Artikel

In der Artikelverwaltung erstellen, bearbeiten und verwalten Sie alle Produkte und Dienstleistungen, die Sie über die bessa Kassa verkaufen möchten. Die Artikel bilden das Herzstück Ihres Kassensystems und sind die Grundlage für Bonierung, Rechnungsstellung und Auswertungen.

Artikelübersicht

Die Artikelverwaltung finden Sie im bessa Manager unter Artikelverwaltung > Artikel. Die Ansicht ist in zwei Bereiche unterteilt:

Artikelgruppen-Sidebar (links): Hier werden alle Artikelgruppen angezeigt. Klicken Sie auf eine Gruppe, um die zugehörigen Artikel zu filtern. Die aktuell ausgewählte Gruppe wird farblich hervorgehoben.

Artikeltabelle (rechts): Zeigt alle Artikel der ausgewählten Gruppe mit folgenden Spalten:

• Bezeichnung

• Produkt # (Produktnummer/Strichcode)

• Steuer (Steuersatz)

• Preis (Brutto-Verkaufspreis)

• Kosten (Netto-Einkaufspreis)

• DB (Deckungsbeitrag)

Alle Spalten sind sortierbar. Über das Suchfeld können Sie gezielt nach Artikeln innerhalb der ausgewählten Artikelgruppe suchen. Welche Spalten erscheinen und in welcher Reihenfolge, stellen Sie selbst zusammen – siehe Listen anpassen.

Abweichungen von der Artikelgruppe

Weicht der Wert eines Artikels von der Vorgabe seiner Artikelgruppe ab, wird die betreffende Zelle dezent eingefärbt. Beim Überfahren mit der Maus erscheint der Hinweis „Weicht von der Artikelgruppe ab". Betroffen sind die Spalten Gang, Steuer und Online-Bestellungen.

Die Hervorhebung erscheint nur, wenn die jeweilige Spalte eingeblendet ist. So sehen Sie auf einen Blick, welche Artikel bewusst aus der Reihe fallen – und welche versehentlich.

Fallback-Artikel

Warengruppen vom Typ System enthalten die Fallback-Artikel. Diese sind geschützt:

• Sie lassen sich nicht löschen und nicht in eine andere Warengruppe verschieben.

• Ein bestehender Fallback-Artikel lässt sich zwar öffnen, alle Felder sind aber gesperrt und ein Speichern ist nicht möglich.

• Neue Artikel in einer System-Warengruppe anzulegen bleibt möglich.

Artikel anlegen

Um einen neuen Artikel zu erstellen:

1. Navigieren Sie zu Artikelverwaltung > Artikel

2. Wählen Sie die gewünschte [Artikelgruppe|Artikelgruppen] in der linken Sidebar

3. Klicken Sie auf den grünen Button + Neuer Artikel

4. Füllen Sie die Artikeldaten in den verschiedenen Tabs aus

5. Klicken Sie auf Speichern

Basisdaten

Die Basisdaten enthalten die wichtigsten Informationen zu Ihrem Artikel:

Typ: Legt die Art des Artikels fest. Je nach Typ verhält sich der Artikel unterschiedlich im System. Detaillierte Informationen finden Sie unter Artikeltypen.

Name: Bezeichnung des Artikels, wie er auf Bons und Rechnungen erscheint.

Produktnummer: Optionale Zeichenkette für Strichcodes (EAN, GTIN). Diese kann mittels Barcode-Scanner eingelesen werden, um den Artikel automatisch zu verbuchen. bessa unterstützt den österreichischen GS1 Standard für Artikelidentifikation (HPID), der variable Preise oder Mengen (z.B. für Waagprodukte) im Strichcode integrieren kann. HPID bietet 5 Stellen für die Artikelnummer.

Artikelgruppe: Ordnet den Artikel einer Artikelgruppe zu.

Netto Preis / Brutto Preis: Verkaufspreise des Artikels. Bei Änderung eines Wertes wird der andere automatisch basierend auf dem Steuersatz berechnet.

Steuersatz: Der anzuwendende Umsatzsteuersatz (z.B. 10%, 20%). Er entspricht dem Steuersatz der Artikelgruppe. Nur in Deutschland kann ein Artikel in einer Preisebene einen abweichenden Steuersatz haben. Die verfügbaren Steuersätze werden unter Stammdaten > Steuerarten verwaltet.

