Gutscheine richtig einsetzen

Gutscheine sind ein beliebtes Geschenk und bringen Kunden zurück in Ihren Betrieb. bessa hat dafür zwei Module: die lokalen Gutscheine der Kassa und die Online-Gutscheine. Dieser Leitfaden zeigt, welches Modul zu Ihrem Betrieb passt, wo Ihre Kunden Gutscheine kaufen und einlösen können, wie Verkauf und Einlösung im Kassenabschluss erscheinen und warum Sie eigene Gutscheine nicht als normalen Artikel verkaufen sollten.

Zwei Module im Überblick

Details zu beiden Modulen finden Sie unter Gutscheine an der Kassa und Gutscheine.

Welches Modul passt zu Ihrem Betrieb?

• Lokale Gutscheine passen, wenn Sie Gutscheine an der Theke oder im Salon verkaufen und Ihre Kunden sie bei Ihnen vor Ort einlösen. Typisch: Friseursalon, Café, Boutique, Bäckerei mit einer oder mehreren Filialen.

• Online-Gutscheine passen, wenn Kunden Gutscheine rund um die Uhr im Webshop oder in Ihrer App kaufen sollen, wenn Sie den bessa Gastro Kiosk einsetzen, wenn Gutscheine per E-Mail als gestaltetes PDF verschickt werden, wenn ein Gutschein nur an einem bestimmten Standort gelten soll oder wenn auch Kassen anderer Hersteller im Spiel sind.

• Gutscheine fremder Aussteller (Gemeinde, Betriebsrat, Essensbons) brauchen keines der beiden Module. Sie nehmen sie über eine eigene Zahlart an, siehe Fremdgutscheine und Wertguthaben kassieren.

Gutscheine an der Kassa einlösen

An der Kassa lösen Sie beide Gutscheinarten im Warenkorb ein. Am schnellsten geht es per Scan. Ist der Code nicht lesbar, öffnen Sie im Warenkorb Gutschein einlösen und wählen die Eingabe-Variante:

• Code für lokale Gutscheine. Geben Sie den Code ein, der am Gutschein aufgedruckt ist.

• Bonus für Online-Gutscheine. Geben Sie den Gutschein-Code des Online-Gutscheins ein. Dieser Code ist bewusst lang und komplex, damit er nicht erraten werden kann; manuell abgetippt ist er fehleranfällig. Scannen Sie ihn deshalb, wann immer es geht.

Schritt für Schritt unter Gutschein einlösen.

Wann zählt ein Gutschein zum Umsatz?

Umsatzsteuerlich unterscheidet man zwei Arten von Gutscheinen, ausführlich erklärt unter Begriff: Gutschein | Einzweckgutschein vs. Mehrzweckgutschein:

• Mehrzweckgutschein, z. B. ein Wertgutschein über 100 €, einlösbar für beliebige Leistungen. Die Leistung steht beim Verkauf noch nicht fest. Steuerlich zählt erst die Einlösung.

• Einzweckgutschein, z. B. ein Gutschein für einen bestimmten Haarschnitt. Leistung und Steuersatz stehen schon beim Verkauf fest. Steuerlich zählt bereits der Verkauf.

Bei den lokalen Gutscheinen steuern Sie das über den Steuersatz der Artikelgruppe, in der der Artikel Gutschein liegt: 0 % für Mehrzweckgutscheine, der Steuersatz der Leistung für Einzweckgutscheine, siehe Gutschein verkaufen | Einzweck vs. Mehrzweckgutschein.

Beispiel: Wertgutschein im Kassenabschluss

Am Montag verkaufen Sie einen Wertgutschein über 100 €, der Kunde zahlt bar. Am Donnerstag erbringen Sie Leistungen über 550 €. Ein Kunde zahlt davon 100 € mit diesem Gutschein, alle anderen zahlen zusammen 450 € bar. So erscheinen die beiden Tage im Kassenabschluss:

Der Gesamtumsatz ist die Summe aller Zahlarten des Tages. Darin stecken am Verkaufstag der Gutschein-Verkauf und am Einlösetag die Einlösung. Beides ist richtig, beantwortet aber unterschiedliche Fragen:

• Wie viel Geld ist heute neu hereingekommen? Gesamtumsatz minus der Zahlart Gutschein. Am Donnerstag sind das 450 €.

• Welche Leistungen haben Sie heute erbracht? Die Artikelgruppen ohne die Gruppe Gutscheine. Am Donnerstag sind das 550 €, auch wenn 100 € davon schon am Montag bezahlt wurden.

• Wie viel Gutscheinwert ist noch offen? Die Liste im Menüpunkt Gutscheine an der Kassa zeigt das Restguthaben jedes lokalen Gutscheins.

Geben Sie Ihrem Steuerberater deshalb die Gruppe Gutscheine und die Zahlart Gutschein getrennt weiter. Die Zahlart erscheint im Steuerexport mit eigener Kontonummer, wenn Sie eine hinterlegen, siehe Zahlarten.

