Kassenabschluss | Dokumentation

Um Rechnungen buchen zu können, muss ein aktiver Tag vorhanden sein. Dieser Tag fasst alle Rechnungen zu einer Einheit zusammen, aus der am Ende der Kassenabschluss entsteht. Ein Tag muss nicht von 00:00 bis 24:00 laufen — er sollte sich an Ihren Öffnungszeiten orientieren.

Den Tag verwalten

Öffnen Sie Menü → Berichtswesen → Kassenabschluss. Dort sehen Sie den aktuellen Status des Tages, starten einen neuen Tag oder schließen den laufenden ab.

Ob gerade ein Tag läuft, sehen Sie schon vorher: Auf dem Willkommensbildschirm und im Kopf des Menüs steht Tag aktiv, Tag abgelaufen oder Kein aktiver Tag.

Die Geldzählung

Beim Abschluss zählen Sie Ihren Barbestand. Die Geldzählung führt jede Stückelung einzeln auf — vom 500-Euro-Schein bis zum 1-Cent-Stück. Sie tragen je Stückelung die Anzahl ein, die Kassa rechnet den Wert und die Summe mit.

Kommentar zur Zählung

Über dem Speichern-Bereich liegt ein Feld Kommentar. Was Sie dort eintragen, bleibt an der Zählung hängen: Es erscheint im Kassabuch, im Kassabuch-Bericht und auf dem Beleg des Eintrags.

Nutzen Sie es für alles, was die Zahl allein nicht erklärt — „Wechselgeld aus dem Tresor ergänzt", „Lade war offen", „Zählung durch zweite Person geprüft".

Der Kommentar wird zusammen mit der Kennung des Kassentags gespeichert. Deshalb ist seine Länge begrenzt — fassen Sie sich kurz, der Platz reicht für einen Satz.

Fehlbetrag oder Überschuss

Weicht die gezählte Summe vom erwarteten Barbestand ab, meldet die Kassa einen Fehlbetrag oder Überschuss und bietet an, die Differenz zu begleichen. Der Bestätigungsdialog enthält ebenfalls ein Kommentarfeld — für den Ausgleichsbuchung-Eintrag.

Nutzen Sie es. Eine Differenz, die nur als Zahl im Kassabuch steht, lässt sich Wochen später nicht mehr erklären. Ein Satz dazu macht aus einer offenen Frage einen dokumentierten Vorgang.

Der Dialog bleibt geöffnet, bis die Ausgleichsbuchung tatsächlich gespeichert ist. Schlägt das fehl, bleiben Ihr Kommentar und eine Fehlermeldung stehen — die Eingabe geht nicht verloren.

Die Differenz wird nur angezeigt, wenn Ihre Benutzerrolle die Berechtigung für Berichte hat. Ohne sie schließen Sie den Tag ab, ohne die Abweichung zu sehen — und es gibt dann auch nichts zu kommentieren.

Der Abschlussbeleg

Nach dem Abschluss druckt die Kassa den Abschlussbeleg mit einer Übersicht des Zeitraums und der darin getätigten Umsätze. Verwahren Sie ihn sicher in Ihren Unterlagen und übermitteln Sie ihn gegebenenfalls an Ihre Steuerberatung.

Zum Kassabuch-Abschnitt des Belegs gehört seit Version 6.1.0 die Zählliste. Sie steht direkt hinter dem Kassabuch-Saldo und ist wie die Geldzählung selbst aufgebaut:

Jede gezählte Stückelung als eigene Zeile — vom größten Schein bis zur kleinsten Münze, jeweils mit Anzahl und Wert.
Darunter die Summe der Zählung.

Damit ist auf dem Papier nachvollziehbar, wie der Barbestand zustande kam, und nicht nur, wie hoch er war.

Gezählte Stückelungen mit der Anzahl 0 erscheinen nicht — die Liste enthält, was tatsächlich in der Lade war.

Monats- und Jahresabschluss

Monats- und Jahresabschlüsse entsprechen den Tagesabschlüssen des letzten Tages des Monats bzw. des Jahres. Ein zusätzlicher Abschluss ist nicht nötig.

Da ein Abschluss nur die Umsätze seines eigenen Tages listet, nutzen Sie für eine Auswertung über längere Zeiträume Menü → Berichtswesen → Berichte.