Startbeleg erstellen und Kassenregistrierung

Was ist der Startbeleg?

Der Startbeleg ist ein spezieller Beleg (ein sogenannter "Nullbeleg" mit dem Betrag 0,00 €), der einmalig bei der Inbetriebnahme Ihrer Registrierkasse erstellt wird. Er enthält alle wichtigen Daten zur Fiskalisierung Ihrer Kasse und aktiviert den gesetzlich vorgeschriebenen Manipulationsschutz gemäß der österreichischen Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV).

Voraussetzungen

Bevor Sie den Startbeleg erstellen können, benötigen Sie:

• Eine aktive Signaturerstellungseinheit (Signaturzertifikat von A-Trust – entweder als physische Karte oder als HSM Online-Lösung)

• Einen gültigen FinanzOnline-Zugang (falls Sie die automatische Registrierung nutzen möchten)

Schritt 1: Startbeleg erstellen

1. Öffnen Sie die Kassa-App

2. Navigieren Sie zu Menü → Fiskalisierung → Initialisieren

3. Die Kasse erstellt automatisch den Startbeleg und druckt diesen aus

Der Startbeleg enthält folgende wichtige Informationen:

• Kassen-ID (eindeutige Identifikationsnummer Ihrer Kasse)

• Zertifikatsseriennummer der Signaturerstellungseinheit

• QR-Code zur Prüfung

Schritt 2: Registrierung bei FinanzOnline

Gemäß RKSV müssen sowohl die Signaturerstellungseinheit als auch die Registrierkasse bei FinanzOnline registriert werden. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:

Option A: Automatische Registrierung (empfohlen)

Wenn Sie die FinanzOnline-Anbindung eingerichtet haben, erfolgt die Registrierung vollautomatisch:

• Mit Erstellung des Startbelegs werden Signatureinheit und Kasse automatisch bei FinanzOnline angemeldet

• Der Startbeleg wird automatisch geprüft

• Sie erhalten eine Bestätigung über die erfolgreiche Registrierung

Voraussetzung: Ein FinanzOnline-Webservice-Benutzer muss eingerichtet sein.
→ Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel: FinanzOnline Anbindung – Webservice-Benutzer erstellen

Option B: Manuelle Registrierung

Falls Sie keine automatische FinanzOnline-Anbindung nutzen, können Sie die Registrierung selbst durchführen oder Ihren Steuerberater damit beauftragen.

Für die manuelle Registrierung benötigen Sie folgende Daten vom Startbeleg:

Ablauf der manuellen Registrierung in FinanzOnline:

1. Melden Sie sich bei FinanzOnline an

2. Navigieren Sie zu Eingaben → Registrierkassen

3. Wählen Sie "Registrierung einer Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit"

4. Geben Sie die Daten der Signatureinheit ein (Art: A-Trust HSM oder Signaturkarte, Seriennummer)

5. Registrieren Sie anschließend die Registrierkasse mit Kassen-ID und AES-Schlüssel

6. Prüfen Sie den Startbeleg mit der BMF Belegcheck-App

Schritt 3: Nachträgliche Registrierung

Falls der FinanzOnline-Benutzer erst nach der Erstellung des Startbelegs eingerichtet wurde, können Sie die Registrierung nachträglich anstoßen:

1. Öffnen Sie den Manager

2. Navigieren Sie zu Standorte → Kassen → [Kassenname] → Steuer

3. Klicken Sie auf "Registrieren"

Die Registrierung wird nun mit den vorhandenen Daten durchgeführt.

Status der Registrierung prüfen

Bei aktiver FinanzOnline-Anbindung können Sie den Status jederzeit einsehen:

1. Öffnen Sie den Manager

2. Navigieren Sie zu Standorte → Kassen → [Kassenname] → Steuer

Hier sehen Sie:

• Status der Signatureinheit-Registrierung

• Status der Kassen-Registrierung

• Prüfergebnis des Startbelegs

Startbeleg als PDF herunterladen

Den Startbeleg mit allen erforderlichen Informationen können Sie jederzeit als PDF herunterladen:

Manager → Standorte → Kassen → [Kassenname] → Steuer → Startbeleg

Das PDF enthält alle Daten (Kassen-ID, Benutzerschlüssel, Zertifikatsseriennummer) übersichtlich zusammengefasst – ideal für:

• Die Weitergabe an Ihren Steuerberater

• Die manuelle Registrierung bei FinanzOnline

• Die sichere Archivierung in Ihren Unterlagen

Startbeleg prüfen mit der BMF Belegcheck-App

Nach der Registrierung sollten Sie den Startbeleg mit der offiziellen BMF Belegcheck-App prüfen:

1. Laden Sie die App aus dem App Store (iOS) oder Google Play Store (Android) herunter

2. Fordern Sie in FinanzOnline einen Authentifizierungscode an:
   Verwaltung → Authentifizierungscodes für Prüf-App für Kassenbelege

3. Scannen Sie den QR-Code auf dem Startbeleg

4. Geben Sie den Authentifizierungscode ein

Bei erfolgreicher Prüfung erscheint ein grünes Häkchen – Ihre Registrierkasse ist nun RKSV-konform in Betrieb!

Zusammenfassung

Häufige Fragen

Muss ich den Startbeleg aufbewahren?
Ja, der Startbeleg ist aufbewahrungspflichtig (7 Jahre). Bewahren Sie ihn sicher in Ihren Unterlagen auf.

Was passiert, wenn die Registrierung fehlschlägt?
Prüfen Sie, ob alle Daten korrekt eingegeben wurden. Bei Problemen wenden Sie sich an unseren Support oder Ihren Steuerberater.

Kann mein Steuerberater die Registrierung für mich durchführen?
Ja, Ihr Steuerberater kann die Registrierung über seinen FinanzOnline-Zugang als bevollmächtigter Parteienvertreter für Sie durchführen. Übermitteln Sie ihm dazu den Startbeleg als PDF.

Welche Signaturlösung wird verwendet?
Wir arbeiten ausschließlich mit A-Trust als Vertrauensdiensteanbieter. Die Signatur erfolgt entweder über eine physische Signaturkarte oder über die HSM Online-Lösung (cloud-basiert).

Weiterführende Informationen

• BMF Handbuch Registrierkassen

• WKO Informationen zur Registrierkassenpflicht

• FinanzOnline