FinanzOnline Anbindung – Webservice-Benutzer erstellen

Übersicht

Für die Nutzung der bessa Kassa gemäß der österreichischen Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) ist eine Verbindung zu FinanzOnline erforderlich. Diese Verbindung ermöglicht es der bessa Kassa, automatisch mit dem Finanzamt zu kommunizieren – etwa für die Registrierung der Kasse, die Prüfung von Start- und Jahresbelegen sowie die Übermittlung von Statusmeldungen.

Dafür benötigen Sie einen speziellen FinanzOnline Webservice-Benutzer. Dieser Artikel erklärt Schritt für Schritt, wie Sie diesen Benutzer anlegen und die Zugangsdaten im bessa Kassa Manager hinterlegen.

Was ist ein FinanzOnline Webservice-Benutzer?

Der Webservice-Benutzer ist ein spezieller FinanzOnline-Zugang, der ausschließlich für die automatische Kommunikation zwischen Ihrer Kassensoftware und dem Finanzamt verwendet wird. Er unterscheidet sich von Ihrem normalen FinanzOnline-Zugang:

Voraussetzungen

Bevor Sie beginnen, stellen Sie sicher, dass folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

• ✅ Gültiger FinanzOnline-Zugang für Ihr Unternehmen (Teilnehmer-ID, Benutzer-ID, PIN)

• ✅ Aktive Steuernummer Ihres Unternehmens

• ✅ Internetverbindung

Sonderfall: Kleinunternehmer

Wenn Sie als Kleinunternehmer umsatzsteuerbefreit sind und den Menüpunkt "Anlegen eines Benutzers für Registrierkassen-Webservice" nicht sehen, muss zuerst das sogenannte "fiktive Umsatzsteuer-Signal" (NULL-U-Signal) gesetzt werden.

So gehen Sie vor:

1. Rufen Sie die FinanzOnline-Hotline an: +43 50 233 790 (Mo-Fr: 8:00-17:00 Uhr)

2. Halten Sie Ihre Steuernummer bereit

3. Bitten Sie um das Setzen des "fiktiven Umsatzsteuer-Signals" für die Registrierkassen-Funktionen

4. Nach dem Setzen des Signals loggen Sie sich erneut in FinanzOnline ein

Wer kann den Webservice-Benutzer anlegen?

Sie haben zwei Möglichkeiten:

Option 1: Selbst anlegen

Sie können den Webservice-Benutzer selbst in FinanzOnline anlegen, wenn Sie über einen gültigen FinanzOnline-Zugang für Ihr Unternehmen verfügen.

Option 2: Durch Ihren Steuerberater

Ihr Steuerberater oder Wirtschaftstreuhänder kann den Webservice-Benutzer für Sie anlegen. Dies ist auch möglich, wenn Ihr Unternehmen selbst noch kein FinanzOnline-Teilnehmer ist.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Webservice-Benutzer anlegen

Es gibt zwei Wege, den Webservice-Benutzer in FinanzOnline anzulegen. Wir empfehlen Möglichkeit 2, da dieser Weg direkter und einfacher ist.

Möglichkeit 1: Über die Benutzerverwaltung (Admin-Bereich)

Schritt 1: In FinanzOnline einloggen

1. Öffnen Sie die Website: https://finanzonline.bmf.gv.at

2. Melden Sie sich mit Ihren FinanzOnline-Zugangsdaten an:

   • Teilnehmer-ID

   • Benutzer-ID

   • PIN

Schritt 2: Benutzerverwaltung aufrufen

1. Klicken Sie in der oberen Navigationsleiste auf „Admin"

2. Wählen Sie „Benutzer Einzel"

Schritt 3: Neuen Benutzer anlegen

1. Geben Sie im Feld „Suchbegriff" eine frei gewählte Benutzer-Identifikation ein

   • Beispiel: bessaws01 oder kassawebservice

   • Anforderungen: 8-12 Zeichen, mindestens 1 Buchstabe und 1 Ziffer, keine Umlaute oder Sonderzeichen

2. Setzen Sie das Häkchen bei „Ich möchte einen neuen Benutzer hinzufügen"

3. Klicken Sie auf „Anfordern"

Schritt 4: Benutzerkennung konfigurieren

1. In der Übersichtsseite klicken Sie auf „Benutzerkennung/Benutzerarten" → „Bearbeiten"

2. Geben Sie eine Start-PIN ein und wiederholen Sie diese

   • Anforderungen: 8-12 Zeichen (max. 128 Zeichen), mindestens 1 Buchstabe und 1 Ziffer

   • Erlaubte Sonderzeichen: !#$%*+,-./:;=?@\_()[]{}|~

3. Bei „Benutzer für Registrierkassen-WebService" wählen Sie „Ja"

4. Klicken Sie auf „Weiter"

Schritt 5: Daten prüfen und speichern

1. Klicken Sie auf „Daten prüfen"

2. Überprüfen Sie alle Angaben im Datenkorb

3. Klicken Sie auf „Speichern"

Möglichkeit 2: Über den Menüpunkt Registrierkassen (empfohlen)

Diese Variante ist schneller und führt direkt zum Ziel.

