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Bestellung abschließen und bezahlen

Sobald alle Artikel im Warenkorb sind und etwaige Rabatte oder Gutscheine angewendet wurden, schließen Sie die Bestellung ab und führen die Bezahlung durch. Die Kassa erstellt automatisch die fiskalisierte Rechnung und druckt sie auf dem konfigurierten Bondrucker.

Zahlart auswählen

Tippen Sie unten links auf die aktuell vorausgewählte Zahlart (z. B. „BAR"). Es öffnet sich eine Liste aller im bessa Manager unter Zahlarten konfigurierten Zahlarten.

Welche Zahlarten zur Verfügung stehen, hängt vom Modulumfang und der konkreten Konfiguration ab. Typisch sind:

  • Bar

  • Kartenzahlung (über ein angebundenes Bezahlterminal)

  • Gutschein (mit Modul Gutscheinverwaltung — siehe kassa/gutscheine/)

  • Kundenkonto (mit Modul Sammelbestellungen — siehe Sammelbestellungen)

  • Zimmer (mit den Beherbergungs-Funktionen — Umbuchung auf eine eingecheckte Zimmerbuchung, siehe unten)

Bestellung bezahlen

Tippen Sie unten rechts auf Zahlen. Die Bestellung wird fiskalisch abgeschlossen, die Rechnung erstellt und auf dem Bondrucker ausgedruckt.

Im Anschluss erscheint eine neue, leere Bestellung auf dem Bildschirm — die Kassa ist sofort bereit für den nächsten Vorgang.

Retourgeld über den Ziffernblock berechnen

Zahlt der Gast bar mit einem größeren Schein, müssen Sie für das Retourgeld nicht in die Ansicht Aufteilen wechseln: Tippen Sie den gegebenen Betrag in den Ziffernblock und kassieren Sie anschließend mit Bar. Die Kassa übernimmt die Eingabe als gegebenen Betrag und berechnet daraus das Retourgeld.

  1. Ziffernblock einblenden — auf Tablets im Querformat über das Ziffernblock-Symbol in der Kopfzeile mit der Platzierung Als Spalte, auf Handgeräten und im Hochformat über den Ziffernblock-Tab.

  2. Gegebenen Betrag eintippen — z. B. 50 für einen 50-€-Schein; Dezimalstellen über die Punkt-Taste, z. B. 20.50.

  3. Bar kassieren — tippen Sie die Zahlart Bar in der Zahlungsleiste am unteren Bildschirmrand an.

Das Retourgeld erscheint anschließend in einem eigenen Dialog an der Kassa — auch dann, wenn die Digitale Rechnung nicht aktiviert ist. Zusätzlich wird es am Kundenbildschirm angezeigt, und auf dem Rechnungsbon stehen die Zeilen Gegeben und Retour.

Am Kundenbildschirm steht seit Version 6.1.0 über dem Retourgeld auch der Betrag, den der Gast übergeben hat — als Zeile Gegeben. Der Gast kann damit die eingetippte Summe prüfen, bevor er sein Retourgeld nimmt. Beide Zeilen erscheinen immer nur gemeinsam und nur, wenn es überhaupt ein Retourgeld gibt: Ohne Retourgeld wiederholt der übergebene Betrag lediglich die Summe.

Wie schon auf dem gedruckten Beleg gehen die drei Beträge nicht immer auf:

  • Ein Trinkgeld wird nicht eigens ausgewiesen. Wurde eines gegeben, ergibt Summe + Retourgeld nicht den übergebenen Betrag.

  • Bei einer geteilten Zahlung ist Gegeben die Summe aller Zahlarten außer Gutschein, nicht der Baranteil allein.

Beachten Sie:

  • Übernommen werden nur Beträge ab dem zu zahlenden Betrag (inklusive Trinkgeld). Eine kleinere Eingabe wird ignoriert, die Zahlung läuft dann als gewöhnliche Barzahlung über den Gesamtbetrag — echte Teilbeträge erfassen Sie über Aufteilen (siehe unten).

  • Die Übernahme gilt nur für die manuelle Zahlart Bar. Barzahlungsautomaten und Kartenterminals melden gegebenen Betrag und Retourgeld selbst.

  • Eine Eingabe mit dem Mengen-Trennzeichen * (z. B. 3*2.50) ist eine Mengen- und Preisangabe und wird nicht als gegebener Betrag verwendet.

  • Steht im Ziffernblock noch eine Artikelnummer oder eine Menge, löschen Sie die Eingabe vor dem Kassieren — andernfalls kann sie als gegebener Betrag gelesen werden.

  • Auf Tablets im Querformat funktioniert die Übernahme nur in der Platzierung Als Spalte. In der Platzierung Über Warenkorb verdeckt der Ziffernblock die Zahlungsleiste, sobald etwas eingetippt ist.

  • Nach einer abgeschlossenen Zahlung wird die Eingabe automatisch verworfen. Schlägt eine Zahlung fehl, bleibt der Betrag für den nächsten Versuch stehen.

