Kunden an der Kassa | Dokumentation

Die Kassa kann Bons mit konkreten Kunden verknüpfen — entweder einmalig (nur für die aktuelle Rechnung) oder dauerhaft im Rahmen einer Kundenverwaltung. Mit Kundenverwaltung lassen sich Kunden zentral anlegen, mehrere Adressen pro Kunde pflegen, Sammelbestellungen führen und DSGVO-Einwilligungen drucken.

Modul-Verhalten:

Ohne Modul Kundenverwaltung steht nur die einmalige Eingabe von Kundendaten auf einer Rechnung zur Verfügung — die Daten werden mit dem Bon gespeichert, lassen sich aber nicht wiederverwenden.
Mit Modul Kundenverwaltung erscheint der Menüeintrag Kunden mit vollem Lifecycle (anlegen, bearbeiten, mehrere Adressen, Bon verknüpfen).
Zusätzlich mit Modul Gutscheinverwaltung wird beim Anlegen eines neuen Kunden automatisch ein DSGVO-Einwilligungsformular gedruckt.

Kunden anlegen und bearbeiten

Mit aktivem Modul Kundenverwaltung öffnen Sie den Menüpunkt Kunden. In der Liste können Sie Kunden anlegen, bearbeiten und löschen.

Jedem Kunden lassen sich mehrere Adressen zuordnen. Über das Stern-Symbol ★ markieren Sie eine Adresse als primäre Adresse.

Die primäre Adresse wird beim Verknüpfen eines Bons mit dem Kunden automatisch vorausgewählt — das beschleunigt den Arbeitsablauf, falls die Mehrheit der Bonierungen auf die Hauptadresse läuft.

Preisebene

Jedem Kunden lässt sich eine Preisebene zuweisen. Wird ein Bon mit diesem Kunden verknüpft, rechnet die Bestellung ab diesem Moment mit den Preisen dieser Ebene — unabhängig davon, welche Preisebene an der Kassa gerade aktiv ist. Typischer Anwendungsfall: ein Stammkunde oder Firmenkunde, für den dauerhaft eine eigene Preisliste gilt.

Im Kundenformular wählen Sie dazu im Feld Preisebene die gewünschte Ebene oder Keine. In den Kundendetails wird die zugewiesene Preisebene mit ihrem Namen angezeigt.

Was beim Verknüpfen passiert

Die noch offenen Positionen werden neu bepreist. Alle Artikel, die im Warenkorb stehen und noch nicht auf einen Tisch oder eine Rechnung gebucht sind, wechseln auf den Preis der Kunden-Preisebene — einschließlich der Zusätze aus Artikeloptionen. Bereits gebuchte Artikel behalten ihren Preis.
Die Konsumationsart wechselt mit. Jede Preisebene gehört zu einer Konsumationsart. Mit der Preisebene des Kunden übernimmt die Bestellung auch deren Konsumationsart — das kann den Steuersatz verändern.
Neu gebuchte Artikel rechnen ab sofort ebenfalls auf dieser Preisebene.

Hat ein Artikel auf der Preisebene keinen eigenen Preis hinterlegt, greift die Kassa auf den Preis der Konsumationsart zurück und, falls auch dieser fehlt, auf den Standardpreis des Artikels.

Artikel mit freier Preiseingabe, deren Preis Sie abweichend vom Standardpreis eingetippt haben, bleiben unangetastet — eine manuelle Preiseingabe wird nie überschrieben.

Verhältnis zur Zeitsteuerung an der Kassa

Preisebenen lassen sich an der Kassa zeitlich steuern, etwa eine Happy Hour von 17:00 bis 19:00 Uhr — siehe Preisebenen auf der Kassa einrichten. Die Preisebene eines Kunden ist davon ausgenommen:

Sie gilt auch dann, wenn diese Preisebene an der Kassa gerade nicht aktiv oder überhaupt nicht freigegeben ist.
Sie wird nicht automatisch zurückgesetzt, wenn ihr Zeitfenster endet.

Sie können jederzeit manuell auf eine andere Preisebene wechseln — Ihre Auswahl an der Kassa hat Vorrang.

Entfernen Sie den Kunden wieder von der Bestellung, werden die Preise nicht automatisch zurückgesetzt. Wechseln Sie die Preisebene in diesem Fall manuell an der Kassa.

Preisebene oder Rabattgruppe?

