Signatureinrichtung ausgefallen – Was tun?

Wenn auf Ihren Belegen der Hinweis „Signatureinrichtung ausgefallen" erscheint oder dieser Hinweis im Statusmenü Ihrer bessa Kassa angezeigt wird, bedeutet dies, dass die Verbindung zur Signaturerstellungseinheit (SEE) unterbrochen ist. Keine Sorge: Sie können trotzdem weiter kassieren, und Ihre Umsätze werden vollständig im Datenerfassungsprotokoll (DEP) gespeichert.

Auf einen Blick

So verhält sich Ihre bessa Kassa bei einem Ausfall

Automatischer Hinweis

• Im Statusmenü: Die Kassa zeigt „Signatureinrichtung ausgefallen" an

• Bei jedem Signaturvorgang: Sie erhalten einen entsprechenden Hinweis

• Auf jedem Beleg: Der gesetzlich vorgeschriebene Vermerk wird automatisch aufgedruckt

Automatische Behebungsversuche

bessa Kassa versucht bei jeder Rechnung und bei jedem Nullbeleg-Druck automatisch, die Verbindung zur Signatureinrichtung wiederherzustellen. In vielen Fällen löst sich das Problem dadurch von selbst.

Nach erfolgreicher Behebung

Sobald die Signatureinrichtung wieder funktioniert:

1. Erstellt bessa Kassa automatisch einen Sammelbeleg (Nullbeleg)

2. Dieser Beleg fasst alle während des Ausfalls erstellten Belege zusammen

3. Die Belegkette ist damit wieder vollständig und korrekt

Meldungen bei Online-Signatur: Ursache und was zu tun ist

Signiert Ihre Kassa online – über A-Trust HSM oder bessa Signieren –, nennt sie ab bessa Kassa Version 6.2.0 bei einem Ausfall den Anbieter und die Ursache. Daran erkennen Sie, ob Sie vor Ort etwas tun müssen oder ob das Problem beim Anbieter liegt.

Die Meldung erscheint an drei Stellen:

• Im Statusmenü als kurze Zeile, zum Beispiel „A-Trust: Server-Zertifikat abgelaufen, seit 2 Std".

• Unter Menü → Einstellungen → Kassa → Fiskalisierung als dieselbe Zeile, gefolgt von einer Erklärung, was zu tun ist.

• In einem Fehlerdialog, wenn ein Vorgang wegen des Ausfalls nicht signiert werden kann – mit derselben Erklärung.

Bei jeder Ursache gilt: Sie kassieren RKSV-konform weiter. Die Kassa weist darauf mit „Bis dahin arbeitet die Kassa weiter und kennzeichnet ihre Belege mit dem Signaturausfall." hin. Die Belege tragen den gesetzlichen Ausfallvermerk, und sobald der Dienst wieder signiert, schließt die Kassa die Belegkette automatisch mit einem Sammelbeleg.

Server-Zertifikat abgelaufen

Die Kassa erklärt: „Das Server-Zertifikat von ‹Anbieter› ist abgelaufen. Das ist eine Störung beim Anbieter – um die Signatur wiederherzustellen, ist vor Ort nichts zu tun."

Die Kassa baut deshalb keine sichere Verbindung zum Anbieter auf. Das betrifft alle Kunden dieses Anbieters gleichzeitig, nicht nur Ihre Kassa. Gerät neu starten, Signatur reaktivieren oder Nullbelege drucken hilft nicht. Erneuert der Anbieter das Zertifikat, signiert die Kassa beim nächsten Beleg wieder.

Störung beim Anbieter

Die Kassa erklärt: „‹Anbieter› meldet eine Störung. Das ist ein Problem beim Anbieter – um die Signatur wiederherzustellen, ist vor Ort nichts zu tun."

Der Signaturdienst ist erreichbar, meldet aber selbst einen Fehler. Das betrifft in der Regel viele Kassen gleichzeitig. Die Kassa versucht es bei jedem Beleg erneut und signiert wieder, sobald der Anbieter die Störung behoben hat.

Anbieter nicht erreichbar

Die Kassa erklärt: „‹Anbieter› ist nicht erreichbar. Bitte die Internetverbindung der Kassa prüfen – besteht sie, liegt die Störung beim Anbieter."

Die Kassa bekommt keine Verbindung zum Signaturdienst – keine Internetverbindung, eine fehlgeschlagene Namensauflösung oder eine Zeitüberschreitung.

