Signatureinrichtung ausgefallen – Was tun?

Wenn auf Ihren Belegen der Hinweis „Signatureinrichtung ausgefallen" erscheint oder dieser Hinweis im Statusmenü Ihrer bessa Kassa angezeigt wird, bedeutet dies, dass die Verbindung zur Signaturerstellungseinheit (SEE) unterbrochen ist. Keine Sorge: Sie können trotzdem weiter kassieren, und Ihre Umsätze werden vollständig im Datenerfassungsprotokoll (DEP) gespeichert.

Auf einen Blick

So verhält sich Ihre bessa Kassa bei einem Ausfall

Automatischer Hinweis

• Im Statusmenü: Die Kassa zeigt „Signatureinrichtung ausgefallen" an

• Bei jedem Signaturvorgang: Sie erhalten einen entsprechenden Hinweis

• Auf jedem Beleg: Der gesetzlich vorgeschriebene Vermerk wird automatisch aufgedruckt

Automatische Behebungsversuche

bessa Kassa versucht bei jeder Rechnung und bei jedem Nullbeleg-Druck automatisch, die Verbindung zur Signatureinrichtung wiederherzustellen. In vielen Fällen löst sich das Problem dadurch von selbst.

Nach erfolgreicher Behebung

Sobald die Signatureinrichtung wieder funktioniert:

1. Erstellt bessa Kassa automatisch einen Sammelbeleg (Nullbeleg)

2. Dieser Beleg fasst alle während des Ausfalls erstellten Belege zusammen

3. Die Belegkette ist damit wieder vollständig und korrekt

Schritt-für-Schritt: Fehlerbehebung

Bei Signatur über Karte/Stick (Hardware-Lösung)

Schritt 1: Physische Verbindung prüfen

• Ist der RKSV-Stick/Kartenleser eingesteckt?

• Leuchtet oder blinkt der Stick? (Falls nicht → anderer USB-Port)

• Sitzt die Signaturkarte korrekt im Lesegerät?

Schritt 2: Stick neu verbinden

1. Stick/Kartenleser abstecken

2. 10 Sekunden warten

3. Wieder einstecken (ggf. anderen USB-Port verwenden)

4. Nullbeleg drucken zur Prüfung

Schritt 3: System neu starten

1. Kassenhardware/Computer komplett herunterfahren

2. Neu starten

3. Nullbeleg drucken zur Prüfung

Mögliche Hardware-Ursachen:

• Stick nicht eingesteckt oder locker

• Signaturkarte nicht korrekt eingelegt

• Defekter USB-Port (anderen Port testen)

• Defekter Stick oder defekte Karte

• Bei älteren Karten: Zertifikat möglicherweise abgelaufen (nach ca. 5 Jahren)

Bei Signatur über Online-HSM (Cloud-Lösung)

Schritt 1: Internetverbindung prüfen

• Ist das Gerät mit dem Internet verbunden?

• Funktionieren andere Internetdienste?

• Router/Modem neu starten falls nötig

Schritt 2: Nullbeleg drucken Nach Wiederherstellung der Internetverbindung einen Nullbeleg drucken, um die Signatur zu prüfen.

Mögliche Ursachen:

• Keine oder instabile Internetverbindung

• Kurzzeitiger Ausfall des HSM-Dienstes (A-Trust, Globaltrust, etc.)

• Zertifikat abgelaufen (nach ca. 5 Jahren) – Kontakt zum Händler aufnehmen

Meldepflicht ans Finanzamt

Wann muss gemeldet werden?

Eine Meldung an das Finanzamt ist erforderlich, wenn der Ausfall länger als 48 Stunden (bezogen auf Werktage) dauert.

Automatische Meldung (bei aktivierter FinanzOnline-Anbindung)

Wenn Sie die FinanzOnline-Anbindung in bessa Kassa aktiviert haben:

• ✅ Die Ausfallsmeldung erfolgt automatisch

• ✅ Die Wiederinbetriebnahme wird ebenfalls automatisch gemeldet

• ✅ Sie müssen sich um nichts kümmern

Manuelle Meldung (ohne FinanzOnline-Anbindung)

Wenn die FinanzOnline-Anbindung nicht aktiviert ist, müssen Sie selbst melden:

1. Loggen Sie sich bei FinanzOnline ein

2. Navigieren Sie zu: Eingaben → Registrierkassen → Meldung Ausfall/Außerbetriebnahme

3. Geben Sie an:

   • Beginn des Ausfalls

   • Grund des Ausfalls

4. Nach Behebung: Melden Sie die Wiederinbetriebnahme auf gleichem Weg

Wichtig: Die Meldung muss innerhalb einer Woche nach Ablauf der 48 Stunden erfolgen.

Problem nicht behoben?

Wenn nach allen Schritten weiterhin „Signatureinrichtung ausgefallen" angezeigt wird:

Mögliche Ursachen

• Hardware-Defekt: Kartenleser, Stick oder Signaturkarte defekt

• Zertifikat abgelaufen: RKSV-Zertifikate haben eine Gültigkeit von ca. 5 Jahren

• Software-Problem: Treiber oder Konfigurationsfehler

Nächste Schritte

1. Kontaktieren Sie Ihren bessa Kassa Händler/Reseller

   • Beschreiben Sie das Problem und die bereits durchgeführten Schritte

   • Geben Sie an, ob Sie eine Karten-/Stick-Lösung oder Online-HSM verwenden

2. Halten Sie folgende Informationen bereit:

   • Art der Signatureinrichtung (Karte/Stick oder Online-HSM)

   • Seit wann der Ausfall besteht

   • Fehlermeldungen (falls vorhanden)

   • Welche Behebungsschritte bereits versucht wurden

Häufige Fragen

Kann ich bei ausgefallener Signatur weiterkassieren?

Ja. Sie können normal weiterkassieren. Alle Belege werden im Datenerfassungsprotokoll gespeichert. Auf den Belegen wird automatisch „Signatureinrichtung ausgefallen" vermerkt – das ist gesetzeskonform.

Gehen meine Umsätze verloren?

Nein. Alle Umsätze werden vollständig im DEP gespeichert und nach Wiederherstellung der Signatur automatisch per Sammelbeleg nachsigniert.

Muss ich sofort das Finanzamt informieren?

Nein. Erst wenn der Ausfall länger als 48 Stunden (Werktage) dauert, ist eine Meldung erforderlich. Bei aktivierter FinanzOnline-Anbindung erfolgt diese automatisch.

Was kostet eine neue Signaturkarte?

Signaturkarten können direkt beim Vertrauensdiensteanbieter (A-Trust, Globaltrust, PrimeSign) oder über Ihren Händler bestellt werden. Die Kosten liegen üblicherweise bei ca. 30–50 EUR.

Rechtliche Grundlage

Die Vorgehensweise bei Ausfall der Signatureinrichtung ist in § 17 der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) geregelt:

• § 17 Abs. 1 RKSV: Meldepflicht bei nicht nur vorübergehendem Ausfall

• § 17 Abs. 4 RKSV: Aufdruck „Sicherheitseinrichtung ausgefallen" auf betroffenen Belegen

• Erlass des BMF: Vorübergehender Ausfall = maximal 48 Stunden