bessa Kassa einrichten — Schritt für Schritt

Diese Anleitung führt Sie von der ersten Anmeldung im bessa Manager bis zum ersten Kassenabschluss. Sie richtet sich an Inhaber und Setup-Verantwortliche, die ihre bessa Kassa neu in Betrieb nehmen — typischerweise an einem Vormittag erledigt.

In Österreich ist die Anbindung an FinanzOnline für die RKSV-konforme Inbetriebnahme verpflichtend. Wenn Sie keinen FinanzOnline-Zugang haben, übernimmt Ihr Steuerberater die initiale Registrierung — auch dieser Pfad ist in Schritt 8 beschrieben.

Bevor Sie starten

bessa Manager-Account vorhanden — die Zugangsdaten haben Sie von bessa oder Ihrem Kassenhändler des Vertrauens erhalten.
Kassenhardware aufgebaut und im Netzwerk erreichbar.
(Österreich) FinanzOnline-Zugang mit Webservice-Benutzer angelegt — siehe FinanzOnline Anbindung – Webservice-Benutzer erstellen. Ohne FinanzOnline können Sie die Einrichtung dennoch abschließen; die Erstregistrierung übernimmt dann Ihr Steuerberater.
(Optional) Bondrucker angeschlossen und betriebsbereit.

Schritt 1 — Im bessa Manager anmelden

Melden Sie sich mit Ihren Manager-Zugangsdaten im Web-Backoffice an. Der bessa Manager ist die zentrale Verwaltungsoberfläche für Stammdaten, Konfiguration und Berichte — alles, was Sie in den nächsten Schritten konfigurieren, geschieht hier.

→ Details: Manager

Schritt 2 — Artikelgruppen anlegen

Legen Sie zuerst die übergeordnete Struktur an: Artikelgruppen bündeln zusammengehörige Artikel (z. B. „Getränke", „Speisen", „Bäckerei") und sind die Grundlage für Berichte und die spätere Bonieroberfläche.

→ Details: Artikelgruppen

Schritt 3 — Artikel anlegen

Erfassen Sie Ihre Produkte als Artikel — Name, Preis, Steuersatz, Artikelgruppe und ggf. Druckgruppe. Sie können Artikel einzeln anlegen oder über die Importfunktion in größerer Zahl übernehmen.

→ Details: Artikel

Schritt 4 — Artikel auf der Bonieroberfläche organisieren

Über die Darstellung legen Sie pro Artikel fest, wie er auf der Bonieroberfläche der Kassa erscheint: Position, Farbe, Schriftgröße, Bild, Sichtbarkeit pro Bonieroberfläche. Auf diese Weise gestalten Sie ein effizientes Tasten-Layout für Ihren Betrieb.

→ Details: Darstellung

Schritt 5 — FinanzOnline-Anbindung einrichten (Österreich)

Die Anbindung läuft in drei Sub-Schritten:

Webservice-Benutzer in FinanzOnline anlegen — geschieht im FinanzOnline-Portal selbst, nicht im bessa Manager. Anleitung: FinanzOnline Anbindung – Webservice-Benutzer erstellen.
Zugangsdaten in den Stammdaten hinterlegen — im Manager unter Stammdaten → Unternehmen tragen Sie die Webservice-Zugangsdaten und die Kassen-/Steuernummer ein. Details: Unternehmen.
Anbindung aktivieren — der Manager testet die Verbindung; danach steht die Auto-Registrierung beim Startbeleg (Schritt 8) zur Verfügung.

→ Übersicht zur Fiskalisierung: Fiskalisierung in Österreich

Schritt 6 — Kassen-App installieren und an der Kassa anmelden

Die bessa-Kassa-App wird auf jedem Kassengerät separat installiert:

All-in-One-Kassengerät: App ist in der Regel ab Werk vorinstalliert — Schritt überspringen.
Eigenes Android-Tablet oder -Smartphone: Im Google Play Store nach bessa Kassa suchen und auf Installieren tippen.
Spezialgerät (z. B. SUNMI, Imin): App-Bezugsquelle aus dem geräte-integrierten App-Store; im Zweifelsfall klärt das Ihr Kassenhändler.

Öffnen Sie anschließend die App, geben Sie Benutzername und Passwort ein und bestätigen Sie mit Anmelden. Nach der ersten erfolgreichen Anmeldung lädt die App Ihre Stammdaten (Artikel, Artikelgruppen, Steuersätze, Zahlarten, Bonieroberflächen, Räume, Tische, Benutzer, Geräteeinstellungen) im Hintergrund vom Server herunter — je nach Datenmenge wenige Sekunden bis ein paar Minuten.

Solange die Stammdaten-Synchronisation läuft, kann die Bonieroberfläche unvollständig erscheinen. Warten Sie den ersten Abgleich ab, bevor Sie die Kassa produktiv einsetzen.

bessa hält die Daten kontinuierlich aktuell: Stammdaten alle 5 Minuten, Transaktionsdaten jede Minute. Während der Einrichtung können Sie Änderungen sofort sichtbar machen über Menü → Einstellungen → Jetzt synchronisieren.

Bei Multi-Kassa-Setups erfolgt die Zuweisung von Hauptkassa und Nebenterminals im Manager unter Standortverwaltung → Kassen. Auf jedem Gerät wird die App separat installiert und mit demselben Benutzer-Login verbunden.

→ Passwort zurücksetzen: Passwort vergessen

Schritt 7 — Drucker einstellen

Konfigurieren Sie Ihren Bondrucker in der Kassa: Druckermodell auswählen, Verbindung (Netzwerk/USB/Bluetooth) testen, Druckbereiche zuordnen (z. B. Bondrucker für Belege, Kitchen-Drucker für Bestellungen). Die Konfiguration ist je nach Hardware-Hersteller unterschiedlich.