Die Betragsübernahme aus dem Ziffernblock steht ab bessa Kassa Version 6.0.8 zur Verfügung. In älteren Versionen ermitteln Sie das Retourgeld über Aufteilen.

Bezahlung auf mehrere Zahlarten aufteilen

Soll ein Bon teils bar und teils mit Karte beglichen werden, wählen Sie als Zahlart Aufteilen.

  1. Tippen Sie auf die Zahlart und wählen Sie Aufteilen.

  2. Geben Sie pro Zahlart den jeweiligen Teilbetrag ein.

  3. Bestätigen Sie mit Zahlen, sobald die Summe der Teilbeträge dem Bestellwert entspricht.

In der Ansicht Zahlungen eingeben sehen Sie dabei laufend drei Werte:

  • Summe — der zu zahlende Betrag der Bestellung.

  • Offener Betrag — was nach den bereits erfassten Zahlungen noch fehlt. Solange ein Restbetrag offen ist, zeigt die Zahlen-Schaltfläche diesen Betrag an; erst bei 0 wechselt sie auf Zahlen.

  • Retourgeld — was Sie herausgeben, sobald die erfassten Zahlungen die Summe übersteigen. Der Wert wird hervorgehoben, sobald er größer als 0 ist.

Für das Retourgeld erfassen Sie also einfach den gegebenen Betrag als Barzahlung: Bei einem Bon über 43,20 € und einer Bareingabe von 50,00 € weist die Kassa 6,80 € Retourgeld aus.

Wie ein Mehrbetrag verbucht wird, hängt von der Zahlart ab: Bei Bar wird er zu Retourgeld. Bei Zahlarten, die Trinkgeld zulassen (z. B. Kartenzahlung), wird der über den offenen Betrag hinausgehende Teil als Trinkgeld verbucht — siehe Trinkgeld.

Die einzelnen Teilbeträge werden auf dem Rechnungsbon einzeln ausgewiesen, gegebener Betrag und Retourgeld als Zeilen Gegeben und Retour.

Vorbereitete Zahlungen über eine Funktionstaste

Nimmt Ihr Betrieb regelmäßig Essensbons, Wertgutscheine oder andere fixe Teilbeträge entgegen, mussten Sie dafür bisher jedes Mal über Aufteilen gehen. Seit Version 6.1.0 erledigt das eine Kachel auf der Bonieroberfläche: eine Funktionstaste der Art Zahlung, auf der eine Zahlart und wahlweise ein Betrag hinterlegt sind.

Mit Betrag oder ohne — zwei verschiedene Dinge

Kachel

Was beim Tippen passiert

mit Betrag (fix oder anteilig)

Eine Zahlung wird vorgemerkt. Kassiert wird noch nicht

ohne Betrag

Der offene Rest wird sofort mit dieser Zahlart kassiert — zusammen mit allem, was bereits vorgemerkt ist

Beispiel Essensbon: Der Gast legt einen Essensbon über 10,00 € zu einem Bon über 24,60 €. Sie tippen die Kachel Essensbon 10 €. Im Warenkorb steht nun eine Zeile über −10,00 €, zu zahlen sind noch 14,60 €. Diese kassieren Sie ganz normal mit Bar oder Karte.

Die vorgemerkte Zahlung im Warenkorb

Eine vorgemerkte Zahlung ist eine eigene Zeile im Warenkorb und verhält sich wie ein Gutschein:

  • Sie lässt sich jederzeit wieder entfernen, solange nicht kassiert wurde.

  • Sie wird auf den offenen Wert gedeckelt. Ein vorgemerkter Betrag über 20,00 € auf einem Bon über 12,00 € zieht nur 12,00 €.

  • Sie geht vor dem Trinkgeld weg. Der noch zu kassierende Betrag sinkt sofort überall mit — im Warenkorb, in der Tischliste und im Bezahlbildschirm.

  • Sie erscheint auf der Rechnung als echte Zahlung auf ihrer eigenen Zahlart, nicht als Rabatt.

Der Bezahlbildschirm mit vorgemerkten Zahlungen

Sobald eine Zahlung auf etwas anderem als einem Gutschein vorgemerkt ist, treten die einzelnen Zahlart-Schaltflächen zurück. An ihrer Stelle steht eine Aktion Vorgemerkte Zahlungen buchen, die alle vorgemerkten Zahlungen gemeinsam bucht. Sie nennt deren Summe und, solange noch etwas fehlt, den offenen Rest als Noch offen: Betrag. Erst wenn der Bon vollständig gedeckt ist, lässt sie sich auslösen.

Der Gutschein ist die Ausnahme. Ist eine Zahlung auf einer Gutschein-Zahlart vorgemerkt, bleiben alle Zahlarten wie gewohnt stehen — genau für den Alltagsfall „Gutschein plus Rest in bar". Erst eine vorgemerkte Zahlung auf einer anderen Zahlart schaltet auf die gemeinsame Aktion um.

