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Gutscheine: lokalgebunden oder firmenweit

Gutscheine in bessa lassen sich entweder firmenweit (an jedem Lokal des Unternehmens) oder auf ein einzelnes Lokal beschränkt einlösen. Welche Variante gilt, bestimmt die Zahlkarte, zu der der Gutschein gehört. Diese Seite erklärt das Konzept und zeigt, wie Sie bestehende Gutscheincodes aus einem Vorgänger-System importieren.

Lokalgebunden vs. firmenweit

Ob ein Gutschein firmenweit oder nur an einem Lokal gilt, hängt allein von der Zahlkarte ab, der er zugeordnet ist:

  • Firmenweite Karte (keinem Lokal zugewiesen) → ihre Gutscheine sind an allen Lokalen des Unternehmens einlösbar. Das ist die Voreinstellung für neu ausgestellte Gutscheine.

  • Lokalgebundene Karte (einem Lokal zugewiesen) → ihre Gutscheine sind nur an diesem Lokal einlösbar. Eine Kassa an einem anderen Lokal desselben Unternehmens findet den Code nicht — der Gutschein ist dort schlicht „nicht verfügbar".

Das gilt gleichermaßen für das Einlösen (Buchung eines negativen Betrags) und für das Stornieren eines Gutscheins.

Warum es das gibt

So können zwei (oder mehr) Lokale eines Unternehmens ihre eigene Gutschein-Nummerierung behalten — selbst dann, wenn derselbe Code (z. B. 10001) historisch an beiden Lokalen verwendet wurde. Jeder lokalgebundene Gutschein wird nur an der eigenen Kassa aufgelöst, sodass identische Codes nie kollidieren. Neu auf der firmenweiten Karte ausgestellte Gutscheine bleiben hingegen überall einlösbar.

Altgutscheine importieren

So bringen Sie bestehende Gutscheincodes ins System:

  1. Legen Sie pro Lokal eine lokalgebundene Zahlkarte an (Kartentyp Zahlkarte, Bonustyp Einlösbar, dem Lokal und dem Unternehmen zugewiesen).

    • Einlösbar (nicht Kein Bonus) ist wichtig: So bleibt die Altkarte aus der Auswahl für neue Gutscheine heraus — frisch ausgestellte Gutscheine landen weiterhin auf der firmenweiten Karte und bleiben an beiden Lokalen einlösbar.

  2. Laden Sie die Gutscheinliste des jeweiligen Lokals als CSV über die Aktion Import der Karte hoch. Spalten: Code, Wert (Betrag, mit Dezimalpunkt) und optional Kassen ID (gesetzt, um die Rechnungsgenerierung pro Gutschein zu unterdrücken).

Importieren Sie jede Datei genau einmal. Ein erneuter Upload derselben Datei addiert die Beträge erneut auf die bestehenden Guthaben.

Deutsche Lokale: Ist in der Datei kein Ablaufdatum angegeben, erhalten die Gutscheine automatisch eine Gültigkeit von 3 Jahren ab dem 31. Dezember des Importjahres.

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