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Schlussbeleg erstellen und Registrierkassa abmelden

Der Schlussbeleg ist der letzte signierte Nullbeleg einer Registrierkasse und dient zur endgültigen Außerbetriebnahme bei FinanzOnline. Diese Anleitung erklärt Schritt für Schritt, wie Sie vorgehen müssen.

⚠️ Wichtiger Hinweis

Die Abmeldung der Registrierkasse bei FinanzOnline ist nicht rückgängig zu machen. Nach der Abmeldung kann diese Kassa nicht mehr verwendet werden.

Eine erneute Nutzung erfordert eine vollständige Neufiskalisierung mit neuem Startbeleg.

Wann muss ein Schlussbeleg erstellt werden?

Ein Schlussbeleg ist nur bei einer dauerhaften Außerbetriebnahme der Registrierkasse erforderlich:

  • Geschäftsaufgabe bzw. Betriebsschließung

  • Wechsel des Kassensystems (z.B. Umstieg auf einen anderen Anbieter)

  • Filialschließung bei mehreren Standorten

  • Verkauf oder Weitergabe einer gebrauchten Kasse

ℹ️ Hinweis für Saisonbetriebe und Leihsysteme

Bei Betriebsferien, saisonalen Schließungen oder temporärer Nichtnutzung ist keine Abmeldung erforderlich!

Wenn Sie die Kassa in der nächsten Saison oder im nächsten Jahr wiederverwenden möchten, lassen Sie diese einfach angemeldet. Eine vorübergehende Stilllegung stellt laut RKSV keinen Ausfall und keine Außerbetriebnahme dar.

Beispiele, wann KEINE Abmeldung nötig ist:

  • Winterpause bei einem Schwimmbad oder Eissalon

  • Betriebsurlaub

  • Leihgeräte, die temporär nicht im Einsatz sind

  • Saisonende bei Gastronomiebetrieben

Voraussetzungen vor der Erstellung des Schlussbelegs

Bevor Sie den Schlussbeleg erstellen, stellen Sie sicher, dass folgende Punkte erledigt sind:

  1. Alle offenen Belege abschließen

    • Stellen Sie sicher, dass keine offenen Rechnungen oder Bestellungen mehr vorhanden sind

  2. Kassenabschluss durchführen

  3. Kassenstand auf Null bringen

    • Falls gewünscht: Kassenentnahme durchführen, sodass der Bargeldbestand auf 0,- € steht

  4. Datenerfassungsprotokoll (DEP) exportieren und sichern

    • Exportieren Sie das DEP aus der bessa Kassa

    • Speichern Sie es auf einem externen Medium (USB-Stick, externe Festplatte, Cloud)

    • Aufbewahrungspflicht: 7 Jahre gemäß § 132 BAO

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Schritt 1: Schlussbeleg in der bessa Kassa erstellen

Der Schlussbeleg wird automatisch beim letzten Kassenabschluss als signierter Nullbeleg erstellt.

  1. Öffnen Sie die bessa Kassa

  2. Führen Sie den letzten Kassenabschluss durch

  3. Der Schlussbeleg wird automatisch als signierter Nullbeleg erstellt

  4. Drucken oder speichern Sie den Schlussbeleg (PDF)

💡 Tipp

Sie können den Schlussbeleg mit der BMF Belegcheck-App auf Gültigkeit prüfen. Die App ist kostenlos im App Store und Google Play Store verfügbar.

Schritt 2: Schlussbeleg und DEP archivieren

Nach Erstellung des Schlussbelegs:

  1. Schlussbeleg speichern – als Ausdruck oder PDF

  2. Datenerfassungsprotokoll (DEP) exportieren und sichern

  3. Beide Dokumente müssen 7 Jahre aufbewahrt werden

Schritt 3: Abmeldung bei FinanzOnline durchführen

⚠️ Achtung

Die Abmeldung bei FinanzOnline erfolgt nicht automatisch durch die bessa Kassa. Sie müssen die Registrierkasse selbst manuell abmelden oder Ihren Steuerberater damit beauftragen.

Die Abmeldung muss innerhalb einer Woche nach der Außerbetriebnahme erfolgen.

Option A: Selbstständige Abmeldung über FinanzOnline

  1. Melden Sie sich bei FinanzOnline an

  2. Navigieren Sie zu: Eingaben → Registrierkassen

  3. Zuerst die Registrierkasse abmelden:

    • Klicken Sie auf „Ausfall und Außerbetriebnahme" → „einer Registrierkasse"

    • Wählen Sie die entsprechende Kassenidentifikationsnummer

    • Art der Meldung: „Außerbetriebnahme"

    • Grund: „Planmäßige Außerbetriebnahme"

    • Geben Sie Datum und Uhrzeit der Außerbetriebnahme ein

    • Klicken Sie auf „Absenden"

  4. Danach die Signaturerstellungseinheit abmelden (falls nicht mehr benötigt):

    • Klicken Sie auf „Ausfall und Außerbetriebnahme" → „einer Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit"

    • Wählen Sie die entsprechende Seriennummer

    • Folgen Sie dem gleichen Ablauf wie bei der Registrierkasse

Option B: Abmeldung durch Ihren Steuerberater

Wenn Sie die Abmeldung nicht selbst durchführen möchten:

  1. Übermitteln Sie Ihrem Steuerberater den Schlussbeleg (mit QR-Code)

  2. Teilen Sie die Kassenidentifikationsnummer mit

  3. Ihr Steuerberater kann die Abmeldung als bevollmächtigter Parteienvertreter über FinanzOnline durchführen

Checkliste zur Abmeldung

Schritt

Erledigt

Alle offenen Belege abgeschlossen

☐

Kassenabschluss durchgeführt

☐

Schlussbeleg erstellt und gespeichert

☐

DEP exportiert und archiviert

☐

Registrierkasse in FinanzOnline abgemeldet

☐

Signaturerstellungseinheit abgemeldet (falls nötig)

☐

Häufig gestellte Fragen

Kann ich die Signaturerstellungseinheit weiterverwenden?

Ja, innerhalb desselben Unternehmens (gleiche UID-Nummer) kann die Signaturerstellungseinheit für eine neue Registrierkasse wiederverwendet werden. Bei einem Unternehmenswechsel ist ein neues Zertifikat erforderlich.

Was passiert bei einem Kassendefekt ohne Schlussbeleg?

Ist die Registrierkasse ausgefallen und kann kein Schlussbeleg mehr erstellt werden, muss die Kasse trotzdem über FinanzOnline abgemeldet werden – allerdings ohne vorherigen Schlussbeleg.

Wie lange muss ich den Schlussbeleg aufbewahren?

Der Schlussbeleg sowie das Datenerfassungsprotokoll (DEP) müssen gemäß § 132 BAO mindestens 7 Jahre aufbewahrt werden.

Ich habe einen Saisonbetrieb – muss ich am Saisonende abmelden?

Nein! Bei saisonalen Betriebspausen ist keine Abmeldung erforderlich. Lassen Sie die Kasse einfach angemeldet und nutzen Sie sie in der nächsten Saison weiter.

Weiterführende Informationen