Fehlgeschlagene Kartenzahlung und automatischer Storno

Wird eine Kartenzahlung am Terminal abgelehnt oder abgebrochen, finden Sie in der Rechnungsliste anschließend zwei Einträge: die ursprüngliche Rechnung über den vollen Betrag und direkt danach eine Storno-Rechnung über denselben Betrag mit negativem Vorzeichen. Das ist kein Fehler, sondern der vorgesehene Ablauf. Diese Seite erklärt, warum die Kassa so bucht, wie sich das Paar in Berichten und Kassenabschluss auswirkt und wann Sie selbst etwas tun müssen.

Warum zuerst eine Rechnung entsteht

Bei einer Kartenzahlung legt die Kassa die Rechnung an, bevor sie das Terminal anspricht:

Die Rechnung erhält ihre fortlaufende Rechnungsnummer und wird fiskalisch signiert.
Erst dann startet die Kassa die Zahlung am Terminal. Dabei übergibt sie die Rechnungsnummer als Referenz an die Kartenbuchung.
Das Ergebnis des Terminals (akzeptiert oder abgelehnt) wird anschließend auf genau dieser Rechnung vermerkt.

Die Reihenfolge ist nötig, weil die Kartenbuchung beim Zahlungsdienstleister sonst keinem Beleg zugeordnet werden könnte. Über die Referenz lässt sich jede Transaktion im Händlerportal eindeutig der Rechnung in der Kassa zuordnen.

Zum Zeitpunkt der Kartenzahlung ist die Rechnung also bereits Teil der fiskalen Belegkette — unabhängig davon, ob die Zahlung danach gelingt.

Was bei einer fehlgeschlagenen Zahlung passiert

Meldet das Terminal eine Ablehnung, einen Abbruch durch den Gast oder am Terminal, einen Verbindungsfehler oder eine Zeitüberschreitung, zeigt die Kassa „Kartenzahlung abgebrochen!" mit dem Fehlercode des Terminals an. Im Hintergrund passiert Folgendes:

Die ursprüngliche Rechnung wird mit dem Zahlungsstatus Abgelehnt gespeichert.
Die Kassa erzeugt automatisch eine Storno-Rechnung. Sie hat eine eigene Rechnungsnummer, enthält alle Positionen mit negativem Betrag und wird ebenfalls fiskalisch signiert.
Die ursprüngliche Rechnung wird als storniert markiert.
Die Bestellung bleibt erhalten: An einem Tisch kommen die Artikel zurück auf den Tisch, am Tresen und im Kiosk bleiben sie im Warenkorb. Sie können sofort erneut kassieren — mit Karte oder einer anderen Zahlart.

An die Karte des Gastes wird dabei nichts zurückgebucht, denn es wurde ja nichts abgebucht. Weder die Rechnung noch die Storno-Rechnung wird automatisch gedruckt.

Warum die Rechnung nicht einfach gelöscht wird

Eine signierte Rechnung darf nicht gelöscht oder verändert werden; die Belegkette muss lückenlos bleiben. Deshalb wird die fehlgeschlagene Zahlung durch eine Gegenbuchung aufgehoben — genauso wie bei einem manuellen Storno. Das hat zwei Effekte:

Die Buchhaltung stimmt wieder. Rechnung und Storno heben sich auf, der Umsatz der fehlgeschlagenen Zahlung beträgt in Summe null.
Der Vorgang bleibt dokumentiert. Auch im Nachhinein ist nachvollziehbar, dass ein Zahlungsversuch stattgefunden hat, welcher Betrag es war und warum er gescheitert ist.

So sieht das Paar aus

Rechnungsliste an der Kassa (Menü → Rechnungen):

Rechnung	Zahlart	Betrag
#1041	Karte (Abgelehnt)	24,50 €
#1042	Karte	−24,50 €
#1043	Bar	24,50 €

In diesem Beispiel wurde die Karte des Gastes abgelehnt (#1041), die Kassa hat automatisch storniert (#1042), danach hat der Gast bar bezahlt (#1043). Tippen Sie eine Rechnung an, sehen Sie die Verknüpfung: auf der ursprünglichen Rechnung „Storniert durch #1042", auf der Storno-Rechnung „Storno von #1041". Eine gedruckte Storno-Rechnung trägt den Titel „Storno-Rechnung #1042" und darunter „für Rechnung #1041".

