Fremdgutscheine und Wertguthaben kassieren

Viele Betriebe nehmen Gutscheine an, die nicht aus dem eigenen Haus stammen: Betriebsratsgutscheine, Gutscheine oder Münzen der Gemeinde wie den „City-Zehner", Essensbons oder Guthaben aus einem anderen System. Legen Sie dafür je Gutscheinart eine eigene Zahlart an. Dann können Sie den Gutschein für die ganze Rechnung oder einen Teil davon verwenden, und die Einlösungen stehen getrennt in Ihren Berichten. Diese Anleitung zeigt Einrichtung, Kassieren und Auswertung.

Diese Anleitung beschreibt die Einrichtung in bessa und ist keine Steuerberatung. Wie Gutscheine eines fremden Ausstellers steuerlich zu behandeln sind, klären Sie bitte mit Ihrem Steuerberater.

Das Prinzip: eine Zahlart pro Gutscheinart

Ein Gutschein eines fremden Ausstellers ist an Ihrer Kassa ein Zahlungsmittel wie Bargeld oder Karte. Der Verkauf selbst bleibt unverändert: Sie bonieren die Artikel wie gewohnt, und nur die Bezahlung läuft ganz oder teilweise über den Gutschein.

Mit einer eigenen Zahlart je Gutscheinart erreichen Sie:

Teilzahlung: Der Gutschein deckt einen Teil der Rechnung, den Rest zahlt der Gast bar oder mit Karte.
Getrennte Auswertung: Jede Zahlart erscheint mit ihrer Bezeichnung in den Berichten und am Kassenabschluss. So sehen Sie, wie viel Sie in welchem Zeitraum über welche Gutscheinart eingenommen haben, und können das mit dem Aussteller abrechnen.
Eigenes Buchhaltungskonto: Für jede Zahlart lässt sich eine eigene Kontonummer für den Steuerexport hinterlegen.

Welchen Typ wählen Sie?

Eine Zahlart hat neben der Bezeichnung einen Typ, der nach dem Anlegen nicht mehr geändert werden kann. Für Fremdgutscheine kommen zwei Typen in Frage, denn nur sie lassen sich mehrfach anlegen: Kartenzahlung (manuell) und Bar.

	Kartenzahlung (manuell)	Bar
Kassabuch	Nicht enthalten	Der Betrag fließt in den Soll-Bestand der Kassenlade ein
Kassenlade	Öffnet sich nicht	Öffnet sich wie bei Barzahlung
Mehrbetrag beim Split	Wird als Trinkgeld verbucht	Wird als Retourgeld ausgewiesen
Geeignet für	Gutscheine und Guthaben, die nicht in der Lade landen oder getrennt abgerechnet werden	Münzen oder Scheine, die Sie wie Bargeld in die Lade legen und mitzählen

Unsere Empfehlung: Kartenzahlung (manuell). Gutscheine gehören in der Regel nicht zum Bargeld. Mit dem Typ Bar steigt der Soll-Bestand im Kassabuch um den Gutscheinwert. Beim Zählen der Lade fehlt Ihnen dann genau dieser Betrag, es sei denn, Sie zählen die Gutscheine als Bargeld mit. Wählen Sie Bar deshalb nur, wenn Sie das bewusst so handhaben wollen.

Warum nicht der Typ „Gutschein"? Die Gutschein-Typen gehören zu den lokalen Gutscheinen der bessa Kassa (Modul Gutscheinverwaltung), mit denen Sie eigene Gutscheine verkaufen und einlösen (siehe Gutscheine an der Kassa). Jeder Gutschein-Typ kann außerdem nur einmal angelegt werden, Sie können also keine eigene Zahlart pro Aussteller anlegen.

Schritt 1: Zahlarten anlegen

Öffnen Sie im bessa Manager Stammdaten → Zahlarten und legen Sie eine neue Zahlart an.
Wählen Sie als Typ Kartenzahlung (manuell), oder Bar, wenn Sie den Gutschein als Bargeld führen (siehe oben).
Vergeben Sie eine eindeutige Bezeichnung, z. B. „City-Zehner", „Betriebsratsgutschein Muster GmbH" oder „Essensbon". Diese Bezeichnung sehen Ihre Mitarbeiter an der Kassa, und sie erscheint auf der Rechnung und in den Berichten.
Hinterlegen Sie bei Bedarf eine Kontonummer für den Steuerexport, siehe Daten exportieren.
Wiederholen Sie die Schritte für jede weitere Gutscheinart.

Legen Sie lieber eine Zahlart zu viel an als eine zu wenig. Was in derselben Zahlart landet, lässt sich in den Berichten nicht mehr auseinanderhalten.

Schritt 2: Kacheln für Gutscheine mit festem Wert (optional)

Hat ein Gutschein einen festen Wert, z. B. 10 €, kann ihn eine Kachel auf der Bonieroberfläche mit einem Tippen einbuchen. Legen Sie dazu unter Darstellung eine Kachel vom Typ Funktion mit der Art Zahlung an:

Zahlart: die Gutschein-Zahlart, z. B. „City-Zehner".
Absoluter Betrag: der Wert des Gutscheins, z. B. 10.
Bezeichnung: z. B. „City-Zehner 10 €".

Legen Sie zusätzlich Kacheln ohne Betrag für die Restzahlung an, z. B. „Rest bar" mit der Zahlart Bar und „Rest Karte" mit Ihrer Kartenzahlart. Ohne sie lässt sich der Rest nicht kassieren, wie der nächste Abschnitt zeigt.

