist nicht starr begrenzt, sollte aber so kurz wie möglich gehalten werden — sobald die Finanzdaten vorliegen, planen Sie zeitnah den Cutover-Tag.