Signatureinrichtung tauschen

RKSV-Signaturzertifikate haben eine begrenzte Gültigkeit von ca. 5 Jahren. Nach Ablauf muss die Signatureinrichtung getauscht werden — sonst signiert die Kassa nicht mehr und Belege tragen den Aufdruck „Signatureinrichtung ausgefallen". Wie der Tausch abläuft, hängt von Ihrem Signatur-Typ ab. Ein neuer Startbeleg oder eine neue Kassen-ID ist in keinem Fall nötig — die Kassa läuft unter ihrer bestehenden ID weiter, nur die Signaturerstellungseinheit wechselt.

Auf einen Blick

Signatur-Typ	Was Sie tun	Meldung an FinanzOnline
Signaturkarte (Stick)	Karte im Stick physisch tauschen	Bei aktiver FinanzOnline-Anbindung automatisch, sonst manuell
Online-Signatur	Daten im bessa Manager austauschen (Kassa muss abgemeldet sein)	Bei aktiver FinanzOnline-Anbindung automatisch, sonst manuell
bessa Signieren	Nichts — Erneuerung läuft vollautomatisch	Automatisch durch bessa Signieren

Voraussetzungen

Neue Signaturerstellungseinheit liegt vor (neue Signaturkarte oder neue Online-Signatur-Zugangsdaten).
Empfohlen: aktive FinanzOnline-Anbindung, damit die neue Signatureinrichtung automatisch beim Finanzamt registriert wird.

Sauberer Schnitt empfohlen: Führen Sie vor dem Tausch einen Kassenabschluss durch und starten Sie nach dem Tausch einen neuen Tag. Damit ist die Periodenabgrenzung zwischen altem und neuem Zertifikat in Ihren Umsatzdaten eindeutig nachvollziehbar.

Variante A — Signaturkarte tauschen

Wenn Sie eine physische Signaturkarte in einem Stick verwenden, ist der Tausch ein rein mechanischer Vorgang:

Kassenabschluss durchführen — schließt den letzten Geschäftstag mit dem alten Zertifikat ab.
Kassa abmelden — die Kassa von der laufenden Sitzung trennen.
Karte tauschen — die alte Signaturkarte aus dem Stick entnehmen, die neue Karte einsetzen.
Kassa wieder anmelden — die Kassa nimmt die neue Karte beim Anmelden auf.
Tag starten — der neue Geschäftstag beginnt mit dem neuen Zertifikat. Der erste Beleg (ein Nullbeleg empfiehlt sich als Funktionstest) registriert die neue Signatureinrichtung über FinanzOnline.

Variante B — Online-Signatur tauschen

Online-Signaturdaten lassen sich nur ändern, wenn die Kassa abgemeldet ist. Dieser Sicherheitsschritt verhindert, dass während der Umstellung Buchungen laufen, und schützt den fiskalen Umsatzzähler vor inkonsistenten Zuständen.

Schritt für Schritt:

Kassenabschluss durchführen — schließt den letzten Geschäftstag mit dem alten Zertifikat ab.
Kassa abmelden — erst danach lassen sich die Signaturdaten im Manager bearbeiten.
Im bessa Manager: Online-Signaturdaten austauschen — alte Zugangsdaten durch die neuen ersetzen.
Kassa wieder anmelden — die Kassa zieht die geänderten Stammdaten und ist mit dem neuen Zertifikat verbunden.
Tag starten — der erste Beleg registriert die neue Signatureinrichtung über FinanzOnline (bei aktiver Anbindung).

Variante C — bessa Signieren

Nutzen Sie bessa Signieren, läuft die Erneuerung des Zertifikats vollautomatisch im Hintergrund — Sie müssen weder Daten austauschen noch die Kassa abmelden noch eine Meldung an FinanzOnline absetzen. bessa Signieren übernimmt die gesamte Signatur-Lifecycle-Verwaltung als Teil des Service.

Meldung der neuen Signatureinrichtung an das Finanzamt

Es ist kein neuer Startbeleg und keine neue Kassen-ID nötig. Die Registrierkasse läuft unter ihrer bestehenden ID weiter; nur die Signaturerstellungseinheit (SEE) wird beim Finanzamt aktualisiert.

Mit aktiver FinanzOnline-Anbindung — die neue Signatureinrichtung wird automatisch mit der ersten Signatur nach dem Tausch registriert. Kein manueller Eingriff nötig.
Ohne FinanzOnline-Anbindung — Sie melden die neue SEE manuell über das FinanzOnline-Portal als neue Signaturerstellungseinheit Ihrer Registrierkasse.

Häufig gestellte Fragen

Warum muss das Zertifikat überhaupt getauscht werden? RKSV-Signaturzertifikate sind aus Sicherheitsgründen auf ca. 5 Jahre Gültigkeit beschränkt. Nach Ablauf kann die Signatureinrichtung keine gültigen Signaturen mehr erzeugen.

Was passiert, wenn ich den Tausch vergesse? Belege ab dem Ablaufdatum tragen den Aufdruck „Signatureinrichtung ausgefallen" und müssen nach den Regeln zum Signaturausfall behandelt werden. Der Umsatz bleibt im DEP erhalten und wird nach dem Tausch nicht nachträglich signiert — sobald das neue Zertifikat aktiv ist, signiert die Kassa wieder regulär.

Muss ich einen neuen Startbeleg erstellen? Nein. Ein neuer Startbeleg ist nur bei der erstmaligen Inbetriebnahme einer Registrierkasse erforderlich, nicht beim Zertifikatstausch.

Bleibt der bestehende DEP und der fiskale Umsatzzähler erhalten? Ja. Die Kassa behält ihre Kassen-ID, der Umsatzzähler läuft ohne Unterbrechung weiter, und der DEP wird fortgeschrieben — auch über den Zertifikatswechsel hinweg.

Wie merke ich, dass das Zertifikat bald abläuft? Achten Sie auf entsprechende Hinweise im bessa Manager und auf rechtzeitige Information durch Ihren Signatur-Anbieter (z. B. A-Trust bei Signaturkarten). Bei bessa Signieren entfällt die Beobachtung — die Erneuerung läuft automatisch.