Eigene Gutscheine nicht als normalen Artikel verkaufen

Ohne Modul Gutscheinverwaltung liegt es nahe, einen normalen Artikel „Gutschein" mit 0 % anzulegen und ihn später über Gutschein einlösen → € einzulösen. Davon raten wir ab. Der Unterschied zeigt sich im fiskalen Umsatzzähler, der jede Rechnung der Kassa fortlaufend aufsummiert:

Nur Artikel vom Typ Gutschein (lokale Gutscheine) und bessa Karte (Online-Gutscheine) nimmt die Kassa beim Verkauf eines Mehrzweckgutscheins aus dem Umsatzzähler heraus. Den Typ Gutschein bekommen Sie mit dem Modul Gutscheinverwaltung, siehe Artikeltypen. Im Kassenabschluss sehen beide Varianten gleich aus; der Fehler fällt deshalb im Alltag nicht auf.

Ohne Modul: was geht

• Gutscheine fremder Aussteller annehmen, über Gutschein einlösen → € oder besser über eine eigene Zahlart je Aussteller, siehe Fremdgutscheine und Wertguthaben kassieren.

• Eigene Gutscheine verkaufen Sie mit dem Modul Gutscheinverwaltung oder mit den Online-Gutscheinen. Das Modul aktivieren bessa oder Ihr Kassenhändler.

Umstieg vom normalen Artikel

1. Lassen Sie das Modul Gutscheinverwaltung aktivieren. bessa legt dabei die Artikelgruppe Gutscheine und den Artikel Gutschein an.

2. Verkaufen Sie neue Gutscheine nur noch über den Artikel Gutschein.

3. Blenden Sie Ihren bisherigen Gutschein-Artikel aus, damit ihn niemand mehr bucht.

4. Bereits verkaufte Gutscheine ohne Code lösen Sie weiterhin über Gutschein einlösen → € ein. Ihr Verkauf ist schon im Umsatzzähler enthalten. Klären Sie mit Ihrem Steuerberater, wie Sie diese Gutscheine bis zu ihrer Einlösung behandeln.

Häufig gestellte Fragen

Warum ist der Gesamtumsatz am Einlösetag höher als das Geld in der Lade? Weil die Einlösung als Zahlart Gutschein im Gesamtumsatz enthalten ist. Sie haben an diesem Tag Leistungen im vollen Wert erbracht; bezahlt wurde ein Teil davon schon beim Gutscheinkauf. Siehe Beispiel: Wertgutschein im Kassenabschluss.

Kann ein Kunde einen lokalen Gutschein im Webshop oder in der App einlösen? Nein. Lokale Gutscheine gelten nur an der bessa Kassa. Für Webshop und App brauchen Sie die Online-Gutscheine.

Gilt ein lokaler Gutschein nur in der Filiale, in der er verkauft wurde? Nein, lokale Gutscheine gelten immer in allen Filialen Ihres Unternehmens. Soll ein Gutschein nur an einem Standort gelten, nutzen Sie die Online-Gutscheine, siehe Gutscheine: lokalgebunden oder firmenweit.

Kann ich beide Module gleichzeitig nutzen? Ja. An der Kassa erkennt der Scan, ob es sich um einen lokalen oder einen Online-Gutschein handelt. Achten Sie darauf, dass Ihre Mitarbeiter beim Verkauf wissen, welche Gutscheinart der Kunde bekommt.

Troubleshooting

Im Dialog „Gutschein einlösen" gibt es nur die Eingabe in €, kein Feld für den Code. Das Modul Gutscheinverwaltung ist nicht aktiv. Ohne Modul kann die Kassa nur einen Wert abziehen, aber keinen Gutschein-Code nachschlagen.

Im Dialog „Gutschein einlösen" fehlt die Variante „Bonus". Die Online-Gutscheine sind an dieser Kassa nicht eingerichtet. Siehe Online-Gutscheine an der Kassa einrichten.

Der Online-Gutschein wird bei manueller Eingabe nicht gefunden. Prüfen Sie den Code Zeichen für Zeichen; bei langen Codes passieren leicht Tippfehler. Scannen Sie den QR-Code, wenn möglich.

Der Gutschein lässt sich im Selbstbedienungskiosk nicht einlösen. Prüfen Sie, ob der Code sauber gedruckt und nicht beschädigt ist. Eine manuelle Eingabe ist im Kiosk nicht möglich; lösen Sie den Gutschein an der bedienten Kassa über Gutschein einlösen mit Code ein.

Der Steuerberater findet die Gutscheine doppelt im Umsatz. Wahrscheinlich werden Gutscheine als normaler Artikel verkauft. Stellen Sie auf den Artikel Gutschein um, siehe Umstieg vom normalen Artikel.

Verwandte Themen

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• Begriff: Gutschein