Schritt 1: In FinanzOnline einloggen

1. Öffnen Sie: https://finanzonline.bmf.gv.at

2. Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten an

Schritt 2: Registrierkassen-Bereich aufrufen

1. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf „Eingaben"

2. Wählen Sie „Registrierkassen"

Schritt 3: Webservice-Benutzer anlegen

1. Klicken Sie auf „Anlegen eines Benutzers für Registrierkassen-Webservice"

Schritt 4: Benutzerdaten eingeben

Füllen Sie folgende Pflichtfelder aus:

Schritt 5: Benutzer anlegen

1. Klicken Sie auf „Anlegen"

2. Die Teilnehmer-Identifikation (TID) wird automatisch angezeigt

Schritt 6: Zugangsdaten notieren

Nach erfolgreicher Anlage werden Ihnen die Zugangsdaten angezeigt:

Zugangsdaten im bessa Kassa Manager hinterlegen

Nachdem Sie den Webservice-Benutzer in FinanzOnline angelegt haben, müssen die Zugangsdaten im bessa Kassa Manager hinterlegt werden.

Schritt 1: bessa Kassa Manager öffnen

1. Melden Sie sich im bessa Kassa Manager an

2. Navigieren Sie zu: Stammdaten → Unternehmen → [Ihr Unternehmensname] → Steuer

Schritt 2: FinanzOnline-Zugangsdaten eingeben

Tragen Sie die folgenden Daten ein:

Schritt 3: Verbindung prüfen

1. Klicken Sie auf „FinanzOnline Zugang prüfen"

2. Bei erfolgreicher Verbindung erhalten Sie eine Bestätigung

Troubleshooting – Häufige Probleme und Lösungen

Problem: Menüpunkt "Registrierkassen" wird nicht angezeigt

Mögliche Ursachen:

• Ihr FinanzOnline-Benutzer hat keine Berechtigung für Registrierkassen-Funktionen

• Bei Kleinunternehmern: Das NULL-U-Signal wurde nicht gesetzt

Lösung:

1. Als Supervisor/Administrator einloggen und Berechtigungen prüfen

2. Bei Kleinunternehmern: FinanzOnline-Hotline kontaktieren (+43 50 233 790)

Problem: Fehlermeldung "Benutzer-Identifikation nicht zulässig"

Mögliche Ursachen:

• Die Benutzer-Identifikation entspricht nicht den Anforderungen

Lösung: Stellen Sie sicher, dass die Benutzer-Identifikation:

• 8-12 Zeichen lang ist

• Mindestens einen Buchstaben enthält

• Mindestens eine Ziffer enthält

• Keine Umlaute (ä, ö, ü, ß) enthält

• Keine Sonderzeichen außer den erlaubten enthält

Problem: FinanzOnline Zugang prüfen schlägt fehl

Mögliche Ursachen:

• Tippfehler bei Teilnehmer-ID, Benutzer-ID oder PIN

• PIN enthält nicht erlaubte Zeichen

• Webservice-Benutzer wurde nicht korrekt angelegt

Lösungen:

1. Überprüfen Sie alle drei Zugangsdaten auf Tippfehler

2. Achten Sie auf Groß-/Kleinschreibung

3. Versuchen Sie, die PIN ohne Sonderzeichen neu zu vergeben

4. Legen Sie ggf. einen neuen Webservice-Benutzer an

Problem: Webservice-Benutzer existiert bereits

Lösung: Sie können in FinanzOnline unter Admin → Benutzer Einzel nachsehen, ob bereits ein Webservice-Benutzer existiert. Die Zugangsdaten (insbesondere die PIN) können dort jedoch nicht ausgelesen werden. In diesem Fall:

1. Legen Sie einen neuen Webservice-Benutzer mit anderer Benutzer-Identifikation an

2. Oder: Setzen Sie die PIN des bestehenden Benutzers zurück

Weiterführende Informationen und Quellen

Offizielle Dokumentation

FinanzOnline Support

• Hotline: +43 50 233 790 (Mo-Fr: 8:00-17:00 Uhr)

• Allgemeine Hotline: +43 50 233 233

Screenshot-Referenzen

Detaillierte Screenshots der FinanzOnline-Oberfläche finden Sie im offiziellen BMF-Handbuch:

• Seite 50-56: Benutzer für Registrierkassen in der Benutzerverwaltung anlegen

• Seite 57-60: Benutzer für Registrierkassen-Webservice anlegen (Benutzerverwaltung)

• Seite 61-62: Benutzer für Registrierkassen-Webservice anlegen (Funktion Registrierkassen)

Zusammenfassung

Benötigen Sie Hilfe?

Falls Sie bei der Einrichtung Unterstützung benötigen, stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

• Ihr Steuerberater: Kann den Webservice-Benutzer für Sie anlegen

• FinanzOnline Hotline: +43 50 233 790