Beide wirken auf den Endbetrag, aber auf unterschiedlichem Weg:

	Preisebene	Rabattgruppe
Wirkung	tauscht den Preis des Artikels aus	zieht einen Nachlass vom Preis ab
Auf dem Bon	erscheint als regulärer Preis	wird separat als Rabatt ausgewiesen
Gepflegt unter	Artikelverwaltung > Preisebenen, Preise am Artikel	Artikelverwaltung > Rabattgruppen

Beides ist gleichzeitig möglich. Ist einem Kunden sowohl eine Preisebene als auch eine Rabattgruppe zugewiesen, gilt zuerst der Preis der Preisebene, und der Rabatt der Gruppe wird davon abgezogen.

Die Zuweisung einer Preisebene am Kunden setzt bessa Kassa ab Version 6.0 voraus. Die Preisebenen selbst werden im bessa Manager angelegt — an der Kassa lassen sie sich nur auswählen.

Rabatt und Rabattgruppe

Jedem Kunden kann ein dauerhafter Rabatt hinterlegt werden, der beim Verknüpfen eines Bons automatisch angewendet wird. Es gibt zwei Varianten:

Rabatt (%) — der individuelle Standard-Rabatt dieses Kunden, direkt im Kundenformular eingetippt.
Rabattgruppe — ein wiederverwendbarer Rabatt, der im bessa Manager zentral gepflegt wird und für viele Kunden gilt (prozentual oder als fixer Betrag). Ändert sich die Rabatthöhe, wird sie einmal in der Gruppe geändert und wirkt für alle zugewiesenen Kunden.

Im Kundenformular wählen Sie dazu im Feld Rabattgruppe die gewünschte Gruppe oder Keine Rabattgruppe. Sobald eine Gruppe gewählt ist, wird das Feld Rabatt (%) auf 0 gesetzt und gesperrt — die Rabatthöhe kommt dann ausschließlich aus der Gruppe. Wählen Sie Keine Rabattgruppe, ist das Feld wieder bearbeitbar.

In den Kundendetails wird der wirksame Rabatt angezeigt: bei einer Gruppe der Gruppenname samt Rabatt (z. B. „Stammkunden (10 %)"), sonst der Prozentwert des Standard-Rabatts.

Rabattgruppen setzen bessa Kassa ab Version 6.1 voraus. Sie werden ausschließlich im bessa Manager angelegt und geändert — an der Kassa lassen sie sich nur auswählen. Wie Sie Gruppen anlegen, beschreibt Rabattgruppen.

Wie der Rabatt beim Bonieren und Bezahlen verrechnet wird, beschreibt Rabatte anwenden.

DSGVO-Einwilligung

Sobald personenbezogene Kundendaten verarbeitet werden, brauchen Sie eine entsprechende Einwilligung. bessa unterstützt Sie dabei mit einem standardisierten Formular.

Automatischer Druck: Mit Modul Gutscheinverwaltung wird das Einwilligungsformular automatisch gedruckt, sobald Sie einen neuen Kunden anlegen. Lassen Sie sich das Formular unterschreiben und bewahren Sie es auf.
Nachdruck: Im Optionsmenü der Kundendetails finden Sie den Eintrag DSGVO Einwilligung drucken, um das Formular jederzeit erneut zu drucken.

Für die rechtliche Einordnung und den Volltext einer Muster-Einwilligung beachten Sie die Muster-Datenschutzerklärung für Endkunden.

Bon mit einem Kunden verknüpfen

Wird ein Bon mit einem Kunden verknüpft, werden Kundenname und Anschrift auf die Rechnung gedruckt — wichtig für rechnungstechnische Vorgaben (z. B. Rechnungen über 400 € brutto in Österreich, B2B-Rechnungen mit UID-Nummer).

Buchen Sie wie gewohnt Artikel in den Warenkorb.
Öffnen Sie rechts oben das Optionsmenü und wählen Sie Kunde verknüpfen.
Suchen Sie den gewünschten Kunden in der Kundenliste und tippen Sie ihn an.
Wählen Sie gegebenenfalls eine abweichende Adresse (sonst wird die primäre Adresse verwendet).
Schließen Sie die Bestellung wie gewohnt ab — siehe Bestellung abschließen und bezahlen.

Ohne Modul Kundenverwaltung

Tippen Sie auf Kunde verknüpfen, öffnet sich direkt ein Eingabeformular für die Kundendaten. Diese werden einmalig auf der Rechnung hinterlegt und gedruckt, aber nicht in einer wiederverwendbaren Kundenliste gespeichert. Beim nächsten Bon müssen die Daten gegebenenfalls erneut eingegeben werden.