Übersicht
Unter "Gutscheine" finden Sie eine Liste aller verkauften und erstellten Gutscheine. Hier können Sie den Status einsehen, nach Gutscheinen suchen und Aktionen wie Buchen oder Stornieren durchführen.
Die Gutscheinliste
Spalten
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Spalte |
Beschreibung |
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Verändert |
Datum der letzten Änderung (Standard-Sortierung) |
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Erstellt |
Erstellungsdatum des Gutscheins |
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Benutzer |
Name des Kunden (E-Mail im Tooltip) |
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Karte |
Name der zugehörigen Gutschein- oder Wertrabattkarte |
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Gesammelt |
Aktueller Stand / Wert des Gutscheins |
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Externe ID |
Der Gutscheincode |
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Eingelöst |
Haken-Symbol, wenn vollständig eingelöst |
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Status |
Aktueller Bestellstatus |
Bereits eingelöste Gutscheine werden in der Liste optisch abgesetzt dargestellt.
Sortierung
Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift, um die Liste nach dieser Spalte zu sortieren. Ein erneuter Klick kehrt die Sortierrichtung um.
Filtern und Suchen
Kartenfilter
Über das Dropdown Karte können Sie die Liste auf eine bestimmte Gutscheinkarte oder Wertrabattkarte einschränken. Wählen Sie "Kein Filter", um alle Karten anzuzeigen.
Statusfilter
Über den Karten Status Filter können Sie gezielt nach dem Einlösestatus filtern:
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Filter |
Beschreibung |
|---|---|
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Kein Filter |
Alle Gutscheine anzeigen |
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Eingelöst |
Nur vollständig eingelöste Gutscheine |
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Aktiv |
Nur aktive (noch nicht eingelöste) Gutscheine |
Suchfeld
Im Suchfeld können Sie nach E-Mail-Adresse, Name oder Externer ID (Gutscheincode) suchen.
Export
Klicken Sie auf den Export-Button (Pfeil-nach-unten-Symbol), um den Export-Dialog zu öffnen.
Hinweis: Der Export funktioniert nur, wenn ein Kartenfilter aktiv ist. Wählen Sie also zuerst eine Karte aus, bevor Sie exportieren.
Wählen Sie im Feld „Export Format" das gewünschte Dateiformat (Excel/XLSX oder CSV).
Über den Filter „Zahlungsstatus filtern" können Sie die Ergebnisse gezielt einschränken – beispielsweise auf den Status „Fertig", um alle erfolgreich erstellten Gutscheine anzuzeigen.
Hinweis zur Wiederverwendung von Gutscheinnummern
Da Gutscheinnummern wiederverwendet werden können, unterscheidet das System zwei Status für eingelöste Gutscheine mit einem Restguthaben von 0 €:
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0 € – Aktiv: Der Gutschein wurde vollständig eingelöst, kann aber erneut aufgeladen werden.
-
0 € – Eingelöst: Der Gutschein wurde vollständig eingelöst und kann nicht erneut aufgeladen werden.
Gutschein-Detailansicht
Klicken Sie auf das Info-Symbol in der letzten Spalte, um die Detailansicht eines Gutscheins zu öffnen.
Kopfbereich
Im oberen Bereich sehen Sie:
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Name der Karte und den Kartentyp (z.B. "Gutscheinkarte")
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Gutscheincode (bei Gutscheinkarten) bzw. Externe ID (bei anderen Kartentypen)
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Aktueller Stand — der aktuelle Wert des Gutscheins
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Gültig bis — das Ablaufdatum (falls vorhanden)
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Status — ob der Gutschein eingelöst wurde
Aktionen
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Button |
Beschreibung |
|---|---|
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Zurück |
Zurück zur Gutscheinliste |
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Buchen / Stornieren |
Wert buchen oder eine bestehende Buchung stornieren (nur bei aktiven Gutscheinen) |
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Rechnung herunterladen |
Lädt die zugehörige Rechnung als PDF herunter (nur bei Gutscheinkarten mit aktivierter Rechnungsgenerierung) |
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Bestätigung herunterladen |
Lädt eine Bestätigung als PDF herunter (wenn Rechnungsgenerierung nicht aktiv) |
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Gutschein herunterladen |
Lädt den Gutschein selbst als PDF herunter |
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Wertrabatt herunterladen |
Lädt den Wertrabatt als PDF herunter (bei Wertrabattkarten) |
Hinweis: Für Gutscheine, die vor November 2025 erstellt wurden, ist möglicherweise keine Rechnung verfügbar. In diesem Fall erscheint eine entsprechende Meldung.
Transaktionsverlauf
Unterhalb der Aktionen sehen Sie den Transaktionsverlauf des Gutscheins mit allen Buchungen:
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Spalte |
Beschreibung |
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Erstellt |
Datum der Transaktion |
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Lokal |
In welchem Lokal die Transaktion stattfand |
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Benutzer |
Wer die Transaktion durchgeführt hat |
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Wert |
Betrag der Transaktion |
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Typ |
Art der Transaktion |
Klicken Sie auf das Info-Symbol einer Transaktion, um Details zur Zahlung einzusehen (Zahlungsmethode, Betrag, Herkunft, Status und Käufer-/Empfängerdaten).
Wert buchen oder stornieren
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Klicken Sie in der Detailansicht auf Buchen / Stornieren
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Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie den gewünschten Betrag eingeben können
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Bestätigen Sie die Buchung
Hinweis: Der Button zeigt "Buchen", wenn noch keine Buchung vorhanden ist, und "Buchen / Stornieren", wenn bereits Buchungen existieren.