Zahlungen über ein Bezahlterminal

Für Terminal-Zahlarten gelten drei Regeln, weil ein Bon höchstens eine Terminal-Zahlung tragen kann:

  • Dieselbe Terminal-Zahlart erneut vormerken addiert den Betrag zur bereits vorgemerkten Zahlung.

  • Eine zweite, andere Terminal-Zahlart wird abgelehnt: Pro Bon kann nur eine Terminal-Zahlung kassiert werden. Entferne die vorgemerkte Terminal-Zahlung aus dem Warenkorb oder verwende dieselbe Zahlart.

  • Ein Terminal, dessen Anbindung an dieser Kassa nicht eingerichtet ist, lässt sich gar nicht vormerken: Das Terminal dieser Zahlart ist derzeit nicht verfügbar, die Zahlung kann daher nicht vorgemerkt werden.

Zahlarten, die keinen Teilbetrag tragen

Manche Zahlarten bewerten oder verschieben immer den ganzen Bon und können deshalb keinen vorgemerkten Anteil tragen:

  • Interne Buchungen — Eigenverbrauch, Einladung, Bruch, Personalessen (siehe Zahlarten).

  • Zimmer — die Umbuchung auf eine Zimmerbuchung, siehe Auf ein Zimmer buchen.

Eine Kachel mit Betrag lehnt diese Zahlarten ab: Diese Zahlart kann nur den ganzen Bon kassieren, keinen Teilbetrag. Verwende dafür eine Taste ohne Betrag. Eine Kachel ohne Betrag funktioniert mit ihnen — allerdings nur, solange nichts anderes vorgemerkt ist.

Ebenso wenig lässt sich ein Bon mit vorgemerkter Zahlung auf ein Kundenkonto buchen: Eine vorgemerkte Zahlung kann nicht auf ein Kundenkonto gebucht werden. Entferne sie aus dem Warenkorb oder kassiere den Bon. Der Weg über das Kundenkonto bucht gar keine Zahlungen, siehe Sammelbestellungen.

Beachten Sie:

  • Vormerken braucht einen Bildschirm, der den Betrag auch kassieren kann. Beim Bonieren auf einen Tisch oder auf ein Zimmer greifen Kacheln mit Betrag deshalb nicht.

  • Ein Betrag, der außerhalb der Kassa feststeht — der Wert eines Essensbons etwa —, nimmt den Rundungsrest nicht auf: Ein Bon über 20,00 € wird nie mit 20,01 € gebucht. Kann ihn keine andere Zahlung aufnehmen, übernimmt er ihn trotzdem, damit kein Verkauf stehen bleibt.

  • Lässt sich eine Kachel nicht lesen, weil ihre Parameter fehlerhaft sind, meldet die Kassa das mit der Nummer der Kachel — statt beim Tippen einfach nichts zu tun.

Auf ein Zimmer buchen

In Beherbergungsbetrieben können offene Bestellungen — von einem Tisch oder direkt vom Tresen — auf eine eingecheckte Zimmerbuchung umgebucht werden. Bezahlt wird nicht an der Kassa, sondern gesammelt beim Check-out über die Zimmerrechnung.

  1. Wählen Sie als Zahlart Zimmer und tippen Sie auf Zahlen.

  2. Die Liste der eingecheckten Buchungen öffnet sich. Suchen Sie die Buchung über Zimmernummer oder Gastname — oder scannen Sie die Zimmerkarte des Gastes.

  3. Bestätigen Sie die Auswahl. Die Artikel werden auf die Zimmerbuchung umgebucht.

Ist Ihr Betrieb an eine Hotelsoftware angebunden, stehen in derselben Liste zusätzlich die laufenden Check-ins des Hotelsystems. Eine Buchung darauf erzeugt eine echte Zahlung statt einer reinen Umbuchung — Ablauf, Belege und Grenzen stehen unter Bestellungen auf ein Zimmer der Hotelsoftware buchen.

Es entsteht keine Zahlung und keine Rechnung. Gedruckt wird ein Umbuchungsbeleg mit Unterschriftszeile, den der Gast bestätigen kann. Der Umsatz wird erst beim Check-out über die Zimmerrechnung abgerechnet.

Beachten Sie:

  • Es wird immer der Gesamtbetrag umgebucht: keine Kombination mit anderen Zahlarten, kein Aufteilen und kein Trinkgeld. Sollen nur einzelne Artikel auf das Zimmer gehen, wählen Sie die Artikelmengen wie beim teilweisen Bezahlen eines Tisches aus.

  • Der Benutzer benötigt die Berechtigung „Zimmer bonieren" — siehe Benutzerrollen und Berechtigungen verwalten.

  • Wurde der Gast zwischenzeitlich ausgecheckt, meldet die Kassa das und Sie wählen eine andere Buchung.

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