Warenrückgabe | Dokumentation

Warenrückgabe auf der Kassa lässt sich auf vier Wegen abwickeln, abhängig davon, ob der Kunde den ursprünglichen Beleg vorlegen kann und ob die Rückerstattung in bar oder als Gutschein erfolgen soll. Jeder Vorgang erzeugt einen fiskalisch signierten Beleg — eine Rechnung wird nie nachträglich gelöscht, sondern durch eine fiskalisch signierte Gegenbuchung kompensiert oder durch einen neuen Verkauf mit negativer Menge ausgeglichen.

Diese Seite zeigt, welcher Ablauf zu welcher Situation passt und wie Sie die einzelnen Schritte ausführen — auch ohne Originalbeleg und auch dann, wenn der Kunde statt Bargeld einen Gutschein erhalten soll.

Welcher Ablauf passt zu Ihrer Situation?

	Rückerstattung in bar / Originalzahlart	Rückerstattung als Gutschein
Mit Originalbeleg	Storno der Rechnung	Storno mit Gutschein-Gutschrift
Ohne Originalbeleg	Neuer Verkauf mit negativer Menge	Negativer Verkauf plus Gutscheinartikel

Bei jedem dieser Vorgänge wird ein fiskalisierungspflichtiger Beleg erstellt. Stornos werden mit den anderen Belegen in der fiskalen Belegkette protokolliert; Rückgaben ohne Beleg erscheinen als reguläre (negative) Verkäufe.

Mit Beleg, Rückerstattung in bar / Originalzahlart

Wenn der Kunde die Originalrechnung vorlegt und das Geld zurückerhalten möchte, stornieren Sie die Rechnung über die Variante Stornieren. Die Rechnung wird mit einem Gegenbeleg ausgeglichen; Sie zahlen den Betrag in der ursprünglichen Zahlart aus.

Wie es geht: siehe Rechnung stornieren, Abschnitt Storno-Varianten → Stornieren.

Bei Teilrückgaben (nur ein Teil der Position kommt zurück) steht auf einer bereits geschlossenen Rechnung kein Positions-Storno zur Verfügung — gehen Sie stattdessen wie unter Ohne Beleg, Rückerstattung in bar beschrieben vor und buchen Sie nur die Differenz mit negativer Menge.

Ohne Beleg, Rückerstattung in bar

Liegt kein Originalbeleg vor, buchen Sie den Artikel als neuen Verkauf mit negativer Menge. Das erzeugt einen eigenständigen, fiskalisch signierten Beleg mit negativem Total; die Bargeldauszahlung erscheint im Kassabuch als entsprechender Abgang.

Tippen Sie im Hauptmenü auf Bestellung.
Tippen Sie den zurückzunehmenden Artikel auf der Bonieroberfläche an — er erscheint im Warenkorb mit Menge 1.
Lang auf die Warenkorbzeile tippen. Es öffnet sich der Dialog Anpassen (siehe Menge frei anpassen mit Long-Tap).
Geben Sie die Menge mit Minus-Präfix ein, zum Beispiel -1, und bestätigen Sie.
Falls der Originalpreis abweicht (z. B. wegen einer zwischenzeitlichen Preisänderung), passen Sie den Preis im selben Dialog an, sodass der Rückgabebetrag dem ursprünglich kassierten Betrag entspricht.
Schließen Sie die Bestellung über Bezahlen ab. Wählen Sie die Zahlart, in der ausgezahlt wird (üblicherweise Bargeld).
Die Kassa druckt einen fiskalisch signierten Beleg mit negativem Total. Übergeben Sie das Bargeld an den Kunden.

Wenn mehrere Artikel zurückgegeben werden, wiederholen Sie Schritt 2–5 pro Artikel, bevor Sie auf Bezahlen tippen. Ein einziger Rückgabebeleg ist übersichtlicher als mehrere Einzelbelege.

Mit Beleg, Rückerstattung als Gutschein

Wenn der Kunde den Originalbeleg vorlegt und statt Bargeld einen Gutschein in Höhe des Rechnungs- oder Teilbetrags erhalten soll, verwenden Sie die Storno-Variante Gutschreiben. Sie können einzelne Positionen auswählen; die Beträge werden als Gutschein-Guthaben gutgeschrieben.

Wie es geht: siehe Rechnung stornieren, Abschnitt Storno-Varianten → Gutschreiben.

Die Variante Gutschreiben ist nur sichtbar, wenn das Modul Gutscheinverwaltung lizenziert ist. Ohne dieses Modul stornieren Sie zuerst regulär und stellen den Gutschein als separaten Verkauf aus — siehe Gutschein verkaufen.