1. Prüfen Sie die Internetverbindung der Kassa: Funktionieren andere Online-Funktionen, etwa der Sync oder Kartenzahlungen?

2. Starten Sie bei Bedarf Router oder Modem neu.

3. Drucken Sie einen Nullbeleg, sobald die Verbindung wieder steht.

Funktioniert das Internet und melden auch andere Kassen an anderen Standorten denselben Ausfall, liegt die Ursache beim Anbieter. Dann ist vor Ort nichts weiter zu tun.

Zugang abgelehnt

Die Kassa erklärt: „‹Anbieter› hat den Zugang abgelehnt. Bitte die Zugangsdaten für ‹Anbieter› im Manager prüfen."

Der Signaturdienst lehnt die Anmeldung der Kassa ab, weil Zugangsdaten falsch, gesperrt oder nicht mehr gültig sind. Dieses Problem behebt sich nicht von selbst. Die Zugangsdaten sind im bessa Manager hinterlegt; eingerichtet hat sie bessa oder Ihr Kassenhändler. Wenden Sie sich an die Stelle, die die Signatur eingerichtet hat. Sind die Zugangsdaten korrigiert, drucken Sie einen Nullbeleg zur Prüfung.

Signaturzertifikat abgelaufen

Das Zertifikat Ihrer eigenen Signatureinrichtung ist abgelaufen. Die Kassa zeigt dafür weiterhin „Zertifikat abgelaufen". Ein neues Zertifikat und den Tausch der Signatureinrichtung beschreibt Signatureinrichtung tauschen.

Ausfall ohne Ursache

Kann die Kassa den Fehler keiner Ursache zuordnen, zeigt sie wie bisher „Fiskalisierung ausgefallen seit: … Std" und im Fehlerdialog „Signatureinrichtung ausgefallen. Bitte prüfen Sie Gerät und reaktivieren Sie die Signatur!". Gehen Sie dann die Schritte zur Fehlerbehebung durch.

Diese Meldung sehen Sie auch:

• bei Signatur über Karte oder Stick, weil dort kein Online-Dienst beteiligt ist,

• nach einem Neustart der Kassa, bis der nächste Signaturversuch fehlschlägt – erst dann ist die Ursache wieder bekannt,

• bei bessa Kassa vor Version 6.2.0, die für jede Ursache diese Meldung anzeigt.

Wann ist ein Nullbeleg sinnvoll?

Ein Nullbeleg löst sofort einen Signaturversuch aus. Er ist sinnvoll, nachdem Sie vor Ort etwas behoben haben – Internetverbindung, Zugangsdaten, Stick oder Karte –, um zu prüfen, ob die Kassa wieder signiert.

Bei einer Ursache beim Anbieter bringt ein Nullbeleg nichts: Er beschleunigt die Behebung nicht, und jeder reguläre Beleg versucht die Signatur ohnehin erneut.

Schritt-für-Schritt: Fehlerbehebung

Bei Signatur über Karte/Stick (Hardware-Lösung)

Schritt 1: Physische Verbindung prüfen

• Ist der RKSV-Stick/Kartenleser eingesteckt?

• Leuchtet oder blinkt der Stick? (Falls nicht → anderer USB-Port)

• Sitzt die Signaturkarte korrekt im Lesegerät?

Schritt 2: Stick neu verbinden

1. Stick/Kartenleser abstecken

2. 10 Sekunden warten

3. Wieder einstecken (ggf. anderen USB-Port verwenden)

4. Nullbeleg drucken zur Prüfung

Schritt 3: System neu starten

1. Kassenhardware/Computer komplett herunterfahren

2. Neu starten

3. Nullbeleg drucken zur Prüfung

Mögliche Hardware-Ursachen:

• Stick nicht eingesteckt oder locker

• Signaturkarte nicht korrekt eingelegt

• Defekter USB-Port (anderen Port testen)

• Defekter Stick oder defekte Karte

• Bei älteren Karten: Zertifikat möglicherweise abgelaufen (nach ca. 5 Jahren)

Bei Signatur über Online-HSM (Cloud-Lösung)

Schritt 1: Internetverbindung prüfen

• Ist das Gerät mit dem Internet verbunden?

• Funktionieren andere Internetdienste?

• Router/Modem neu starten falls nötig

Schritt 2: Nullbeleg drucken Nach Wiederherstellung der Internetverbindung einen Nullbeleg drucken, um die Signatur zu prüfen.

