Artikel importieren und exportieren

Mit dem Artikelimport legen Sie viele Artikel auf einmal an oder ändern bestehende Artikel in einem Schritt – per CSV-Datei, die Sie z. B. in Excel bearbeiten. Der Import schreibt wahlweise den Stammpreis oder die Preise einer Preisebene. Mit dem Export laden Sie Ihren Artikelstamm als CSV-Datei herunter, als Vorlage für den nächsten Import oder als Sicherung.

Wo finde ich den Import?

Im bessa Manager unter Artikelverwaltung → Artikel öffnet der Button Artikel verwalten in der Aktionsleiste drei Funktionen:

Aufbau der CSV-Datei

Die erste Zeile enthält die Spaltennamen. Sie müssen exakt so geschrieben sein wie in der Vorlage – auch bei englischer Oberfläche des bessa Managers. Die Reihenfolge der Spalten ist beliebig.

Die Spalte Freittext? heißt tatsächlich so – bitte die Schreibweise nicht korrigieren, sonst erkennt der Import die Spalte nicht.

Eine Spalte, deren Name nicht exakt stimmt, übergeht der Import. Bei einer optionalen Spalte bricht er dabei nicht ab – das gilt auch für die Artikel ID. Achten Sie deshalb besonders auf zusätzliche Zeichen vor dem ersten Spaltennamen, die beim Bearbeiten der Datei leicht entstehen.

Pflichtspalten müssen in der Datei vorhanden sein, sonst bricht der Import mit „Fehlende Spalten" ab. Das Feld Produktnummer darf in einzelnen Zeilen leer bleiben.

Ja/Nein-Werte: J oder N. Der Import versteht auch Ja/Nein, 1/0 und true/false. Ein leeres Feld gilt als Nein.

Trennzeichen und Zeichensatz: Der Export verwendet Semikolon (;) und UTF-8. Der Import erkennt Semikolon, Komma und Tabulator selbstständig. Wie Sie die Datei in Excel richtig öffnen und speichern, beschreibt Export Artikelstamm und Bearbeitung im Excel.

Artikel importieren

1. Klicken Sie auf Artikel verwalten → Datei importieren

2. Klicken Sie auf Datei auswählen und wählen Sie die CSV-Datei

3. Wählen Sie die Art der Aktualisierung

4. Wählen Sie unter Preisebene, wohin die Preise geschrieben werden – Stammpreis (Standardpreis) oder eine Preisebene

5. Aktivieren Sie bei Bedarf die Optionen für Bonieroberflächen

6. Klicken Sie auf Importieren

Der Button Importieren ist erst aktiv, wenn eine Art der Aktualisierung gewählt ist. Nach dem Import lädt die Artikelliste automatisch neu.

Art der Aktualisierung

Der Import ordnet jede Zeile einem bestehenden Artikel zu – zuerst über die Artikel ID, ohne ID über die Produktnummer. Was mit zugeordneten und nicht zugeordneten Zeilen passiert, bestimmt die Art der Aktualisierung:

Preisebene

Bonieroberflächen

Neue Artikel erscheinen auf der Kassa erst, wenn sie auf einer Bonieroberfläche platziert sind. Zwei Optionen erledigen das beim Import:

Bleiben nach dem Import neue Artikel ohne Platz auf einer Bonieroberfläche, zeigt der bessa Manager eine Übersicht dieser Artikel je Artikelgruppe.

In eine Preisebene importieren

Mit einem Import in eine Preisebene pflegen Sie die Preise einer Preisebene für viele Artikel gleichzeitig – statt sie bei jedem Artikel einzeln zuzuweisen.

1. Klicken Sie auf Artikel verwalten → Datei exportieren und wählen Sie die gewünschte Preisebene. Die Datei enthält die Preise und Steuersätze dieser Preisebene

2. Passen Sie in der Datei Artikelpreis (brutto) und Steuersatz (%) an. Entfernen Sie Zeilen von Artikeln, die in dieser Preisebene keinen eigenen Preis haben sollen

3. Klicken Sie auf Artikel verwalten → Datei importieren, wählen Sie Aktualisieren und unter Preisebene dieselbe Preisebene

Wählen Sie Aktualisieren auch dann, wenn die Artikel die Preisebene noch gar nicht haben. Die Art der Aktualisierung bezieht sich auf den Artikel, nicht auf die Preisebene: Mit Neuanlage bleiben bestehende Artikel unverändert und bekommen auch keine Preisebene.

Dabei gilt:

• Preis und Steuersatz der Datei landen in der Preisebene des Artikels. Hat der Artikel diese Preisebene noch nicht, wird sie ihm zugewiesen.

• Der Stammpreis bestehender Artikel bleibt unverändert.

• Alle anderen Spalten – Artikelname, Artikelgruppe, Ja/Nein-Felder – aktualisieren weiterhin die Stammdaten des Artikels. Deshalb ist der Export derselben Preisebene die richtige Grundlage.

• Neue Artikel: Mit Neuanlage oder Neuanlage & Aktualisieren werden nicht zugeordnete Zeilen als neue Artikel angelegt. Der Preis aus der Datei wird dann auch ihr Stammpreis. Legen Sie neue Artikel besser zuerst mit einem Stammpreis-Import an.

Steuersätze beim Import

Für alle Importe gilt:

• Jeder Steuersatz in der Datei muss unter Steuerarten angelegt sein. Fehlt einer, bricht der Import ab und nennt den fehlenden Steuersatz.

• Alle Zeilen derselben Artikelgruppe müssen in der Datei denselben Steuersatz haben.