Kosten (netto): Einkaufspreis des Artikels zur Berechnung des Deckungsbeitrags.

Deckungsbeitrag: Wird automatisch aus Verkaufspreis und Kosten berechnet.

Freipreis: Wenn aktiviert, wird beim Buchen des Artikels nach dem Preis gefragt. Das Eingabefeld ist mit dem Standardpreis vorausgefüllt. Praktisch für Artikel mit variablen Preisen.

Freiertext: Wenn aktiviert, wird beim Buchen nach dem Artikelnamen gefragt. Das Eingabefeld ist mit dem Standardnamen vorausgefüllt. Praktisch für individuelle Beschreibungen, z.B. „Zahlung zu Rechnung: 12345".

Mengentyp: Bestimmt, wie Mengen erfasst werden:

• Einfach: Ganze Mengen (1, 2, 3 Stück) – Standard für die meisten Artikel

• Bruchteil: Anteilige Mengen, z. B. für Waagartikel oder für Strecken und Zeiten wie Kilometer oder Minuten. Beim Buchen wird immer nach der Menge gefragt oder diese von einer verbundenen Waage gelesen.

Mengeneinheit: Optionale Angabe der Einheit (z.B. „kg", „Stk", „Liter", „km"). Auf dem Beleg steht die Menge mit dieser Einheit, z. B. „12,5 km", und der Preis je Einheit.

Verpackungsgewicht: Gewicht der Verpackung, relevant für Waagartikel.

Anzeige

Diese Einstellungen beeinflussen die Darstellung auf der Bonieroberfläche, nicht aber den Ausdruck auf Bons oder Rechnungen.

Anzeige Name: Optionaler kürzerer Name für die Bonieroberfläche. Ein Leerzeichen erzwingt einen Zeilenumbruch auf dem Button.

Gang: Ordnet den Artikel einem Gang zu:

• Kein Gang: Der Gang kann beim Buchen frei gewählt werden

• Spezifischer Gang: Dieser Gang wird vorausgewählt, kann beim Buchen aber überschrieben werden

Bearbeitungszeit (in Sekunden): Durchschnittliche Zubereitungszeit des Artikels in Sekunden. Wenn gesetzt, staffelt der Bestellmonitor die Anzeige so, dass alle Artikel eines Ganges möglichst gleichzeitig fertig werden:

• Leer (Standard): Keine Bearbeitungszeit hinterlegt — der Artikel wird sofort nach Buchung angezeigt

• Wert in Sekunden: Der Artikel wird so getaktet angezeigt, dass er zusammen mit den übrigen Artikeln seines Ganges fertig wird

Eine Obergrenze pro Gang lässt sich über das Feld Max. Bearbeitungszeit konfigurieren.

Ob der hinterlegte Wert zu den tatsächlich gemessenen Zeiten passt, zeigen die Berichte Bearbeitungszeit/Zeit und Bearbeitungszeit/Tag. Dort lässt sich der Wert auch direkt korrigieren — siehe Bearbeitungszeiten kontrollieren und korrigieren.

Nur Benutzergruppe: Schränkt ein, wer den Artikel buchen darf:

• Alle: Jeder Benutzer kann den Artikel buchen (Standard)

• Spezifische Benutzerrolle: Nur Benutzer dieser Rolle können den Artikel buchen (z.B. VIP-Artikel nur für Chef oder Hauptkellner)

Artikelbild: Laden Sie ein Produktbild hoch, das auf der Bonieroberfläche unter dem Artikelnamen angezeigt wird. Ziehen Sie das Bild per Drag-and-Drop in den Bereich oder klicken Sie zum Auswählen.

Artikeloptionen

Hier fügen Sie zuvor angelegte Artikeloptionen zum Artikel hinzu. Artikeloptionen ermöglichen Zusatzauswahlen beim Buchen, z.B. Beilagen, Zubereitungsarten oder Extras.

Geben Sie den Namen der Artikeloption im Suchfeld ein und bestätigen Sie mit Enter. Die hinzugefügten Optionen werden in einer Tabelle angezeigt und können dort auch wieder entfernt werden.

