Kassenabschluss der Kassa konfigurieren

Im bessa Kassa Manager können Sie den Kassenabschluss (Tagesabschluss) Ihrer Kassa individuell konfigurieren. Legen Sie fest, wann ein Geschäftstag beginnt und endet, in welchem Intervall der Abschluss erfolgt und ob dieser automatisch durchgeführt und per E-Mail versendet werden soll.

Der Kassenabschluss – auch als Tagesabschluss oder Z-Bericht bezeichnet – dokumentiert alle Umsätze und Transaktionen eines definierten Abrechnungszeitraums und ist ein wesentlicher Bestandteil der ordnungsgemäßen Kassenführung.

Voraussetzungen

Sie benötigen Zugang zum bessa Kassa Manager.
Die Kassa, die Sie konfigurieren möchten, muss als Hauptkassa angelegt sein.

Hauptkassa und Nebenterminals: Die Kassenabschluss-Einstellungen gehören zu den gemeinsamen Einstellungen einer Hauptkassa. Nebenterminals übernehmen automatisch die Kassenabschluss-Konfiguration ihrer zugehörigen Hauptkassa. Eine separate Konfiguration pro Nebenterminal ist nicht möglich. Weitere Informationen finden Sie unter Kassen.

Einstellungen im Überblick

Der Tab „Kassenabschluss" enthält fünf Konfigurationsfelder:

Tagesbeginn

Eigenschaft	Wert
Typ	Textfeld (Zeitformat)
Format	HH:MM:SS
Standardwert	`00:00:00`

Definiert den Beginn des Geschäftstages für den Kassenabschluss. Alle Transaktionen ab diesem Zeitpunkt werden dem aktuellen Abrechnungszeitraum zugeordnet.

Tipp für Nachtgastronomie: Betriebe, die über Mitternacht hinaus arbeiten (z. B. Bars, Clubs), können den Tagesbeginn auf einen späteren Zeitpunkt setzen, z. B. 06:00:00. So werden Umsätze der Nachtschicht noch dem Vortag zugerechnet.

Tagesende

Eigenschaft	Wert
Typ	Textfeld (Zeitformat)
Format	HH:MM:SS
Standardwert	`23:59:59`

Definiert das Ende des Geschäftstages für den Kassenabschluss. Transaktionen nach diesem Zeitpunkt fließen in den nächsten Abrechnungszeitraum ein. Bei aktiviertem automatischen Abschluss wird der Kassenabschluss zu diesem Zeitpunkt ausgelöst.

Abschlussinterval

Eigenschaft	Wert
Typ	Dropdown
Standardwert	Täglich
Optionen	Täglich, Wöchentlich, Monatlich

Legt fest, in welchem Intervall der Kassenabschluss durchgeführt wird:

Täglich (empfohlen): Der Abschluss wird jeden Tag erstellt. Dies entspricht dem klassischen Tagesabschluss bzw. Z-Bericht und ist für die meisten Betriebe die empfohlene Einstellung.
Wöchentlich: Der Abschluss fasst eine gesamte Woche zusammen.
Monatlich: Der Abschluss wird einmal pro Monat erstellt.

Hinweis zur Kassenführung: In Österreich ist gemäß der Bundesabgabenordnung (BAO) und der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) ein täglicher Kassenabschluss empfohlen, insbesondere für Betriebe mit überwiegend Barumsätzen. Klären Sie die für Ihren Betrieb geltenden Anforderungen mit Ihrem Steuerberater.

Automatischer Abschluss

Wenn aktiviert, wird der Kassenabschluss automatisch gemäß dem konfigurierten Abschlussinterval und Tagesende durchgeführt. Sie müssen den Abschluss dann nicht mehr manuell an der Kassa auslösen.

Empfehlung: Aktivieren Sie den automatischen Abschluss, um sicherzustellen, dass kein Tagesabschluss vergessen wird. Dies ist besonders nützlich für Betriebe mit wechselndem Personal.

Automatischer Emailversand

Wenn aktiviert, wird der Kassenabschluss automatisch per E-Mail an die hinterlegte Adresse versendet. Dies ist besonders praktisch für Steuerberater, Geschäftsführer oder Inhaber, die den Kassenabschluss ohne Zugang zum System einsehen möchten.

E-Mail-Adresse konfigurieren: Die E-Mail-Adresse für den Berichtsversand wird nicht direkt in den Kasseneinstellungen hinterlegt, sondern im Feld „Email für Berichte" auf Standort- oder Unternehmensebene:

Standortebene: Standorte – gilt für alle Kassen dieses Standorts
Unternehmensebene: Unternehmen – gilt als Fallback, wenn kein Standort-Wert definiert ist

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was ist der Unterschied zwischen Kassenabschluss und Tagesabschluss?

Die Begriffe werden häufig synonym verwendet. Ein Tagesabschluss bezieht sich auf den Abschluss am Ende eines Geschäftstages. Der Kassenabschluss ist der übergeordnete Begriff, da in bessa Kassa auch wöchentliche oder monatliche Abschlussintervale konfiguriert werden können. Der dabei erzeugte Beleg wird auch als Z-Bericht oder Z-Bon bezeichnet.

Kann ich den Kassenabschluss trotzdem manuell durchführen, wenn der automatische Abschluss aktiviert ist?

Ja. Der automatische Abschluss ergänzt die manuelle Möglichkeit, ersetzt sie aber nicht. Sie können den Kassenabschluss jederzeit zusätzlich manuell an der Kassa auslösen. Weitere Informationen zum Durchführen des Kassenabschlusses finden Sie unter Kassenabschluss.

Warum kann ich die Kassenabschluss-Einstellungen bei meinem Nebenterminal nicht bearbeiten?

Die Kassenabschluss-Konfiguration gehört zu den gemeinsamen Einstellungen, die von der Hauptkassa gesteuert werden. Passen Sie die Einstellungen bei der zugehörigen Hauptkassa an – alle verbundenen Nebenterminals übernehmen diese automatisch.

Welche E-Mail-Adresse wird für den automatischen Versand verwendet?

Der Kassenabschluss wird an die unter „Email für Berichte" hinterlegte Adresse versendet. Diese wird auf Standortebene (Standorte) oder Unternehmensebene (Unternehmen) konfiguriert.

Welches Abschlussinterval ist für meinen Betrieb richtig?

Für die meisten Betriebe, insbesondere im Gastronomie- und Einzelhandelsbereich, ist die Einstellung „Täglich"empfohlen. So erhalten Sie eine tägliche Übersicht über Umsätze und Zahlungsarten. Die Optionen „Wöchentlich" oder „Monatlich" eignen sich für Betriebe mit geringem Transaktionsvolumen.