Häufige Fragen (FAQ) - Gutscheine

Allgemein

Muss ich Gutscheine im Manager aktivieren?

Ja. In den Einstellungen muss die Option Gutscheine aktivieren eingeschaltet sein, damit Kunden im Web Shop und in der App Gutscheine kaufen können. Über den Manager können Sie aber auch ohne diese Einstellung Gutscheine manuell erstellen.

Was ist der Unterschied zwischen einer Gutscheinkarte und einer Wertrabattkarte?

Eine Gutscheinkarte ist ein klassischer Geschenkgutschein mit einem Geldwert. Der Kunde bezahlt den Gutschein und kann ihn bei Ihnen einlösen. Bei aktivierter Rechnungsgenerierung wird automatisch eine Rechnung erstellt.

Eine Wertrabattkarte ist eine Rabattkarte, die intern verrechnet wird. Sie hat keinen Bezahlvorgang und daher auch keine Rechnungsgenerierung. Wertrabattkarten können ein Ablaufdatum haben.

Kann ich nachträglich den Gutscheincode ändern?

Nein. Der Gutscheincode wird bei der Erstellung generiert und kann danach nicht mehr geändert werden. Sie können aber bei der Erstellung unter Gutschein ID / NFC Karten ID einen eigenen Code angeben (mindestens 10 Zeichen).

Vorlagen

Brauche ich eine Vorlage?

Nein. Ohne eigene Vorlage wird das Standard-bessa-Design verwendet. Wenn Sie Ihre Gutscheine aber mit Ihrem eigenen Branding gestalten möchten, empfehlen wir, mindestens eine Vorlage zu erstellen.

Was bedeutet "primäre Vorlage"?

Die primäre Vorlage ist die Standardvorlage, die automatisch für neue Gutscheine verwendet wird. Es kann immer nur eine Vorlage primär sein.

Kann ich die Reihenfolge der Vorlagen ändern?

Ja. Wechseln Sie in die Listenansicht (sortierbar) und ziehen Sie die Zeilen per Drag & Drop in die gewünschte Reihenfolge. Die Reihenfolge bestimmt, in welcher Reihenfolge Kunden die Vorlagen im Web Shop sehen.

Code-Format

Wie lang sollte mein Gutscheincode sein?

Wir empfehlen mindestens 14 Zeichen, um sicherzustellen, dass Codes nicht erraten werden können. Die maximale Gesamtlänge (inkl. Prefix und Bindestriche) beträgt 32 Zeichen.

Funktionieren Bindestriche im Code mit meinem Kassensystem?

Das hängt von Ihrem Barcode-Scanner ab. Nicht alle Scanner erkennen Bindestriche korrekt. Testen Sie dies bitte vorab. Falls Ihr Scanner Probleme hat, setzen Sie die Bindestrich-Einstellung auf 0.

Was bedeutet das Prefix?

Das Prefix ist ein optionales Kürzel (max. 3 Zeichen), das jedem generierten Code vorangestellt wird, z.B. GUT. So können Sie Gutscheincodes sofort als solche erkennen.

Rechnungen

Kann ich die Rechnungsgenerierung wieder deaktivieren?

Nein. Sobald die Rechnungsgenerierung einmal aktiviert wurde, kann sie nicht mehr deaktiviert werden. Planen Sie diese Entscheidung daher sorgfältig.

Kann ich das Rechnungsnummern-Format nachträglich ändern?

Nur solange noch keine Rechnung erstellt wurde. Sobald die erste Rechnung generiert wurde, sind die Einstellungen (Prefix, Stellenanzahl, Startwert) gesperrt.

Was passiert mit Rechnungen beim CSV-Import?

Bei aktivierter Rechnungsgenerierung wird pro importiertem Code automatisch eine Rechnung erstellt. Ausnahme: Wenn eine Bon ID oder Kassen ID angegeben ist, wird keine Rechnung generiert, da der Gutschein bereits über das Kassensystem abgerechnet wurde.

Warum kann ich für ältere Gutscheine keine Rechnung herunterladen?

Gutscheine, die vor November 2025 erstellt wurden, haben keine zugehörige Rechnung im System. Für diese Gutscheine wird beim Versuch eine entsprechende Meldung angezeigt.

Was ist der Unterschied zwischen "Firmendaten" und "Lokaldaten" auf der Rechnung?

• Firmendaten: Ihre Unternehmensdaten erscheinen auf der Rechnung. Die Rechnungsnummern werden über alle Lokale hinweg fortlaufend vergeben.

• Lokaldaten: Die Daten des jeweiligen Lokals erscheinen auf der Rechnung. Jedes Lokal hat einen eigenen Rechnungsnummernkreis.

Import

Welches Dateiformat brauche ich für den Import?

Eine CSV-Datei mit Semikolon (;) als Trennzeichen. Die Datei muss UTF-8 kodiert sein. Dezimalzahlen müssen mit Punkt geschrieben werden (z.B. 10.00).

Was passiert, wenn ich einen Code importiere, der schon existiert?

Der importierte Betrag wird zum bestehenden Gutschein dazu addiert. Es wird kein neuer Gutschein erstellt.

Kann ich das Datumsformat beim Import frei wählen?

Nein. Das Datumsformat muss immer JJJJ-MM-DDThh:mm:ss sein, z.B. 2025-11-28T07:55:02.

Wo finde ich eine Vorlage für die CSV-Datei?

Auf der Import-Seite finden Sie zwei Beispiele (einfach und vollständig), die Sie direkt kopieren oder als CSV-Datei herunterladen können.

Gutscheine erstellen

Welche Versandarten gibt es?

Muss ich immer einen Gutscheincode angeben?

Nein. Wenn Sie das Feld Gutschein ID / NFC Karten ID leer lassen, wird automatisch ein Code generiert. Nur wenn Sie einen bestehenden Code (z.B. von einer NFC-Karte) verwenden möchten, tragen Sie diesen ein (mindestens 10 Zeichen).

Warum erscheint der Bereich "Rechnungsdaten" nicht?

Der Bereich "Rechnungsdaten (optional)" erscheint nur, wenn:

1. Die Rechnungsgenerierung in den Einstellungen aktiviert ist

2. Eine Gutscheinkarte als Typ ausgewählt wurde

Bei Wertrabattkarten gibt es keine Rechnungsgenerierung.