Kassenabschluss und Berichte: Rechnung und automatischer Storno werden beide gezählt und heben sich auf. Auf der Kartenzahlart bleibt aus dem Beispiel nichts übrig, der Umsatz von 24,50 € steht nur einmal — bei Bar. Automatische Stornos fehlgeschlagener Kartenzahlungen erscheinen im Kassenabschluss nicht im Abschnitt Stornierte Zahlungen; dort stehen nur manuelle Stornos.

Stornieren Sie nicht zusätzlich von Hand, wenn es zur abgelehnten Kartenzahlung bereits eine Storno-Rechnung gibt — der Vorgang ist damit erledigt. Wer stattdessen eine andere, erfolgreiche Kartenzahlung storniert, damit die Summe „passt", nimmt echten Umsatz aus dem Abschluss, und das Terminal schreibt dem Gast den Betrag auf die Karte gut.

Wenn der automatische Storno fehlt

In seltenen Fällen kann der automatische Storno ausbleiben — etwa wenn die Kassa während der Zahlung neu gestartet wurde oder die Zahlungsansicht inzwischen geschlossen war. Die abgelehnte Rechnung zählt dann weiter im Umsatz der Kartenzahlart, obwohl kein Geld geflossen ist. Wurde anschließend mit einer anderen Zahlart kassiert, ist der Betrag doppelt im Umsatz.

So erkennen Sie den Fall:

Öffnen Sie Menü → Rechnungen und suchen Sie Rechnungen mit dem Status (Abgelehnt).
Tippen Sie die Rechnung an. Fehlt der Hinweis „Storniert durch #…" und gibt es keine Storno-Rechnung mit dem negativen Betrag, wurde nicht automatisch storniert.

Stornieren Sie diese Rechnung dann an der Kassa mit der Variante Stornieren — siehe Rechnung stornieren. Der Storno muss an der Kassa erfolgen, weil er fiskalisch signiert wird.

Abgrenzung zum Status „Unbekannt"

Der automatische Storno greift nur, wenn bei der Kassa eine eindeutige Rückmeldung ankommt — eine Ablehnung, ein Abbruch oder eine Fehlermeldung. Kommt gar keine Rückmeldung an, etwa weil die Kassa während der Zahlung beendet wurde, ist nicht klar, ob die Karte belastet wurde. Die Kassa storniert dann nicht automatisch; die Zahlung erhält den Status „Unbekannt" und muss beim Zahlungsdienstleister geprüft werden. Das Vorgehen beschreibt Zahlungsstatus „Unbekannt".

Situation	Status der Rechnung	Storno
Zahlung akzeptiert	Akzeptiert	keiner
Zahlung abgelehnt, abgebrochen oder Fehler	Abgelehnt	automatisch
Keine Rückmeldung bei der Kassa angekommen	Unbekannt	manuell nach Prüfung

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Ist der Betrag jetzt doppelt im Umsatz?

Nein, solange es zur abgelehnten Rechnung eine Storno-Rechnung gibt. Beide heben sich auf; im Umsatz zählt nur die anschließende erfolgreiche Zahlung.

Wurde dem Gast etwas abgebucht?

Nein. Eine abgelehnte oder abgebrochene Kartenzahlung belastet die Karte nicht, und der automatische Storno bucht deshalb auch nichts zurück. Ist der Gast unsicher, kann er seine Kartenabrechnung prüfen — dort taucht der Betrag nicht auf.

Die Kartenzahlart im Kassenabschluss stimmt nicht mit dem Terminalabschluss überein. Was tun?

Prüfen Sie zuerst, ob es abgelehnte Rechnungen ohne Storno gibt (siehe Wenn der automatische Storno fehlt) oder Zahlungen mit dem Status „Unbekannt". Stornieren Sie nicht pauschal eine Kartenzahlung, damit die Summe passt — das verfälscht den Umsatz.

Was passiert bei einer geteilten Zahlung mit Kartenanteil?

Schlägt der Kartenanteil fehl, wird die gesamte Rechnung storniert, auch ein bereits erfasster Baranteil. Kassieren Sie die Bestellung anschließend vollständig neu.