Ohne Beleg, Rückerstattung als Gutschein

Soll der Kunde ohne Originalbeleg einen Gutschein erhalten, kombinieren Sie zwei Buchungen in einer einzigen Bestellung: den Artikel mit negativer Menge (wie oben) und einen Gutscheinartikel mit positivem Betrag in gleicher Höhe. Das Rechnungstotal ist 0; der Kunde erhält den Gutschein als Beleg.

Erfassen Sie den zurückzunehmenden Artikel mit negativer Menge (Schritte 1–5 unter Ohne Beleg, Rückerstattung in bar).
Tippen Sie zusätzlich den Gutscheinartikel auf der Bonieroberfläche an. Geben Sie den Gutscheinwert ein, der dem Rückgabebetrag entspricht — siehe Gutschein verkaufen für die Mehrzweck- bzw. Einzweckgutschein-Unterscheidung.
Prüfen Sie, dass das Rechnungstotal 0,00 € ergibt.
Schließen Sie die Bestellung über Bezahlen ab. Es ist keine Bar-Zahlart-Auswahl nötig, da kein Geld bewegt wird; die Kassa erzeugt den fiskalisierungspflichtigen Beleg automatisch.
Übergeben Sie den ausgedruckten Gutscheinbeleg an den Kunden.

Einzweck- vs. Mehrzweckgutschein beachten. Wird der zurückgegebene Artikel über einen Einzweckgutschein-Artikel kompensiert, fällt die Umsatzsteuer bereits beim Gutscheinverkauf an und kompensiert die negative Buchung. Bei einem Mehrzweckgutschein wird die Umsatzsteuer erst bei Einlösung gebucht — die Vorgänge sind buchhalterisch dann nicht 1:1 spiegelbildlich. Im Zweifel klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung. Hintergrund unter Gutschein verkaufen.

Auswirkung auf Kassabuch und Kassenabschluss

Jede Rückgabe-Buchung fließt in das Kassabuch und in den nächsten Kassenabschluss ein:

In bar zurückgezahlt — der negative Bareingang reduziert den Kassenstand.
Als Gutschein zurückerstattet — Rechnungstotal 0, Kassenstand unverändert, aber Umsatzminderung in den Berichten.

FAQ

Kann ich die Menge über die −-Schaltfläche unter 1 senken? Nein. Die −/+-Schaltflächen begrenzen die Menge auf 1 als Minimum. Negative Mengen geben Sie ausschließlich über den Long-Tap-Dialog Anpassen ein.
Was, wenn der Kunde nur einen Teil der ursprünglichen Bestellung zurückgibt? Auf einer bereits geschlossenen Rechnung ist kein Positions-Storno möglich. Verwenden Sie für Teilrückgaben den Ablauf Ohne Beleg, Rückerstattung in bar und buchen Sie nur die zurückgegebenen Positionen mit negativer Menge.
Brauche ich die Originalrechnung des Kunden? Nein, technisch nicht — die Kassa lässt Rückgaben auch ohne Beleg zu. Ob Sie intern eine Belegpflicht festlegen, ist eine geschäftliche Entscheidung.
Funktioniert das auch auf einem Nebenterminal? Ja. Der Long-Tap-Dialog und alle Storno-Varianten sind auf Haupt- und Nebenterminals identisch verfügbar.
Wird die Rückgabe an die Finanzverwaltung gemeldet? Jeder Rückgabe-Beleg ist Teil der fiskalen Belegkette und wird über den regulären Fiskalexport der Kassa erfasst. Eine separate Meldung an die Finanzverwaltung ist nicht nötig.

Troubleshooting

Long-Tap auf die Warenkorbzeile reagiert nicht. Halten Sie den Finger mindestens eine halbe Sekunde an derselben Stelle. Wischen oder Scrollen während der Berührung bricht den Long-Tap ab. Funktioniert es weiterhin nicht, prüfen Sie, ob ein anderer Dialog (z. B. Rabatteingabe) im Hintergrund offen ist und schließen Sie diesen zuerst.
„Anpassen" akzeptiert die negative Eingabe nicht. Prüfen Sie, dass das Minus-Zeichen direkt vor der Ziffer steht (kein Leerzeichen, kein Punkt davor). Beispiel: -1 und nicht - 1 oder .-1.
Beleg druckt nicht. Negative Belege werden wie reguläre Belege gedruckt. Bleibt der Druck aus, prüfen Sie die Druckereinstellungen. Die fiskale Signatur wird unabhängig vom Druck erstellt — der Beleg ist erzeugt und kann nachgedruckt werden.
Kassabuch zeigt nach der Rückgabe einen unerwarteten Stand. Prüfen Sie, ob die Rückgabe versehentlich in einer falschen Zahlart (z. B. Karte statt Bargeld) gebucht wurde. Stornieren Sie den Vorgang und buchen Sie ihn in der richtigen Zahlart neu — der ursprüngliche Beleg bleibt mit einem Storno-Eintrag in der Belegkette erhalten.