→ Details: Druckerunterstützung

Schritt 8 — Startbeleg erstellen und Kassenregistrierung

Der Startbeleg ist der RKSV-pflichtige erste Beleg jeder neu in Betrieb genommenen Kassa. Er aktiviert die Signatursicherung und meldet die Kassa bei FinanzOnline an.

Mit FinanzOnline-Anbindung (Schritt 5 abgeschlossen):

Erstellen Sie den Startbeleg an der Kassa (Funktion Startbeleg erstellen).
Die Registrierung läuft automatisch über die FinanzOnline-Anbindung.
Wichtig: Prüfen Sie anschließend im bessa Manager den Registrierungsstatus der Kassa. Erst wenn dort registriert steht, ist die Kassa RKSV-konform in Betrieb. Bleibt der Status auf ausstehend oder fehlgeschlagen, liegt meistens ein Tippfehler in den Zugangsdaten (Schritt 5b) oder ein Berechtigungsproblem des Webservice-Benutzers vor.

Ohne FinanzOnline-Anbindung:

Erstellen Sie den Startbeleg an der Kassa.
Übermitteln Sie den Startbeleg Ihrem Steuerberater (PDF oder ausgedruckt). Der Steuerberater übernimmt die manuelle Registrierung der Kassa bei FinanzOnline.
Sobald der Steuerberater die Registrierung bestätigt, ist die Kassa einsatzbereit.

→ Details: Startbeleg erstellen und Kassenregistrierung

Schritt 9 — Ersten Tag starten

Beim ersten Login an der Kassa nach abgeschlossener Konfiguration startet der erste Buchungstag automatisch. Ab diesem Zeitpunkt verwaltet bessa die Tagesabschlüsse automatisch — vorausgesetzt, in der Kassen-Konfiguration ist der automatische Kassenabschluss aktiviert. Die Konfiguration legen Sie im Manager fest.

→ Konfiguration: Kassenabschluss der Kassa konfigurieren

Schritt 10 — Arbeiten und Buchen

Ihre Kassa ist jetzt einsatzbereit. Im Tagesgeschäft:

Tippen Sie Artikel über die Bonieroberfläche an — sie wandern in den aktuellen Bon.
Wählen Sie eine Bezahlart und schließen Sie den Bon ab. Der Beleg wird gedruckt (oder digital ausgegeben).
Stornos erzeugen einen Gegenbeleg — Belege werden nicht gelöscht, sondern fiskalkonform durch ein Storno ausgeglichen.

Detaillierte Bedienungs-Anleitungen für das Tagesgeschäft (Tische, Splitting, Aufträge, Trinkgeld) entstehen iterativ in eigenen Help-Pages und werden hier ergänzt.

Schritt 11 — Berichte und Kassenabschluss prüfen

Am Ende des ersten Tages — oder jederzeit dazwischen — prüfen Sie im Manager das Berichtswesen: Tagesumsatz, Verkäufe je Artikelgruppe, Mitarbeiter-Buchungen, Steuerübersicht. Den Kassenabschluss können Sie zusätzlich direkt an der Kassa einsehen.

→ Manager-Berichte: Berichtswesen → An der Kassa: Kassenabschluss

Häufig gestellte Fragen

Was passiert, wenn ich noch keinen FinanzOnline-Webservice-Benutzer habe? Sie können die Einrichtung trotzdem abschließen. Der Startbeleg wird dann an der Kassa erstellt, und Ihr Steuerberater übernimmt die manuelle Registrierung bei FinanzOnline (siehe Schritt 8, Pfad „Ohne FinanzOnline-Anbindung").

Was, wenn der Startbeleg-Status im Manager nicht auf „registriert" wechselt? Prüfen Sie zuerst die Zugangsdaten unter Stammdaten → Unternehmen (Schritt 5b) — Tippfehler in Benutzername, Passwort oder Teilnehmer-/Steuernummer sind die häufigste Ursache. Wenn die Daten korrekt sind, prüfen Sie die Berechtigungen des Webservice-Benutzers in FinanzOnline.

Brauche ich einen Steuerberater für die initiale Registrierung? Nur dann, wenn Sie keine FinanzOnline-Anbindung in bessa eingerichtet haben. Mit FinanzOnline-Anbindung läuft die Registrierung automatisch.

Kann ich die Reihenfolge der Schritte ändern? Stammdaten (Artikelgruppen, Artikel, Darstellung) können Sie auch nach der Inbetriebnahme erweitern. Die FinanzOnline-Anbindung sollte aber vor dem Startbeleg eingerichtet sein, sonst läuft die Registrierung manuell über den Steuerberater.

Troubleshooting

Drucker druckt nicht. Prüfen Sie Hardware-Verbindung und Druckermodell-Konfiguration in der Kassa. Modell-spezifische Anleitungen finden Sie unter Druckerunterstützung.

Artikel taucht nicht auf der Bonieroberfläche auf. Der Artikel ist meist nur einer bestimmten Bonieroberfläche zugewiesen oder hat keine Position. Prüfen Sie unter Darstellung, auf welche Bonieroberflächen der Artikel sichtbar gestellt ist.

Startbeleg-Registrierung schlägt fehl. Siehe FAQ oben — meistens ein Datenfehler in den FinanzOnline-Zugangsdaten. Detaillierte Fehlerbehebung: Startbeleg erstellen und Kassenregistrierung.

Kassenabschluss zeigt unerwartete Werte. Im Berichtswesen finden Sie die Aufschlüsselung pro Artikel, Bezahlart und Mitarbeiter — damit lässt sich die Differenz meistens lokalisieren.