• Eine neu angelegte Artikelgruppe übernimmt den Steuersatz aus der Datei.

Ob der Steuersatz einer Zeile vom Steuersatz ihrer bestehenden Artikelgruppe abweichen darf, hängt vom Land der Unternehmensadresse und vom Ziel des Imports ab.

Österreich

Alle Artikel einer Artikelgruppe haben denselben Steuersatz – den der Artikelgruppe. Das gilt für den Stammpreis-Import und für den Import in eine Preisebene. Weicht der Steuersatz in der Datei vom Steuersatz der bestehenden Artikelgruppe ab, bricht der Import ab und nennt die betroffenen Artikelgruppen.

Brauchen Artikel einen anderen Steuersatz, ordnen Sie sie einer eigenen Artikelgruppe mit diesem Steuersatz zu.

Deutschland

In Deutschland kann für einzelne Artikel je nach Konsumationsart ein anderer Steuersatz gelten als in ihrer Artikelgruppe – seit 1.1.2026 nur noch in Ausnahmefällen. Deshalb darf beim Import in eine Preisebene der Steuersatz vom Steuersatz der Artikelgruppe abweichen. So hinterlegen Sie den abweichenden Steuersatz für viele Artikel auf einmal.

Beim Stammpreis-Import gilt dieselbe Regel wie in Österreich: Der Steuersatz muss dem der Artikelgruppe entsprechen.

Der abweichende Steuersatz wird nur in die Preisebene geschrieben, nie in die Stammdaten. Der Import bricht deshalb ab, wenn er mit dem abweichenden Steuersatz Stammdaten anlegen müsste:

• Der Artikel existiert noch nicht: Legen Sie ihn zuerst an – per Stammpreis-Import oder im bessa Manager – und importieren Sie danach die Preisebene.

• Die Artikelgruppe existiert noch nicht und ihr Steuersatz aus der Datei widerspricht dem Steuersatz des Artikels: Legen Sie die Artikelgruppe zuerst im bessa Manager an.

Innerhalb der Datei müssen die Zeilen einer Artikelgruppe auch hier denselben Steuersatz haben.

Empfohlener Ablauf:

1. Artikel per Stammpreis-Import mit dem Steuersatz ihrer Artikelgruppe anlegen oder aktualisieren

2. Die Preisebene exportieren

3. In der Datei Preis und Steuersatz der Preisebene setzen

4. Die Datei mit Aktualisieren in dieselbe Preisebene importieren

Fehlermeldungen

Der Import prüft die gesamte Datei, bevor er etwas speichert. Findet er Fehler, wird nichts importiert. Die Meldung nennt jeden Fehler im Klartext und stellt ihm die betroffene Zeilennummer voran (z. B. „Zeile 3: …"), sodass Sie die Stelle in Ihrer Datei direkt finden.

Häufige Ursachen:

• Artikel-ID oder Produktnummer doppelt: Beide dürfen in der Datei nur einmal vorkommen. Die Meldung nennt beide Zeilen.

• Ungültige Kombination aus Artikel-ID und Produktnummer: Die Produktnummer gehört bereits zu einem anderen Artikel als dem mit der angegebenen ID.

• Steuersatz fehlt oder weicht ab: siehe Steuersätze beim Import.

• Fehlende Spalten: Eine Pflichtspalte fehlt oder ist anders geschrieben.

Artikel exportieren

1. Klicken Sie auf Artikel verwalten → Datei exportieren

2. Wählen Sie unter Preisebene Stammpreis (Standardpreis) oder eine Preisebene

3. Klicken Sie auf Exportieren

Der Export enthält alle Artikel aller Artikelgruppen, gelöschte Artikel ausgenommen. Die Datei heißt Artikel-Export.csv, beim Export einer Preisebene Artikel-Export-<Name der Preisebene>.csv.

Beim Export einer Preisebene enthalten Artikelpreis (brutto) und Steuersatz (%) die Werte dieser Preisebene. Artikel ohne eigenen Preis in dieser Preisebene erscheinen mit ihrem Stammpreis.

FAQ

Kann ich mit dem Import den Stammpreis und eine Preisebene gleichzeitig ändern? Nein. Ein Import schreibt entweder den Stammpreis oder eine Preisebene. Führen Sie für jede Preisebene einen eigenen Import durch.

Warum sind meine neuen Artikel nicht auf der Kassa sichtbar? Sie sind noch auf keiner Bonieroberfläche platziert. Aktivieren Sie beim Import eine der Optionen für Bonieroberflächen oder platzieren Sie die Artikel unter Darstellung.

Warum wurde ein Artikel doppelt angelegt? Die Zeile enthielt weder eine Artikel-ID noch eine Produktnummer eines bestehenden Artikels, deshalb wurde sie als neuer Artikel angelegt. Verwenden Sie einen Export als Grundlage – er enthält die Artikel-IDs.

Warum hat das Aktualisieren die Preisebene nicht angelegt? Der Import konnte die Zeilen keinem bestehenden Artikel zuordnen und hat sie deshalb übergangen. Meist fehlt die Artikel ID oder ihr Spaltenname wurde verändert, und die Produktnummer ist leer. Exportieren Sie die Preisebene neu, ändern Sie nur Preise und Steuersätze und importieren Sie die Datei mit Aktualisieren.

Warum meldet der Import einen abweichenden Steuersatz, obwohl ich in eine Preisebene importiere? Ein abweichender Steuersatz in einer Preisebene ist nur in Deutschland möglich. In Österreich müssen alle Artikel einer Artikelgruppe denselben Steuersatz haben. Siehe Steuersätze beim Import.

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