Preisebenen

Hier definieren Sie unterschiedliche Preise für verschiedene Preisebenen, z.B. für Vor-Ort, Abholung oder Lieferung.

Für jede Preisebene können Sie individuell festlegen:

• Netto Preis

• Steuersatz

• Brutto Preis

• Deckungsbeitrag

Klicken Sie auf + Preisebene hinzufügen, um eine weitere Preisebene zuzuweisen. Über das Löschen-Symbol können Sie eine Preisebene wieder entfernen.

Weitere Informationen: Preisebenen bei Artikeln zuweisen | Preisebenen

Konfiguration

Type: Spezielle Konfiguration für Hardware-Steuerung:

• Keiner: Keine spezielle Konfiguration (Standard)

• Zeitgesteuertes Relais: Steuert ein über USB angeschlossenes Relais für eine vorgegebene Zeit in Sekunden an. Bei Auswahl von „Zeitgesteuertes Relais" erscheint ein Eingabefeld für die Zeit in Sekunden. Anwendungsfälle: Kühlschrankschloss, E-Ladestation, Tür/Drehkreuz

Verzögerung (in Sekunden): Schiebt die Anzeige des Artikels am Bestellmonitor um diese Zeit nach hinten. Die Bestellung selbst ist sofort gebucht — nur das Board zeigt den Artikel später. Anwendungsfall: Die Suppe geht sofort raus, das Schnitzel daneben soll erst zehn Minuten später starten.

• Leer oder 0 (Standard): Keine Verzögerung — der Artikel wird nach den Regeln der Bearbeitungszeit angezeigt

• Wert in Sekunden: Der Artikel erscheint um diese Zeit später

Lagerverwaltung

Hier verwalten Sie den Lagerbestand des Artikels und verknüpfen ihn optional mit einem Hauptartikel für die Rezepturverwaltung.

Ausführliche Informationen finden Sie unter Artikel für die Lagerverwaltung einrichten.

Lagerstandsverwaltung: Aktiviert die Bestandsführung für diesen Artikel.

Hauptartikel wählen: Verknüpft den Artikel mit einem übergeordneten Lagerartikel (z.B. 1/8 Wein zur Weinflasche oder Espresso-Portion zur Kaffee-Packung).

Mengeninhalt: Gibt an, welche Menge des Hauptartikels bei Buchung abgezogen wird. Beispiele:

• Weinflasche: 0,75 L | 1/8 Wein: 0,125 L

• Kaffee-Packung: 1,0 kg | Portion Kaffee: 0,008 kg (8g)

Lagerbestände: Zeigt die aktuellen Bestände pro Lager an. Über die Aktionsbuttons können Sie:

• Bestandsinformationen anzeigen

• Bestandshistorie einsehen

• Bestand erhöhen oder reduzieren

• Inventur durchführen

Weitere Informationen: Lagerverwaltung

Online-Bestellungen

Online-Bestellungen: Wenn aktiviert, steht der Artikel für bessa Bestellungen und Lieferdienste zur Verfügung. Damit ein Artikel online bestellt werden kann, muss er außerdem auf einer Bonieroberfläche platziert sein.

Sobald der Artikel mit bessa synchronisiert ist, zeigt der Tab die Angaben, die Gäste in der bessa App und im Webshop sehen. Bis dahin steht dort ein Hinweis, dass der Artikel noch nicht synchronisiert ist.

• Bild (Online): das Artikelbild in App und Webshop.

• Name in der App: der Name, den Gäste in App und Webshop sehen.

• Beschreibung: ein beschreibender Text zum Artikel, z. B. „Knuspriges Hähnchenfilet mit Salat, Tomaten, Zwiebeln und hausgemachter Sauce“ (bis 256 Zeichen).

• Allergene: die Allergenangaben des Artikels.

• Nährwertangaben: nur in den zusätzlich angelegten Sprachen.

Über die Sprachauswahl übersetzen Sie Name, Beschreibung und Allergene. Unter Online Einstellungen legen Sie zusätzlich Treuepunkte, Mindestbestellmenge, Schanken-PLU und eine Bestandsverwaltung mit Verfügbarer Menge fest. Die Felder im Einzelnen beschreibt bessa Manager → Artikel.