Beachten Sie:

Die Kacheln wirken nur beim direkten Bonieren an der Kassa. Beim Bonieren auf einen Tisch oder ein Zimmer und beim Bezahlen eines Tisches bleiben sie wirkungslos. Dort kassieren Sie über Split (Schritt 3, Weg B).
Kacheln der Art Zahlung setzen bessa Kassa ab Version 6.1 voraus.

Schritt 3: An der Kassa kassieren

Beispiel: Die Rechnung beträgt 15,20 €. Der Gast zahlt mit einem City-Zehner über 10 € und den Rest bar.

Weg A: über die Kachel (direktes Bonieren)

Bonieren Sie die Artikel wie gewohnt.
Tippen Sie die Kachel City-Zehner 10 €. Im Warenkorb erscheint eine Zeile über −10,00 €, noch offen sind 5,20 €.
Tippen Sie die Kachel Rest bar. Die Kassa bucht beide Zahlungen gemeinsam und schließt die Rechnung ab.

Löst der Gast zwei Gutscheine ein, tippen Sie die Gutschein-Kachel zweimal. Deckt der Gutschein mehr als die Rechnung, wird er nur bis zur Rechnungssumme angerechnet, Retourgeld gibt es dafür nicht.

Sobald ein Gutschein vorgemerkt ist, blendet die Kassa die gewohnten Zahlart-Schaltflächen und Split aus. Stattdessen erscheint die Aktion Vorgemerkte Zahlungen buchen mit dem Hinweis Noch offen: Betrag. Den offenen Rest kassieren Sie mit einer Kachel ohne Betrag, z. B. „Rest bar". Wollen Sie doch anders kassieren, entfernen Sie die Gutscheinzeile wieder aus dem Warenkorb. Details unter Bestellung abschließen und bezahlen.

Weg B: über „Split" (variable Beträge, Tische und Zimmer)

Diesen Weg nehmen Sie, wenn der Gutschein keinen festen Wert hat, z. B. ein Restguthaben, wenn Sie keine Kachel angelegt haben oder wenn Sie einen Tisch abrechnen.

Tippen Sie auf die Zahlart und wählen Sie Split.
Wählen Sie die Zahlart City-Zehner und geben Sie 10 ein.
Wählen Sie Bar und geben Sie 5.20 ein, oder den Betrag, den der Gast in bar gibt. Die Kassa zeigt dann das Retourgeld an.
Bestätigen Sie mit Zahlen.

Erfassen Sie beim Split auf einer Gutschein-Zahlart vom Typ Kartenzahlung (manuell) genau den Gutscheinwert. Ein höherer Betrag wird nicht als Retourgeld, sondern als Trinkgeld verbucht.

Schritt 4: Einlösungen auswerten

Die Gutschein-Zahlarten erscheinen mit ihrer Bezeichnung überall, wo Umsätze nach Zahlart aufgeschlüsselt werden:

Kassenabschluss: Die Summe je Zahlart steht auf dem Tagesabschluss, siehe Kassenabschlüsse.
Auswertungen: Der Bericht-Typ Zahlart/Artikelgruppe zeigt die Umsätze je Zahlart für einen frei wählbaren Zeitraum, siehe Auswertungen. Damit erstellen Sie z. B. die monatliche Abrechnung mit der Gemeinde oder dem Betriebsrat.
Buchhaltung: Mit hinterlegter Kontonummer landen die Beträge im Steuerexport auf dem passenden Konto.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich einen Gutschein mit Karte und Bargeld kombinieren? Ja. Beim Split erfassen Sie beliebig viele Zahlarten. Über Kacheln tippen Sie zuerst den Gutschein und dann die Kachel ohne Betrag für die gewünschte Restzahlart. Pro Rechnung ist höchstens eine Zahlung über ein angebundenes Kartenterminal möglich.

Wo sehe ich, welcher Gutschein auf welcher Rechnung eingelöst wurde? Auf der Rechnung steht jeder Teilbetrag mit der Bezeichnung seiner Zahlart. In der Rechnungsliste im bessa Manager finden Sie die einzelnen Rechnungen, siehe Rechnungen.

Sehen Mitarbeiter die neue Zahlart sofort? Die Zahlart muss im bessa Manager sichtbar sein (Auge-Symbol) und der Mitarbeiter braucht die Berechtigung für den jeweiligen Zahlart-Typ, siehe Benutzerrollen und Berechtigungen verwalten.

Troubleshooting

Die Gutschein-Kachel macht nichts. Prüfen Sie, ob Sie gerade auf einen Tisch oder ein Zimmer bonieren oder einen Tisch bezahlen. Dort sind Zahlungs-Kacheln wirkungslos. Kassieren Sie über Split.

Nach dem Gutschein lässt sich der Rest nicht kassieren. Es fehlt eine Kachel ohne Betrag für die Restzahlung. Legen Sie z. B. „Rest bar" an, oder entfernen Sie die Gutscheinzeile aus dem Warenkorb und kassieren Sie über Split.

Beim Kassenabschluss fehlt Bargeld in der Lade. Wahrscheinlich ist die Gutschein-Zahlart vom Typ Bar. Ihr Betrag zählt dann zum Soll-Bestand. Legen Sie die Zahlart neu mit dem Typ Kartenzahlung (manuell) an und blenden Sie die alte aus. Den Typ einer bestehenden Zahlart können Sie nicht ändern.