Mögliche Ursachen:

• Keine oder instabile Internetverbindung

• Kurzzeitiger Ausfall des HSM-Dienstes (A-Trust, Globaltrust, etc.)

• Zertifikat abgelaufen (nach ca. 5 Jahren) – Kontakt zum Händler aufnehmen

Nennt die Meldung an der Kassa bereits eine Ursache, gilt die Anleitung unter Meldungen bei Online-Signatur.

Meldepflicht ans Finanzamt

Wann muss gemeldet werden?

Eine Meldung an das Finanzamt ist erforderlich, wenn der Ausfall länger als 48 Stunden (bezogen auf Werktage) dauert.

Automatische Meldung (bei aktivierter FinanzOnline-Anbindung)

Wenn Sie die FinanzOnline-Anbindung in bessa Kassa aktiviert haben:

• ✅ Die Ausfallsmeldung erfolgt automatisch

• ✅ Die Wiederinbetriebnahme wird ebenfalls automatisch gemeldet

• ✅ Sie müssen sich um nichts kümmern

Manuelle Meldung (ohne FinanzOnline-Anbindung)

Wenn die FinanzOnline-Anbindung nicht aktiviert ist, müssen Sie selbst melden:

1. Loggen Sie sich bei FinanzOnline ein

2. Navigieren Sie zu: Eingaben → Registrierkassen → Meldung Ausfall/Außerbetriebnahme

3. Geben Sie an:Beginn des AusfallsGrund des Ausfalls

4. Nach Behebung: Melden Sie die Wiederinbetriebnahme auf gleichem Weg

Problem nicht behoben?

Wenn nach allen Schritten weiterhin „Signatureinrichtung ausgefallen" angezeigt wird:

Mögliche Ursachen

• Hardware-Defekt: Kartenleser, Stick oder Signaturkarte defekt

• Zertifikat abgelaufen: RKSV-Zertifikate haben eine Gültigkeit von ca. 5 Jahren

• Software-Problem: Treiber oder Konfigurationsfehler

Nächste Schritte

1. Kontaktieren Sie Ihren bessa Kassa Händler/Reseller

   • Beschreiben Sie das Problem und die bereits durchgeführten Schritte

   • Geben Sie an, ob Sie eine Karten-/Stick-Lösung oder Online-HSM verwenden

2. Halten Sie folgende Informationen bereit:

   • Art der Signatureinrichtung (Karte/Stick oder Online-HSM)

   • Seit wann der Ausfall besteht

   • Fehlermeldungen (falls vorhanden)

   • Welche Behebungsschritte bereits versucht wurden

Häufige Fragen

Kann ich bei ausgefallener Signatur weiterkassieren?

Ja. Sie können normal weiterkassieren. Alle Belege werden im Datenerfassungsprotokoll gespeichert. Auf den Belegen wird automatisch „Signatureinrichtung ausgefallen" vermerkt – das ist gesetzeskonform.

Gehen meine Umsätze verloren?

Nein. Alle Umsätze werden vollständig im DEP gespeichert und nach Wiederherstellung der Signatur automatisch per Sammelbeleg nachsigniert.

Muss ich bei einer Störung beim Anbieter ein Support-Ticket eröffnen?

Nein. Nennt die Meldung ein Zertifikatsproblem oder eine Störung beim Anbieter, können weder Sie noch Ihr Händler vor Ort etwas beheben. Die Kassa signiert automatisch wieder, sobald der Anbieter das Problem gelöst hat.

Muss ich sofort das Finanzamt informieren?

Nein. Erst wenn der Ausfall länger als 48 Stunden (Werktage) dauert, ist eine Meldung erforderlich. Bei aktivierter FinanzOnline-Anbindung erfolgt diese automatisch.

Was kostet eine neue Signaturkarte?

Signaturkarten können direkt beim Vertrauensdiensteanbieter (A-Trust, Globaltrust, PrimeSign) oder über Ihren Händler bestellt werden. Die Kosten liegen üblicherweise bei ca. 30–50 EUR.

Rechtliche Grundlage

Die Vorgehensweise bei Ausfall der Signatureinrichtung ist in § 17 der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) geregelt:

• § 17 Abs. 1 RKSV: Meldepflicht bei nicht nur vorübergehendem Ausfall

• § 17 Abs. 4 RKSV: Aufdruck „Sicherheitseinrichtung ausgefallen" auf betroffenen Belegen

• Erlass des BMF: Vorübergehender Ausfall = maximal 48 Stunden