Artikel bearbeiten

Um einen bestehenden Artikel zu bearbeiten:

1. Suchen Sie den Artikel in der Tabelle

2. Klicken Sie auf das Stift-Symbol in der Zeile des Artikels

3. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen in den Tabs vor

4. Klicken Sie auf Speichern

Artikel löschen

Um einen Artikel zu löschen:

1. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü (⋮) in der Zeile des Artikels

2. Wählen Sie Artikel löschen

3. Bestätigen Sie den Löschvorgang im erscheinenden Dialog

Artikel in Gruppe verschieben

Um einen Artikel in eine andere Artikelgruppe zu verschieben:

1. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü (⋮) in der Zeile des Artikels

2. Wählen Sie In Gruppe verschieben

3. Wählen Sie die Ziel-Artikelgruppe aus

4. Bestätigen Sie die Verschiebung

Etikett drucken

Sie können Artikeletiketten mit Produktinformationen und EAN-Strichcode drucken:

1. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü (⋮) in der Zeile des Artikels

2. Wählen Sie Etikett drucken

3. Ein PDF-Download wird gestartet

Das Etikett enthält:

• Produktnummer (EAN als Strichcode)

• Artikelname

• Preis

Import und Export

Über den Button Artikel verwalten in der Aktionsleiste laden Sie eine Vorlage herunter, importieren Artikel aus einer CSV-Datei oder exportieren Ihren Artikelstamm. Der Import legt neue Artikel an oder aktualisiert bestehende und schreibt wahlweise den Stammpreis oder die Preise einer Preisebene.

Aufbau der Datei, alle Import-Einstellungen und die Regeln für Steuersätze in Österreich und Deutschland beschreibt Artikel importieren und exportieren.

Verwandte Themen

• Artikeltypen
• Artikel für die Lagerverwaltung einrichten
• Preisebenen bei Artikeln zuweisen
• Artikel importieren und exportieren
• Artikelgruppen
• Artikeloptionen
• Preisebenen
• Gänge
• Darstellung
• Lagerverwaltung

FAQ

Warum erscheint mein neuer Artikel nicht auf der Kassa? Artikel müssen auf einer Bonieroberfläche platziert werden, um auf der Kassa sichtbar zu sein. Gehen Sie zu Artikelverwaltung > Bonieroberflächen und fügen Sie den Artikel zur gewünschten Oberfläche hinzu.

Kann ich Artikel per Barcode-Scanner erfassen? Ja. Hinterlegen Sie die Produktnummer (EAN/GTIN) im Feld „Produktnummer" des Artikels. Der Scanner liest den Code und bucht den Artikel automatisch. Welche Einstellungen der Scanner dafür braucht, steht unter Barcode- und NFC-Scanner einrichten.

Kann ich Etiketten einer Waage scannen? Ja, wenn die Waage EAN-13-Strichcodes im GS1-Format druckt. Die Kassa wertet die Präfixe 21 und 27 (Gewicht in kg), 22 und 23 (Preis) sowie 28 (Menge) aus. Die fünfstellige Artikelnummer im Strichcode muss der Produktnummer des Artikels entsprechen; für Gewichtsetiketten stellen Sie den Mengentyp auf Bruchteil. Eine direkte Anbindung einer Waage an die Kassa gibt es nicht.

Wo hinterlege ich eine Artikelbeschreibung, z. B. die Zutaten eines Burgers? Im Tab Online-Bestellungen des Artikels im Feld Beschreibung, siehe Online-Bestellungen. Die Beschreibung erscheint in der bessa App und im Webshop, nicht auf dem Beleg.

Was ist der Unterschied zwischen Freipreis und Preisebenen? Freipreis fragt bei jeder Buchung nach dem Preis. Preisebenen definieren feste Preise für bestimmte Szenarien (z.B. Vor-Ort vs. Abholung), die automatisch je nach Bestelltyp angewendet werden.

Wie kann ich den Lagerbestand mehrerer Artikel gleichzeitig anpassen? Nicht über den Artikelimport – er schaltet nur die Lagerverwaltung eines Artikels ein oder aus, Bestände ändert er nicht. Bestände pflegen Sie in der Lagerverwaltung.